Répartiteur / Coordinateur

Logistics / Logistique St-Laurent, QC #2020-4820 (reqID)


Description

Position at Dynacare

CONTRAT 12 MOIS

Le coordonnateur de la logistique (courrier) est responsable de la coordination de toutes les fonctions associées à la logistique à Dynacare ainsi que des services connexes, c’est-à-dire la répartition, les entrepôts, la distribution, le transport et le service à la clientèle. Le titulaire est tenu de nouer des relations de travail efficaces avec le personnel, les laboratoires, les fournisseurs externes, les entrepreneurs tiers et les clients. Il doit communiquer régulièrement avec les clients externes dans le but de les persuader et de les influencer lorsqu’il s’agit de dossiers controversés.

 

RESPONSABILITÉS

  • Communiquer et négocier avec le personnel pour obtenir et donner des explications ou de l’information (technique ou autre) en vue de garantir que l’information est bien comprise.
  • Mettre à profit ses aptitudes de négociation pour résoudre des disputes sans avoir à les acheminer à un échelon supérieur.
  • Évaluer les problèmes éventuels de façon proactive et entreprendre des mesures pour limiter les résultats négatifs.
  • Rédiger des notes de service et créer d’autres outils de communication au sein de l’organisation afin de véhiculer l’information avec efficacité.
  • Veiller à la surveillance de l’entretien des véhicules et à l’exécution quotidienne des inspections.
  • Établir un calendrier de rotation des véhicules de façon à répartir le kilométrage annuel de façon égale parmi les différents véhicules du parc.
  • Participer à la répartition annuelle des véhicules en fonction de l’état des véhicules du parc.
  • Tenir à jour les parcours de messageries et veiller à ce que l’information adéquate soit communiquée aux services.
  • Établir, tenir et mettre à jour les dossiers, les bases de données et les autres documents dans le but de surveiller et de suivre le rendement
  • des messagers, résumer les factures des clients et des messagers propres à l’étude.
  • Mener des évaluations de la qualité pour veiller à ce que tout soit fait comme il se doit et assurer le respect des règlements applicables et l’exactitude des documents.
  • Élaborer des procédures de consignation des mesures de rendement des messagers et de résolution des problèmes.
  • Contribuer à la préparation du calendrier de congés annuels et de formation tout au long de l’année.
  • Veiller à ce que les ressources nécessaires soient en place pour répondre aux demandes quotidiennes pendant les congés annuels des employés.
  • Participer à la préparation et à l’exécution des plans de formation annuels pour la santé et la sécurité, les programmes de sécurité,
  • la conduite préventive, le transport des marchandises dangereuses, le SIMDUT et d’autres formations obligatoires.
  • Aider à l’examen des procédures opérationnelles normalisées en vigueur et offrir des conseils sur les améliorations possibles aux procédés.

CONNAISSANCES-ÉTUDES

  • Études postsecondaires avec une certification pour le transport de marchandises dangereuses.
  • De cinq à huit années d’expérience connexe.

 

Compétences techniques

  • Souci élevé de l’exactitude et du détail.
  • Débrouillardise et créativité confirmées.
  • Aptitude à travailler en autonomie, à établir la priorité des tâches et à fonctionner en mode multitâche pour passer d’une priorité à l’autre dans un milieu de travail où tout se déroule rapidement

Compétences en processus sociaux

  • Capacité à s’adapter rapidement à l’évolution des priorités imposées par autrui ou par des événements tout en continuant à respecter de multiples échéances.

Conditions de travail

  • Posséder une connaissance pratique d’Excel et de Word.
  • Maîtriser le français et l’anglais.
  • Répondre chaque jour à entre 60 et 80 appels entrants provenant de différentes sources.
  • Assurer la permanence au besoin à certains moments en dehors des heures normales de travail.
  • Le quart habituel est de 8 h à 17 h avec une pause-repas d’une heure non rémunérée.
  • Participer aux activités d’expédition et de réception.
  • Posséder une connaissance pratique de Courier Complete et de Fleet Complete est considéré un atout.
  • Exécuter toute tâche confiée par le gestionnaire de la logistique.

 
CONTRACT 12 MONTHS 

RESPONSIBILITIES

  • Require contact and negotiation with staff to obtain and give explanations or information (technical or other) to ensure information is understood
  • Utilize negotiation skills to resolve disputes without the need for elevation
  • Proactively evaluate potential problems on the job and initiates action to limit negative outcomes
  • Create memorandums and other communication tools within the organization to effectively pass information
  • Responsible for monitoring vehicle maintenance and ensuring inspections are completed on a daily basis
  • Establish a rotation of vehicles so that the annual mileage is spread equally across the fleet
  • Assist in annual vehicle allotment based on fleet worthiness
  • Maintain the courier routes and ensure that proper information is disseminated amongst the departments
  • Establish, maintain and update files, databases and/or other documents to monitor and track courier
  • performance and summarize client and study-specific courier invoices
  • Perform quality assessments for completeness and compliance with appropriate regulations and to ensure accuracy of documentation
  • Establish documentation procedures for courier performance metrics and issue resolution
  • Assist in the scheduling of vacation and training throughout the year
  • Ensure resources are in place to meet daily demands while employees are on vacation
  • Assist in the preparation and execution of annual training plans for health and safety, safety programs,
  • defensive driving, TDG, WHMIS and other mandatory training courses
  • Assist in reviewing existing Standard Operating Procedures and provide input on possible process
  • improvements

KNOWLEDGE-EDUCATION

  • Post-secondary education with a TDG certification
  • 5 to 8 years of related experience

Technical Skills

  • High capacity for accuracy and detail-oriented work
  • Demonstrated resourcefulness and creativity
  • Ability to work independently, prioritize assignment and multi-task to transition between changing priorities in a fast-paced working environment

Social Process Skills

  • Ability to adapt quickly to changing priorities imposed by others or events yet continue to meet multiple deadlines

Working Conditions

  • Working knowledge of Excel + Word
  • Fluent in French/English
  • Answer 60-80 incoming calls daily from various sources
  • Be on call when needed during periods outside the regular working hours
  • Shift work is from 8am to 5 pm with 1-hour unpaid lunch break
  • Help out with the shipping + receiving.
  • Working knowledge of Courier Complete and Fleet Complete an asset.
  • Any tasks given by Logistic Manager



ADN d’un employé idéal de Dynacare

J’influe positivement sur la vie des gens. Je suis un membre d’équipe empathique et solidaire qui se passionne pour la qualité et l’amélioration continue.
Empathie — Je me préoccupe vraiment du bien-être de mes collègues, des patients et des clients.
Membre d’équipe solidaire — Je sais que je joue un rôle clé dans le succès de l’équipe Dynacare. Je suis à l’aise au sein d’un environnement changeant et je peux gérer de multiples priorités simultanément. — Je cherche toujours à m’améliorer et
à résoudre des problèmes. Je suis minutieux, je fais preuve de souplesse et j’aime trouver des pistes de perfectionnement.