Description

Titre du poste :  Paie-maître / analyse de la paie  

Lieu: Montréal  

Se rapporte à: Chef du service de la paie  

Domtar est un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés air-laid. Les ventes annuelles de Domtar s'élèvent à près de 3,7 milliards de dollars.  

Comptant près de 5 800 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l’agilité, l’engagement et l’innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.  

Le service de la paie a pour mission de gérer les opérations courantes de la paie dans les délais requis, en conformité avec les règles fiscales ainsi que les politiques et procédures de l’entreprise.  

Relevant du Chef, service de la paie, le paie-maître a comme principal mandat de coordonner et de faire des analyses complexes pour supporter les activités de la production de la paie de tous les employés syndiqués et non-syndiqués de l’ensemble des divisions de Domtar  et ce, à l’intérieur des délais prescrits et en veillant à un contrôle de qualité constant. Il doit aussi coordonner les activités de fin d'année.  

Principales responsabilités :   

• S'assurer que le service de la paie applique conformément l'ensemble des règles gouvernementales, étatiques, législatives et fiscales, les normes conventionnelles et les diverses procédures et processus internes;
• Coordonner toutes les activités opérationnelles du service de la paie effectuées par les coordonnateurs à la paie. S’assurer du respect des échéanciers et des livraisons des demandes.
• Supporter les ressources de la paie ainsi que les parties prenantes impliquées dans le paiement des employés afin que tous ces dits règlements soient compris et appliqués correctement;
• Contrôler et analyser les écarts et les incohérences reliés au traitement de la paie, aux dossiers spécifiques d’employés, ou autres, et voir à leurs corrections afin de permettre les fermetures des productions de paie;
• Faire le contrôle-qualité de la paie des exécutifs et des membres du comité d'administration. Veiller que tous les paiements soient faits avec exactitude et que les avis leur soient transmis rapidement lors de changements (RICT, RILT, actions, avantages imposables ou autres);
• Participer à la mise en application et à la mise à jour régulière des processus et des procédures de paie et veiller à leur utilisation adéquate par les coordonnateurs de la paie. Faire de même pour la mise en place des mesures de sécurité pour garantir la protection des renseignements personnels. S’assurer que les accès sont toujours à jour et sont validés sur une base régulière;
• Veiller et participer à la mise en place et à la mise à jour des contrôles financiers (SOX). Veiller et participer aux vérifications internes et externes (processus d’audit) ainsi qu'aux audits demandés par des tierces parties (états, gouvernements, municipalités, etc.);
• Coordonner le processus de fin d'année et veiller au respect des échéanciers. Gérer le flot de réception des divers documents transmis par les parties prenantes pour ce même traitement de la fin d’année. S’assurer qu’elles respectent aussi les échéanciers pour l’émission d’impôt et sommaires dans les délais prescrits;
• Effectuer, coordonner et contrôler les divers tests d'amélioration des systèmes de paie, des interfaces ainsi que ceux reliés aux mises à jour fiscales et législatives. S'assurer d’un contrôle qualité des résultats de tests;
• Former les employés de la paie et apporter son aide à la transmission de la connaissance de paie à l'équipe SIRH;
• Participer aux nouvelles initiatives et projets reliés à la paie, à SIRH et tous autres services qui requièrent l’expertise de la paie.

Compétences clés :   

• Sens aigu de l'analyse et un très bon jugement;
• Coordination des activités de production de la paie démontrée;
• Expérience dans le traitement d’un cycle complet de paie à haut volume d’employés (minimum 2000 employés);
• Fort esprit d’équipe;
• Sens marqué du service à la clientèle;
• Capacité à vulgariser les concepts;
• Excellente gestion des priorités et de la gestion des échéanciers;
• Autonome et rigoureux.

Expérience professionnelle et qualifications :   

• Diplôme d’études collégiales en administration ou en comptabilité;
• Accrédité par l’ACP: Spécialiste en conformité de la paie (SCP) ou Gestionnaire accrédité de la paie (GAP) ;
• Minimum de 6 années d’expérience pertinente, dont un minimum de 2 années d’expérience dans un poste similaire (paie-maître);
• Minimum de quatre (4) années d’expérience préalable dans un poste de technicien à la paie (traitement complet de la paie canadienne et/ou américaine et ce, jusqu'au traitement complet de la production de la fin d'année);
• Connaissances approfondies du système SAP ou expérience avec un logiciel de la paie d’envergure;
• Connaissances approfondies du domaine d'expertise de la paie canadienne et/ou américaine;
• Connaissances approfondies des règles législatives de la paie;
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office, particulièrement, Excel  qui doit être maîtrisé au niveau avancé;
• Bilingue, tant à l’oral qu’à l’écrit, en français et en anglais*.

*Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales américaines sur une base récurrente tant à l'oral qu'à l'écrit.  

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) ainsi que des vérifications préemploi.   

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.   

Notre offre :

  

• Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  
• Un horaire de 35 heures par semaine
• Un environnement de travail moderne et spacieux;
• Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
• Un programme d’aide aux employés;
• Un Centre de la Petite Enfance sur place;
• Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
• Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
• Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

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Position title: Pay Master  

Location: Montreal  

Reports to: Payroll Operations, Manager  

The payroll group has as a mission to manage the payroll operations within a timeframe, conform to the fiscal rules and regulations in addition to the policies and procedures of the company.  

Reporting to the Payroll Operations, Manager, the Paymaster is primarily responsible to coordinate and for carrying out complex payroll analyses to support the payroll production activities for all unionized and non-unionized employees in all of Domtar’s divisions, within prescribed time frames and maintaining constant quality control. This person must also coordinate year-end activities and, if needed, payroll production activities.  

Job Responsibilities/Accountabilities:   

• Ensure that Payroll complies with all government, state, legislative and fiscal regulations, and with conventional standards and internal processes and procedures;
• Coordinate all payroll operational activities performed by payroll, coordinators. Ensure compliance with deadlines and deliveries requests;
• Provide support to Payroll resources and other parties involved in employee payroll so that all said regulations are understood and properly applied;
• Control and analyze any variances and inconsistencies related to payroll processing, specific employee files, or other situations, and ensure they are rectified so that the payroll production can be completed;
• Perform the payroll quality control for executive and management committee member. Ensure the accuracy of all payments and the timely distribution of change notifications (STIP, LTIP, shares, taxable benefits, and so on);
• Participate in the application and regular updating of payroll processes and procedures and ensure they are used appropriately by payroll coordinators. As well as the implementation of security measures to guaranty the safeguarding personal data. Ensure that login information is always up to date and validated regularly;
• Ensure and participate in the implementation and updating of financial controls (SOX), including internal and external audit processes (audit’s process) and audits requested by third parties (states, governments, municipalities, etc.);
• Coordinate the year-end process and ensure compliance with timelines. Manage the flow of the various documents received from the parties involved for the same year-end process. Ensure meet timelines for taxes and summary in a timely manner;
• Carry out, coordinate and control the various tests for improving the payroll systems and interfaces, as well as those related to fiscal and legislative updates, and ensure the test results are reliable;
• Train payroll employees and assist in the transmission of payroll knowledge to the HRIS team;
• Participate in new initiatives and projects related to Payroll, HRIS and all other departments requiring payroll expertise.

Key Skills:

  

• Proven ability to coordinate payroll production activities;
• Strong analytical skills and sound judgment;
• Experience in processing a full cycle of pay with a high volume of employees (minimum 2000 employees)
• Excellent team player;
• Strong customer service orientation;
• Ability to vulgarize concepts;
• Excellent ability to manage priorities and deadlines;
• Sense of autonomy and discipline.
• Good knowledge of payroll rules;
• Strong experience with Microsoft Office Software, particularly with Excel;
• Bilingual, French and English*, both spoken and written.

*This is required since as part of this function, you will have to intervene with customers, partners and/or our American subsidiaries on a recurring basis, both orally and in writing.  

Professional Experience/Qualifications:   

• College diploma in administration or accounting;
• Certified by the CPA: Payroll Compliance Practitioner (PCP) or Certified Payroll Manager (CPM);
• At least six (6) years of relevant experience, including a minimum of two (2) years of experience in a similar position (Paymaster);
• At least four (4) years of experience in a Payroll Technician position (handling the Canadian and/or U.S. payroll process from start to finish, including year-end payroll production);
• In-depth knowledge of the SAP system or experience with a large payroll system;
• In-depth knowledge of Canadian and/or American payroll expertise.

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) as well as pre-employment verification.  

Domtar is an equal opportunity employer. We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.   

Our offer:

  

• A downtown location (Place des Arts metro);
• A 35 hours work week
• A modern and spacious work environment;
• A flexible insurance plan (life, medical, dental);
• An employee assistance program;
• A childcare center on location;
• Competitive compensation, including annual bonus plan;
• A pension plan with matching company contributions;
• Employer-paid development and continuing education.