ASISTENTE RECURSOS HUMANOS

Job ID 625

Human Resources Guatemala   Guatemala


Description

Funciones:

El/la Asistente de Recursos Humanos es responsable del registro y elaboración de procesos de compensación, participa en procesos de reclutamiento, selección de personal y gestiones administrativas del área de Recursos Humanos. Contribuye a la gestión del talento humano que repercute en el clima laboral. Asegura el cumplimiento de políticas y procedimientos en los procesos de RRHH.

Asiste en la gestión administrativa del personal, específicamente en temas vinculados a salud y bienestar de personal, como el registro de movimientos en el seguro médico y de vida de personal, requerimientos IGSS y Mintrab; lo que conlleva tener actualizados los expedientes de personal, registro de vacaciones, entre otros.

A su vez, prepara y digitaliza información que permita alimentar bases de indicadores de personal.

 

Características esenciales : 

Persona altamente motivada y apasionada por los temas de RRHH, persuasiva, objetiva, excelente oyente y comunicadora, constructora de relaciones, positiva, constructora de equipos e interesada en el crecimiento profesional de los miembros del equipo, organizada, digna de confianza, analitica, proactiva, respeto a los procedimientos y normas, demuestra sensibilidad de género, socialmente sensible y orientada a los valores.

 

  1. Organizar los procesos de reclutamiento y selección del personal (10%)
  • Asegurar que las nuevas posiciones cuenten con un descriptor de puesto actualizado
  • Asegurar la divulgación de las convocatorias en las redes sociales de Heifer
  • Recepcionar las candidaturas de las posiciones y organizar la documentación por candidato
  • Organizar los procesos de entrevistas
  • Verificar las referencias de candidatos
  • Recolectar, validar y archivar adecuadamente las carpetas físicas y digitales de los candidatos seleccionados.
  • Elaborar propuestas laborales, a presentar a candidatos seleccionados para contratación.
  • Coordinar/informar con anticipación, la asignación de los equipos respectivos a la posición: escritorio, silla, equipo celular, computadora, etc.

 

  1. Organizar los procesos de inducción de nuevo personal (5%)
  • Digitalizar y asegurar el mantenimiento de información de trabajadores a plataformas de administración de personal, Agresso y Evolution.
  • Elaborar reportes de altas e incorporar el registro respectivo a los documentos/ sistemas RRHH.
  • Apoyar, promover y registrar la culminación de la realización de los cursos mandatorios, sobre las políticas Heifer, en el Corral, al personal de reciente ingreso.
  • Facilitar la coordinación y ejecución logística de la inducción general de trabajadores de reciente ingreso.

 

  • Asegurar la gestión de las compensaciones (10%)
  • Digitaliza, calcular a través del sistema y gestionar la planilla mensual de los trabajadores, revisando que los salarios y deducciones correspondan a los autorizados, tomando en cuenta los movimientos del personal.
  • Aplicar en los registros de planilla, los embargos preventivos por pensión alimenticia o judicial, manteniendo adecuadamente los registros y comunicaciones con las entidades correspondientes.
  • Elaborar y entregar mensualmente los recibos de pago de salarios; asegurando el registro de recibido y conforme del trabajador.

 

  1. Realizar gestiones relacionadas a la seguridad social con el IGSS (10%)
  • Verificar periódicamente en las planillas el reporte de facturación del IGSS e incorporar los movimientos de altas, bajas, subsidios y movimientos de salarios que se presentan en el periodo mensual.
  • Realizar la inscripción al IGSS del personal de nuevo ingreso
  • Asegurar el registro de los movimientos de personal en la plataforma asignada por IGSS.
  • Dar seguimiento a los casos de accidentes laborales que se presenten durante la jornada de trabajo.
  • Realizar monitoreo de los rembolsos del IGSS por cuenta de subsidios.
  • Realizar el reporte de bajas del personal.
  • Enviar los reportes correspondientes al MINTRAB sobre accidentes laborales.

 

  1. Asegurar el cumplimiento de las gestiones para cobertura del riesgo laboral (5%)

 

  • Atender todas las actividades relacionadas con el riesgo laboral.
  • Verificar que los accidentes laborales proceden, para evitar inconvenientes cuando se realice la supervisión del IGSS.
  • Llamar a los familiares del colaborador para que estén enterados de la situación del colaborador o colaboradora en caso de ser hospitalizados
  • Supervisar que los colaboradores acudan al IGSS para que brinden la declaración sobre el accidente y brindarles todas las facilidades y atención
  • Preparar informes de los accidentes laborales y lleva las estadísticas de esta información.
  • Dar seguimiento a los requerimientos laborales tanto de IGSS como Ministerios de Trabajo.

