Ashoka Careers

Description

• Une association loi 1901 créée en 2004, dont le siège opérationnel est actuellement basé à Montrouge , piloté par une Directrice Générale avec l’aide d’une équipe de 20 personnes. Le budget annuel est d’environ 2,1 M€ (date de clôture : 31 août) ;
• Un fonds sous égide de la Fondation de France, piloté par un Comité opérationnel (10 administrateurs bénévoles). Le budget annuel est d’environ 700 K€ (date de clôture : 31 décembre).

• Gérer la comptabilité de l’association  sur le logiciel SAGE 50 (1 seul axe analytique à ce jour)
• Gérer le reporting comptable et extra-comptable, de manière mensuelle, à destination de Ashoka Global et en liaison avec le prestataire comptable au niveau mondial (Oremus) et les équipes Finance monde
• Gérer les paiements fournisseurs, les notes de frais des salariés, la facturation auprès des mécènes/partenaires, le suivi des paiements effectués via Carte Bleue
• Gestion administrative du Fundraising (dons mécènes ; encaissements partenaires) dans l’outil Salesforce mis à disposition par Ashoka Global
• Gérer les encaissements et les paiements avec les bureaux Ashoka à l’international
• Etablir les comptes annuels de l’association ; organiser le Conseil d’Administration (arrêté des comptes) et l’Assemblée Générale (approbation des comptes)
• Etablir les comptes « combinés » de l’association et du Fonds Ashoka (à la date du 31 août)
• Contribuer à la préparation des rapports de gestion, en lien avec l’équipe Communication
• Contribuer à la mise en place, à l’amélioration et à la gestion des processus financier dont l’implémentation du nouvel outil comptable Netsuite (ORACLE) en lien avec les équipes Finance monde (projet 2024-2025, avec 3 à 5 axes analytiques différents)
• Suivre la relation avec le partenaire bancaire (mise à jour des délégations bancaires et des moyens de paiement)
• S’assurer de la bonne conformité avec la règlementation française
• Pour information : l’association n’est pas fiscalisée

• Gérer la trésorerie au quotidien et anticiper les besoins de trésorerie sur une période de douze mois
• Faire le suivi hebdomadaire des encaissements à recevoir
• Contribuer à préparer et suivre le budget annuel, pour l’association Ashoka France et pour Ashoka Global
• Contribuer à l’élaboration de reporting à destination des mécènes/partenaires et donateurs sur l’utilisation des fonds attribués à Ashoka France
• Piloter l’activité en lien avec la Directrice Générale et les équipes
• Reporter trimestriellement l’activité et les risques associés à l’équipe Ashoka Europe

• Mettre à jour régulièrement les procédures internes
• Préparer et mener les entretiens trimestrielles (pour le compte de l’Europe) sur la revue des process Ashoka France (« Health-Check »)
• Préparer et mener les entretiens (1 à 2 fois par an) avec Ashoka Global sur la revue des process Ashoka France

• Accompagner l’équipe dans l’utilisation de notre système CRM, des outils de communication interne, et tout autre outil informatique et être le garant de la mise à jour de ces outils
• S’assurer de la mise à jour annuelle des administrateurs de l’association auprès de la Préfecture de Paris
• S’assurer de la mise à jour des obligations juridiques de l’association, et notamment des délégations de pouvoirs
• Accompagner la personne en support sur la gestion des ressources humaines (respect des échéances de paiement des salaires et des charges sociales ; suivi de l’encaissement des aides de l’état pour certains postes ; contrôle du bon lettrage des comptes sociaux en lien avec le cabinet en charge de l’établissement des paies)
• Accompagner la personne en support sur les tâches administratives (notamment : commandes fournitures, suivi matériel informatique ; mise à jour des contrats avec les fournisseurs)

• Préparer et assurer le suivi des Comités de notre Fonds hébergé à la Fondation de France (une fois par trimestre)
• Faire le suivi des dons collectés via la Fondation de France (les reçus fiscaux sont émis directement par la Fondation de France)
• Faire le suivi des bourses attribuées par le Fonds Ashoka, en lien avec la Fondation de France et Ashoka Global

• Participer à la dynamique d’équipe, et aux événements locaux et internationaux de l’organisation (France et Europe principalement).

• Sur l’aide d’un expert-comptable pour l’établissement du bilan et compte de résultat de l’association Ashoka France
• Sur l’aide pro-bono d’un cabinet d’avocats pour différentes thématiques (fiscal, juridique, social, propriété intellectuelle, …)
• Sur le contrôle annuel des comptes par un commissaire aux comptes
• Jusqu’à fin septembre 2024, le.la salarié.e pour s’appuyer sur l’aide d’un apprenti pour effectuer ses missions. Il n’est pas prévu, à ce jour, de renouveler le poste
• Une base documentaire de référence pour les questions Finance, mis à disposition par Ashoka Global
• Un guide de procédures financières établi par l’actuel Responsable Financier Ashoka France

• Formation supérieure en gestion, 2 à 3 ans d’expérience minimum
• Expérience en tant que Responsable Administratif et Financier d’au moins 1 an
• Expérience au sein de l’entité française d’une ONG internationale
• Connaissance pratique de la gestion des flux financiers intra-groupe et multi devises

• Sens de l’organisation, rigueur, pro-activité et autonomie
• Excellente gestion du temps et capacités de travail « en multitâche » dans un contexte multiculturel
• Goût du travail en équipe et bonnes capacités de communication
• Excellente maîtrise d’Excel ; appétence pour les outils informatiques (type CRM et ERP)
• Anglais courant (50% des échanges écrit et oraux), niveau B1 du CECRL minimum, niveau B2 du CECRL recommandé.