Assistant(e) aux Opérations
Job ID 1254
Description
Profil de l’Organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l'agriculture et de l'élevage depuis plus de vingt (20) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable. Dans le cadre de la gestion administrative de ses bureaux, Heifer Project International Haïti désire recruter immédiatement un (e) Assistant(e) aux Opérations afin de compléter son staff.
Fonction
Sous la supervision de la Responsable des Opérations, l’Assistant (e) aux Opérations effectuera le traitement administratif des dossiers et jouera un rôle particulièrement essentiel dans le déroulement des activités quotidiennes du bureau.
Responsabilités Principales
- Aider dans tous les aspects de la gestion administrative, de la logistique et du stockage des matériels et équipements ;
- Assurer la réception et l’envoi des correspondances ;
- Assurer l’archivage et le classement des dossiers ;
- Rédiger les procès-verbaux, compte rendu des réunions ;
- Faire le suivi administratif avec les bailleurs, sur demande du superviseur ;
- Gérer la petite caisse du bureau en appliquant les procédures administratives en vigueur ;
- Participer à la saisie des données administratives dans le système Agresso
- Coordonner l’inventaire des équipements et matériels du bureau ;
- Supporter les employés dans toutes les tâches administratives ;
- Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de réunions, de conférences et atelier de formation y compris transport local ;
- Collecter les documents de support administratif, tels que : factures ou reçus, pour des biens ou des services publics et/ou privés;
- Réserver des espaces (hôtels, ou autres) pour les formations techniques ;
- Chercher des pro forma ;
- Assurer le suivi des achats du bureau ;
- Recevoir les visiteurs et les diriger vers le bureau approprié après avoir vérifié auprès du destinataire ;
- Être le point focal pour les déplacements par voie aérienne avec les compagnies travaillant sur le territoire haïtien ;
- Participer dans toutes les rencontres logistiques relatives au transport aérien du staff de Heifer ;
- Assurer l’expédition des plis et colis vers les villes de province et à l’extérieur du pays
- Assurer la gestion des plans de communication et les paiements mensuels
- Superviser les chauffeurs et s’assurer de la gestion des fiches de carburant, analyser leur consommation et préparer le rapport mensuel.
- Superviser le personnel de soutien;
- Tout autre devoir du même ordre selon les besoins de l'organisation.
Qualifications
- Diplôme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrétariat, ou autre domaine connexe ;
- Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
- Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en français et anglais (compétences en espagnol souhaitable) ;
- Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.)
- Expérience dans l’utilisation de l'Internet et le logiciel de comptabilité (Agresso préférable)
- Capacité de travailler sous pression, à faire face aux exigences des dates limites, et à travailler en équipe ;
- Excellentes capacités de communication (écrite et orale), informatique (network),
- Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et capacité de pratiquer la diplomatie et le tact avec divers groupes de personnes ;
- Capacité de travailler avec une équipe multidisciplinaire.
Heifer Haïti est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès et il emploie des personnes sans tenir compte de leur race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, langue, citoyenneté, croyance, religion, sexe, orientation sexuelle, âge, état matrimonial, handicap physique, ou capacité financière. Tout en étant sensibilisé à la question du traitement juste et équitable pour tous, Heifer Haïti se préoccupe tout particulièrement de la participation et de l’avancement des avantages dans le domaine de l’emploi : les femmes et les personnes handicapées.