Chargé de projet, TI / IT Project Manager

Information Technology / Technologies de l’information Montreal, Quebec


Description

 

Titre du poste : Chargé de projet, TI

 

Lieu : Montréal 

 

Supérieur : Chef principal, Gestion des programmes TI

 

Domtar est un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés airlaid. Le bureau administratif principal de Domtar se trouve à Fort Mill, en Caroline du Sud, et Domtar fait partie du groupe d’entreprises Paper Excellence.

Comptant près de 6 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l’agilité, l’engagement et l’innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.

À titre de chargé de projet, TI, vous gérerez la mise en œuvre du projet Gate 4-5 et participerez à leur planification. Vous dirigerez des équipes de projet multidisciplinaires pour fournir des solutions informatiques. Les chargés de projet rallient, influencent et motivent les équipes de projet pour qu’elles travaillent à un objectif commun. À ce titre, vous serez responsable de l’organisation, de la structuration, de l’évaluation et de la communication des projets, ainsi que de la production de rapports d’avancement des projets à l’intention de divers publics. Vous gérerez activement les risques, les mesures, les problèmes et les décisions. Vous planifierez et programmerez les tests, et vous vous assurerez que les preuves et les approbations appropriées sont obtenues. Vous serez chargé de la gestion de la portée des projets, des coûts, de la qualité, des ressources, des changements et des échéanciers. La conformité aux normes applicables en matière de sécurité informatique, de contrôles généraux et de gestion de projet est essentielle. Ce poste relève du chef principal, Gestion des programmes TI.

 

Principales responsabilités :

 

Personnel

  • Soutenir les équipes – Présenter les nouveaux projets aux équipes de projet. Faciliter les présentations des équipes de projet. Créer des occasions d’engagement des équipes. Fournir aux équipes des processus de gestion de projet, des outils et un soutien qui les aident à offrir leur meilleur rendement dans la réalisation du projet.
  • Responsabiliser les équipes – Communiquer de façon claire les objectifs et les stratégies de projet. Influencer positivement les autres. Donner l’exemple. Organiser le travail en fonction des forces de l’équipe. Communiquer et clarifier régulièrement les rôles, les responsabilités et les résultats attendus des membres de l’équipe. Mettre en œuvre des techniques de gestion du changement pour l’organisation afin d’aider les parties prenantes à accepter et à réaliser le changement.
  • Mesurer le rendement – Mesurer le rendement de l’équipe de projet par rapport aux indicateurs de rendement clés. Communiquer les résultats du rendement de l’équipe. Discuter des objectifs manqués pour ramener les indicateurs de rendement clés au niveau prévu. Reconnaître les réalisations de l’équipe.
  • Gérer les services des fournisseurs – Favoriser une communication ouverte. Résoudre les problèmes par la collaboration. Contrôler et rendre compte de la qualité des livrables des fournisseurs. S’assurer que les jalons et les livrables de l’énoncé des travaux sont respectés.
  • Gérer les conflits – Anticiper les motifs de conflits potentiels. Déterminer les causes profondes des conflits. Trouver de possibles résolutions aux conflits. Faire remonter les incidents conflictuels si nécessaire. Soutenir les décisions prises à l’échelon supérieur pour résoudre les conflits.

 

 

