Asistente de Director Senior-Honduras
Job ID 1230
Description
PROYECTO HEIFER INTERNACIONAL HONDURAS
Nombre del puesto: Asistente de dirección senior
Nuevo o Reemplazo: Reemplazo
División/Depto.: Dirección
Dept #/Subproyecto WO: Operaciones
Reporta a: Dirección senior.
Localización: Tegucigalpa-Honduras
Requerimiento de viaje: 30 % en campo (viajes a comunidades), 70% en oficina.
Heifer International es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, religión, color, origen nacional, género, identificación de género, orientación sexual, edad, estado como veterano protegido, entre otras cosas, o estado como individuo calificado con discapacidad.
FUNCIÓN
Responsable de proporcionar asistencia, coordinación y apoyo al Director/a Nacional.
Bajo la supervisión del Director Nacional (DN), proporcionar coordinación clave en las operaciones diarias del programa nacional y proporcionan asistencia directa al Director/a Nacional en todos los aspectos, centrados en gestión de operaciones. Apoya DN como un enlace con otros departamentos en la sede de las áreas de trabajo, incluyendo, pero no limitadas a, diario de operaciones, comunicación y las políticas y procedimientos. Además, esta posición será ser responsable de la coordinación y seguimiento del equipo de gestión del programa de país.
En coordinación con el Director/a Nacional, atiende los asuntos externos del Programa en general, mantiene al día la información del Director, actualiza y da seguimiento a la agenda del Director. Coordina viajes y elabora los reportes de viaje del Director, da respuesta a los asuntos de la Dirección del Programa. Apoya con la coordinación del equipo gerencial (“Core”). Desarrolla comunicación clave para el Director, cual incluye traducción de información. Coordina y actualiza el calendario del Programa Nacional.
Essential Character Traits:
Detallista, organizado, enérgico, positivo, colaborativa, orientada en valores, confidencial,
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO:
RESPONSABILIDADES - PRODUCTOS ENTREGABLES
Proporcionar asistencia, coordinación y apoyo al Director/a Nacional (80%)
i. Programar citas y llamadas de conferencia
ii. Sobre una base diaria, vigilar y priorizar la correspondencia, informes y otra información para atención o aprobación del DN
iii. Planificar y coordina reuniones y conferencias del DN, incluyendo la preparación de agendas, memoria de la reunión y el seguimiento de temas o actividades pendientes, cuando es apropiado
iv. Apoyar al DN en la coordinación y desarrollo de la información para informes anuales, comunicación estratégica, etc.
v. Editar, traducir y transcribir materiales según sea necesario.
vi. Coordinar logísticas y la programación de viajes para el DN, incluyendo transporte aéreo, reservaciones, alquiler de coches, visas, vacunas, anticipos de efectivo, etc. según se requiera
vii. Preparar y revisar los depósitos que por reembolso de gastos a comprobar, tenga que realizar el Director Nacional.
viii. Coordinar para el Director el proceso de reclutamiento de nuevo personal.
ix. En coordinación con equipo de F&A, mantener la matriz para el seguimiento de contratos y mantener al día al DN de renovaciones, retos, etc.
x. Apoyar en el desarrollo y coordinación de actividades, talleres y conferencias del programa nacional.
xi. Elaborar y/o diseñar y mantener un sistema de archivo del DN.
xii. Mantener al DN informado con la revision y análisis de informes especiales, resumen de información e identificación de tendencias
xiii. Mantiene al día la agenda de Director/a Nacional Senior (DNS), programa citas y llamadas de conferencia
xiv. Apoyar en la planificación y coordinación de reuniones con actores externos, donantes, gobierno, y conferencias de DNS, incluyendo la preparación de agendas, memoria de la reunión y el seguimiento de temas o actividades pendientes, cuando es apropiado.
xv. Elabora los reportes de viaje del DN.
xvi. Coordinar, preparar y revisar los depósitos que, por reembolso de gastos a comprobar, tenga que realizar el DN.