 

  1. Realizar gestiones de seguimiento a las pólizas de seguro médico y colectivo de vida (5%)

 

  • Coordinar sesiones de capacitación frecuente, en especial para personal de reciente ingreso.
  • Brindar información actualizada a los colaboradores
  • Asegurar toda la documentación requerida en las pólizas para cada colaborador
  • Verificar que la información de los empleados y beneficiarios suministrada a la compañía de seguros sean correctos previo a la entrada en vigencias de dichas pólizas.
  • Monitorear las solicitudes de reembolso por pago de gastos médicos, a los colaboradores a través de la compañía de seguros.
  • Informar a la compañía de seguros las inclusiones y exclusiones del personal para la actualización de las pólizas.

 

  • Resguardar y actualizar los expedientes del personal (10%)

 

  • Crear y actualizar expedientes de los colaboradores, disponiendo de información actualizada de manera oportuna: contrato laboral, formulario PCR, carta oferta, currículum, títulos, record de policía, certificado de salud (cuando aplique), promociones, llamados de atención, vacaciones, subsidios médicos, certificados de cursos realizados en Heifer, cualquier incidencia oficial vinculada al trabajador.
  • Archivar los documentos de acuerdo al orden cronológico de los documentos y área de trabajo o de ubicación del empleado.

 

  • Llevar control de vacaciones (10%)

 

  • Llevar el control de las vacaciones del personal y días de permiso. Solicitar a los supervisores el cronograma de vacaciones del personal para la actualización del reporte de cada colaborador/a
  • Monitorear el plan de vacaciones del personal
  • Monitorear que los colaboradores llenen semanalmente sus hojas de tiempo en la plataforma AGRESSO

 

  1. Administrar la plataforma corporativa de RRHH (20%)

 

  • Administrar las distintas plataformas de RRHH para el seguimiento de las gestiones de RRHH
  • Gestionar la creación de correos electrónicos del personal de nuevo ingreso
  • Participar en las capacitaciones para administración de la plataforma

 Brindar atención y apoyo al personal en temas de RRHH (15%)

 Asistir al personal en el entendimiento de políticas y procedimientos

  • Promover un ambiente de trabajo que promueva la motivación, el espíritu de equipo, la innovación, el alto desempeño y la productividad del personal
  • Promover en el personal de todos los niveles el compromiso con los FUNDAMENTOS DE HEIFER
  • Asegurar el cumplimiento con las leyes y regulaciones en los ámbitos laboral, seguridad social e higiene y seguridad ocupacional
  • Canalizar quejas del personal, asegurando que estas se administran de acuerdo con políticas, procedimientos y requisitos locales
  1. Otras actividades:
  • Considerar incluir creación de reportes de indicadores.
  • Otras tareas relacionadas a la posición.
  • Actividades propias de asistencia a gerencia de RRHH.

 Requisitos minimos:

 Aprobado de la Licenciatura en psicología, ingieneria industrial, administración y/o carreras afines.

  1. Dos (2) años de experiencia comprobada desempeñando puestos de trabajo en el área de Recursos Humanos.
  2. Contar con dos (2) años de experiencia en organizaciones sin fines de lucro.
  3. Conocimiento básico de la legislación laboral y de seguridad social del país.
  4. Comprobable dominio en procesos de RRHH: reclutamiento, selección, inducción, seguimiento a hojas de tiempo, compensaciones
  5. Experiencia en el manejo de archivos y expedientes laborales
  6. Conocimiento de paquetes de software y entorno de Windows como Word, Excel, Power Point y redes sociales
  7. Manejo de indicadorfes KPIs

 Requisitos preferidos:

 Título de licenciatura

  1. Nivel medio de inglés, lectura, conversación y escritura
  2. Excelentes habilidades para relacionarse con los demás así como buena comunicación escrita y oral
  3. Habilidades para sostener y promover relaciones interpersonales que contribuyan al buen clima organizacional
  4. Alto sentido moral, sensibilidad social, confidencialidad, respeto por los procedimientos y estándares
  5. Capacitad de análisis numérico
  6. Atención a detalles

 Capacidades adicionales:

 Capacidad para trabajar bajo presión, cumplir con los requisitos de plazo, excelente capacidad para trabajar en equipo

  1. Experiencia y buen conocimiento de las instituciones, los sectores público y privado y ONGs.


Funciones de trabajo esenciales y requisitos físicos :

 Disposición para viajar dentro del país durante al menos el 20% del tiempo.