Processus

  • Planifier les projets – Travailler avec les chargés de programme, les chefs de projet et les gestionnaires de portefeuille de projets afin de fournir des données de planification détaillées pour l’approbation du projet Gate 3, y compris la portée, les exigences, l’estimation des ressources, l’échéancier et les coûts.
  • Livrer les projets – S’assurer que les équipes de projet comprennent la valeur commerciale et l’urgence de livrer les projets en respectant les délais, la portée et le budget. Soutenir les équipes de projet au moyen de processus et d’outils afin de fournir une valeur commerciale conforme au plan. Produire un rapport hebdomadaire. Tirer parti des processus et des outils de gestion de projet itératifs, le cas échéant. Communiquer la valeur commerciale aux parties prenantes du projet tout au long de son exécution. Planifier les activités de transfert de connaissances et de documentation. Évaluer et communiquer la préparation à la transition. Assigner des activités de transfert des connaissances. Confirmer que le transfert de connaissances est terminé. Effectuer les activités de clôture du projet.
  • Gérer les ressources – Collaborer avec les chefs de projet pour valider les estimations de ressources (demande du projet). Évaluer régulièrement les heures prévues d’utilisation des ressources par rapport aux heures réelles. Peaufiner et communiquer la demande de projet actualisée en fonction des résultats réels attendus. Mettre à jour les estimations des ressources prévisionnelles à la fin de chaque mois.
  • Gérer l’approvisionnement – Gérer et suivre les contrats des fournisseurs afin de s’assurer que toutes les activités sont réalisées et que les livrables sont respectés conformément aux termes du contrat. Signaler les écarts par rapport au contrat et aider à résoudre les divergences du contrat. Rendre compte du travail planifié par rapport au travail réel exécuté dans le cadre de l’énoncé des travaux.
  • Gérer le budget – Mettre à jour les prévisions budgétaires mensuelles. Valider et traiter les factures pour approbation de paiement. Valider les résultats budgétaires mensuels. Préparer un rapport sur l’état du budget pour les mises à jour de la direction et à la clôture du projet.
  • Gérer l’échéancier – Ajouter des activités détaillées pour attribuer le travail et rendre compte de l’avancement des projets. S’assurer que les activités prévues à l’échéancier sont régulièrement mises à jour avec le pourcentage réel d’achèvement. Veiller à ce que l’équipe de projet ajoute des commentaires décrivant le travail effectué ou joigne des liens vers des documents justificatifs. Mettre à jour les dates de début et de fin avec les dates réelles. Joindre les preuves d’approbation de tous les livrables du projet. S’assurer que les dépendances sont documentées et bien gérées. Documenter les réunions clés, y compris les mises à jour de la direction, en joignant les notes et les présentations. Gérer les tableaux de bord, les indicateurs de rendement clés et les rapports qui aident les équipes à se concentrer sur les attributions et à informer les parties prenantes du projet de l’état actuel. Veiller à ce que les dates des étapes de livraison soient respectées. Anticiper les jalons manqués et modifier les activités afin de respecter l’échéancier prévu.
  • Gérer la portée du projet – Documenter la portée et les exigences avec les affectations de la matrice RACI. Gérer les livrables et assurer la qualité des résultats. Valider que toutes les exigences sont mises en correspondance avec les ensembles de tests (traçabilité des exigences). S’assurer que la portée, les exigences et les résultats des tests sont documentés, livrés et approuvés par le propriétaire de l’entreprise.
  • Gérer les risques – Cerner les nouveaux risques. Documenter les risques avec des stratégies d’atténuation. Examiner et mettre à jour régulièrement le registre des risques en fonction de l’état actuel. Faire appel à des stratégies d’atténuation si nécessaire. Communiquer régulièrement l’état des risques aux principales parties prenantes.
  • Gérer les problèmes – S’assurer que tous les problèmes et les manquements sont enregistrés, attribués, résolus et fermés. Collaborer avec les parties prenantes concernées pour résoudre les problèmes et les manquements lorsqu’ils se produisent. Communiquer régulièrement l’état des problèmes et des manquements.
  • Gérer les changements – Documenter les écarts observés dans les échéances, la portée et le budget. Déterminer la stratégie à adopter pour atténuer les écarts. Préparer et soumettre une demande de changement formelle pour modifier l’échéancier, la portée ou le budget approuvés. Obtenir l’approbation formelle du chargé de programme, du commanditaire et de la direction.
  • Informer les parties prenantes – Évaluer les besoins de communication avec les parties prenantes. Déterminer plusieurs canaux de communication pour transmettre les informations sur le projet. Préparer les mises à jour de l’état d’avancement du projet. Faciliter les discussions de l’équipe de projet et du comité directeur. Documenter les décisions et les communiquer. Tirer parti des processus et des outils de gestion de projet itératifs, le cas échéant, afin de fournir progressivement une valeur commerciale.

 

 

Environnement

  • Respecter les normes du projet – Suivre la méthodologie de gestion de projet approuvée. Documenter et obtenir l’approbation en temps voulu des livrables de la gestion du projet. Contribuer aux initiatives d’amélioration continue. Encourager et soutenir les collègues chargés de la gestion des projets.
  • Se conformer aux exigences des contrôles généraux des TI – Assigner des activités pour exécuter les livrables des contrôles généraux des TI. S’assurer que les exigences de conformité sont testées. S’assurer que les approbations appropriées sont jointes aux résultats des tests. Consigner la manière dont les livrables des contrôles généraux des TI sont réalisés. Mettre en place l’examen et l’approbation des contrôles généraux des TI dans le cadre de la clôture du projet.
  • Se conformer aux exigences de vérification interne – Assigner des activités pour exécuter les livrables de la vérification interne. Prévoir des examens réguliers avec le vérificateur interne durant l’exécution. S’assurer que les exigences de la vérification sont testées. S’assurer que les approbations appropriées sont jointes aux résultats des tests. Documenter la manière dont les livrables de la vérification interne sont obtenus. Procéder à l’examen et à l’approbation de la vérification interne dans le cadre de la clôture du projet.

 

Caractéristiques du poste :

Incidence sur les affaires : La portée va de l’assistance aux tâches à la responsabilité directe des résultats pour l’entreprise.

