Description

Profil de l’Organisation

Résumé de l’activité

Fonction

Responsabilités Principales

• Assurer la gestion administrative du bureau de projet dans la région sud ;
• Assurer la conformité des documents administratifs et financiers;
• Recevoir les requêtes pour traitement et suivi conformément aux procédures établies ;
• Soumettre les dossiers traités à la comptabilité pour vérification et paiement ;
• Faire le suivi des activités en attente auprès des fournisseurs, organisations partenaires, unités techniques et autres parties prenantes ;
• Assurer la bonne marche du bureau de concert avec le Coordonateur de la région sud du projet ;
• Mettre en place les balises pour assurer le contrôle des ressources du projet à savoir matériels roulants, équipements informatiques, mobiliers, fournitures, etc. ;
• Examiner l’environnement de travail constamment et formuler des recommandations pour la bonne marche du projet dans le sud ;
• Vérifier les réquisitions et les enregistrer sur Agresso ;
• Participer dans les réunions du projet ;
• S’assurer que les opérations du projet sont faites à temps ;
• Participer à la rédaction des contrats et des correspondances administratives et financières générées avec les partenaires ;
• Faire le premier traitement des rapports des requêtes et toutes autres données administratives ;
• Capturer régulièrement les transactions de tous les projets dans le système agresso, et acheminer les pièces justificatives au bureau central de Heifer Haïti ;
• Travailler directement avec l’équipe technique et les organisations bénéficiaires dans la collecte des informations des projets ;
• Assister dans le suivi budgétaire, la catégorisation et l'analyse des rapports de dépenses des organisations partenaires, la vérification financière des activités ;
• Établir une liaison constante avec les différents départements de Heifer Haïti, en relation avec les opérations du projet, à savoir : finance, technique, administration, etc., afin de s'assurer que le suivi des requêtes du projet soit fait à temps ;
• Assister dans la planification et l'implantation des activités du programme en général, particulièrement la gestion des agréments avec les partenaires, des lettres d’assistance annuelles, l'organisation des formations, etc. ;
• Servir de liaison avec les organisations bénéficiaires et Heifer Haïti pour la gestion des projets ;
• Travailler directement avec l’équipe technique et les organisations bénéficiaires dans la collecte des informations des projets ;
• Coordonner la préparation du plan de décaissements de fonds ;
• Assurer l’archivage des documents financiers et administratifs ;
• Participer à la recherche de la documentation pour les missions d’audit ;
• Exécuter toutes autres tâches liées à la fonction d'Administrateur/trice de bureau.

Qualifications

1. Licence en gestion des affaires, finance, comptabilité, gestion de projet ou domaine connexe ;
2. Au moins 3 ans d'expérience de carrière professionnelle y inclus 2 ans dans un poste similaire sur les projets financés par les bailleurs ;
3. Expérience en gestion de projets et preparation de rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels ;
4. Expérience dans l’utilisation de l'Internet, Microsoft Excel et le logiciel de comptabilité (Agresso préférable)
5. Bonne maîtrise du français;
6. Capacité de travailler sous pression, à faire face aux exigences des dates limites, et à travailler en équipe ;
7. Excellentes capacités de communication (écrite et orale), informatique (network),
8. Capacité de rédiger des rapports comptables ;
9. Excellentes compétences interpersonnelles, de communication et capacité de pratiquer la diplomatie et le tact avec divers groupes de personnes ;
10. Capacité de travailler avec une équipe multidisciplinaire ;
11. Expérience dans le suivi et l’exécution financière et technique des projets ;
12. Expérience dans l’utilisation de la méthodologie de gestion de projet PMD-Pro.

1. La maîtrise de l'anglais et de l’espagnol est un atout ;
2. Excellente capacité de communication orale, écrite et interpersonnelle ;
3. Capacité de travailler sous pression, à faire face aux exigences des dates limites, à travailler en équipe, et avec peu ou sans supervision ;
4. Expérience avec des programmes ou des projets financés par l'USAID et autres bailleurs de fonds bilatéraux ou multilatéraux ;
5. Expérience dans l’éxecution de budgets.

Fonctions professionnelles essentielles et exigences physiques:

1. Aptitude à former, à encadrer, à modéliser et à guider les compétences en développement et en rédaction de propositions.
2. Maîtrise des systèmes informatiques MS Office et autres.
3. Capacité d'orienter ses actions vers les résultats.
4. Capacité de conduire des véhicules mécaniques dans les zones rurales.
5. Capacité de travailler avec des informations sensibles et de maintenir la confidentialité.
6. Capacité analytique et synthèse pour préparer et présenter des rapports.