Assistant Administratif / Administrative Assistant

Human Resources Montréal, Quebec


Description

Position at DNEG

Rédigé au masculin pour alléger le texte

L’Assistant Administratif supporte l'équipe d’immigration en gérant les systèmes de tracker d’immigration. Il compile et soumet les demandes d’immigration telles que les permis de travail et les offres d’emploi validées.

Il sera responsable spécifiquement d’une multitude de tâches administratives telles que remplir les formulaires, l'entrée de données, et la révision et vérification des documents.

Tâches: 

  • S’assurer que les systèmes de tracking internes sont mis à jour, incluant les tableurs, les fichiers personnels, et Workday
  • Réviser et vérifier les document sous la supervision des avocats d’immigration
  • Faire le suivi avec les employés les documents requis
  • Gérer les reçus du département et créer un rapport mensuel pour le département des Finances
  • Compléter les formulaires et autres documents pour les demandes 
  • Supporter les coordinateur d’immigration et avocats d’immigration avec leur tâches journalières 
  • Répondre au questions des employés
  • Préparer et transmettre les documents au gouvernement
  • Collaborer avec d’autres départements si nécessaire
  • Traduire entre l’anglais et le français si requis

À propos de toi

  • Au moins un ans d'expérience dans un poste administratif, préférablement dans un cabinet d’avocats
  • Attention au detail
  • Familiarité avec les outils Google Workspace et Microsoft Office
  • Multitâche
  • Excellente gestion du temps
  • Capable de travailler indépendamment sans supervision
  • Intéressé par les droits et politiques d’immigration
  • Expérience antérieure en immigration préférée
  • Bilingue - Anglais/Francais (langue additionnelle un atout) 
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The Administrative Assistant will support the immigration team by administering the immigration tracking systems, as well as compiling and submitting immigration applications, such as work permits and validated job offers. Specifically, they will be responsible for a myriad of administrative tasks such as completing forms, data entry, and document review and verification.  


Key Responsibilities: 

  • Ensure that internal tracking systems are updated, including spreadsheets, personnel files, and Workday
  • Conduct document review and verification, under the supervision of the immigration lawyers
  • Follow-up with employees regarding outstanding documentation
  • Manage the department’s receipts and provide monthly reports to the finance department
  • Complete forms and other supporting documents for applications 
  • Support the Immigration Coordinators and Lawyers in day-to-day tasks
  • Follow-up with employees regarding outstanding documentation
  • Answer basic employee questions
  • Prepare and provide documentation to the government 
  • Coordinate with other departments, where necessary
  • Provide translations between English and French, as needed

Requirements:

  • At least 1-year of experience in an administrative role, particularly in a law firm setting
  • Impeccable attention to detail
  • Familiarity with Google Workspace tools and Microsoft Office
  • Ability to multi-task
  • Excellent time management skills
  • Ability to work independently under minima supervision
  • Interest in immigration law and policy
  • Previous immigration law experience preferred, but not necessary
  • Bilingual – English and French (additional language an asset)


About Us
We are DNEG, one of the world’s leading visual effects and animation studios for the creation of feature film, television and multiplatform content. We employ nearly 7,000 people with worldwide offices and studios across North America (Los Angeles, Montréal, Toronto, Vancouver), Europe (London) and Asia (Bangalore, Chandigarh, Chennai, Mumbai).