xvii. Apoya con la coordinación de las reuniones del equipo Gerencial/Consejo de dirección, incluyendo la preparación de agendas, memoria de la reunión y el seguimiento de temas o actividades pendientes, cuando es apropiado.
xviii. Apoyar en el desarrollo y coordinación de actividades, talleres y conferencias del programa emblemático.
xix. Participa en las reuniones mensuales y/o cuando sean necesarias, del Consejo de Dirección, llevando las ayudas de memoria correspondientes y preparando las agendas correspondientes
Brinda apoyo a toda la relación que se establezca bajo el Programa Nacional y entre la Oficina Nacional y los departamentos de la Oficina Central (15%)
i. Coordinar y facilitar reuniones de equipo gerencial y otras reuniones estratégicas y sesiones de trabajo.
ii. Coordinar y actualizar el calendario de PN
iii. Asegurar que existentes y nuevas estrategias para cada año fiscal se comunican constantemente y con precisión con todas partes interesadas
iv. Servir como recurso a otras divisiones dentro de la organización para la coordinación de comunicación y entre la oficina del DN y otras divisiones
i. Con previo acuerdo con su supervisor, desarrollar comunicación para el DN o dar respuesta a requerimientos de información a las oficinas centrales
v. Coordinar o facilitar arreglos para viajes y reservas de visitas externas (consultores, etc.) cuando sea necesario, para reuniones, conferencias y talleres de capacitación, incluyendo el transporte local, pasaje aéreo, hotel y otra logística requerida.
vi. Proporcionar apoyo administrativo que sea necesario para equipos de programa y de finanzas para asegurar el cumplimiento con la políticas y procedimientos y otras normas de rendición de cuentas
Realizar otras actividades asignadas por la Dirección Nacional Senior (5%)
i. Realizar otras actividades asignadas por la Dirección Nacional Senior,
ii. Por delegación especifica cumplirá otras tareas que ayuden a lograr las metas y los objetivos de la organización y que estén vinculadas con sus capacidades.
REQUISITOS MÍNIMOS:
• Un(a) profesional universitario con Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales, Periodismo o su equivalente, otras afines a los productos de la vacante.
• Experiencia mínima de cinco (5) años en sector cooperación internacional o sector Privado en las áreas de RSE (Responsabilidad Social Empresarial).
• Experiencia mínima de Dos (2) años como asistente de ejecutivo de alto nivel; o en posiciones similar.
• Habilidades organizacionales y administrativas incluyendo atención al detalle
• Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y software de correo electrónico (de preferencia Microsoft)
• Habilidad para procesar documentos precisos
• Habilidades interpersonales de labor de equipo y cooperación y poder trabajar con otros grupos de gentes de diversas culturas
• Experiencia de poder trabajar con equipo multidisciplinario, múltiples culturas, creencias y con equidad de género
• Manejo de programas de cómputo (Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint).
• Manejo de internet (navegación y correo electrónico) y herramientas tecnológicas
• Disponibilidad para viajar a las zonas de influencia del proyecto.
• Dominio del Idioma Inglés: Avanzado (Mandatorio)
• Sede: Tegucigalpa
COMPETENCIAS MÁS CRUCIALES:
a) Alta capacidad de retener y aplicar instrucciones de su supervisor, priorizando para su seguimiento a los asuntos importantes del programa.
b) Habilidad para mantener la confidencialidad.
c) Capacidad para desarrollar y presentar materiales para la difusión de las actividades de HPI
d) Excelentes habilidades organizacionales y administrativas incluyendo fuerte atención al detalle
e) Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y software de correo electrónico (de preferencia Microsoft)
f) Habilidad para procesar documentos precisos en un formato atractivo y bien diseñado
g) Habilidad y disponibilidad para viajar dentro del territorio nacional.
h) Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de trabajar cooperativa, discreta y diplomáticamente con otros grupos de gentes de diversas culturas
i) Capacidad para fomentar y mantener un espíritu de unidad, labor de equipo y cooperación
j) Aptitud para trabajar con equipo multidisciplinario y múltiples culturas y creencias, y con equidad de género