Sphère d’influence : Peut être principalement dans son propre domaine, sa propre fonction ou sa propre organisation

  • Gestion du portefeuille de projets des TI
  • Gestion de programmes informatiques
  • Gestion de projets informatiques
  • Gestion financière des TI
  • Gestion des fournisseurs de TI
  • Vérification interne
  • Applications TI pour les entreprises
  • Services corporatifs des TI
  • Opérations commerciales
  • Services des Finances de l’entreprise
  • Exploitation de l’usine

 

Formation et expérience professionnelle requises :

Formation minimale, certifications requises

  • Baccalauréat en technologies de l’information, en génie, en affaires ou dans une discipline applicable
  • Au moins 5 années d’expérience dans le domaine des technologies de l’information
  • Au moins 5 années d’expérience comme chargé de projet en TI ou comme gestionnaire de portefeuille
  • Expérience avérée de MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project ou Smartsheet
  • Certification de professionnel en gestion de projet ou expérience et formation équivalentes.
  • Expérience dans l’industrie manufacturière, un atout

 

Compétences essentielles :

Leadership, technique, innovation et complexité du travail

  • Capacité à traiter plusieurs projets et à gérer efficacement plusieurs priorités en même temps
  • Capacité à diriger des projets, à influencer et à mener le changement dans toute l’organisation
  • Capacité à anticiper, à atténuer et à surmonter l’ambiguïté, la résistance au changement ou les revers
  • Capacité à comprendre et à gérer les attentes des clients
  • Communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l’organisation (à l’écrit et à l’oral)
  • Souplesse et rapidité d’adaptation aux conditions actuelles
  • Approche créative pour résoudre les problèmes
  • Planification et exécution axées sur les résultats
  • Capacité à animer des réunions et à obtenir un consensus
  • Capacité à structurer et à organiser l’information de manière à prendre des décisions claires.

 

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

 

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

 

 

Notre offre :

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Modalités d’aménagement du temps de travail; télétravail hybride et l’horaire flexible;
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
  • Un programme d’aide aux employés;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
  • Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

 

 

 

Position title: IT Project Manager

 

Location: Montreal 

 

Reports to: Sr. Manager, IT Program Management

 

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and air laid nonwovens. Domtar’s principal executive office is in Fort Mill, South Carolina and Domtar is part of the Paper Excellence group of companies.

With approximately 6,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day. Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.

 

As an IT Project Manager, you will manage gate 4-5 project execution and have input into project planning. You will lead multidisciplinary project teams to deliver IT solutions. Project managers rally, influence and motivate project teams to work towards a common purpose. As a project manager you will be responsible for organizing, structuring, measuring, and communicating project assignments as well as reporting delivery status to various audiences. You will actively manage risks, actions, issues, and decisions. You will plan and schedule testing as well as ensure proper evidence and approvals are obtained. You will be responsible for scope, cost, quality, resource, change, and schedule management. It is essential to comply with applicable IT security and general controls and project management standards. This position reports to the Senior Manager of IT Program Management.

 

Job Responsibilities/Accountabilities:

 

People

  • Support teams - Introduce new projects to project teams. Facilitate project team introductions. Intentionally create team engagement opportunities. Provide teams project management processes, tools, and support that help teams bring their best performance to the project.
  • Empower teams - Communicate clear project objectives and strategies. Positively influence others. Lead by example. Organize work around team strengths. Regularly communicate and clarify team member roles, responsibilities, and deliverables. Initiate organization change management techniques to help stakeholders accept and implement change.
  • Measure performance - Measure project team performance against key performance indicators. Communicate team performance results. Address missed targets to bring KPIs back to plan. Recognize team accomplishments.
  • Manage supplier services - Encourage open communication. Resolve issues collaboratively. Monitor and report quality of supplier deliverables. Ensure statement of work milestones and deliverables are achieved.
  • Manage conflict - Anticipate potential areas of conflict. Identify root causes for conflict. Identify potential conflict resolutions. Escalate conflict incidents as needed. Support escalated decisions to resolve conflict.

 

 

Process

  • Plan projects - Work with program management, project leads, and project portfolio management to provide detailed planning inputs for Gate 3 approval including scope, requirements, resource estimates, schedule, and cost.
  • Deliver projects - Ensure project teams understand business value and urgency to deliver projects on time, in scope, and on budget. Support project teams with process and tools to deliver business value according to plan. Report weekly status. Leverage iterative project management process and tools where applicable. Communicate business value to project stakeholders throughout project execution. Plan knowledge transfer and documentation activities. Assess and communicate transition readiness. Assign activities to transfer knowledge. Confirm knowledge transfer is complete. Perform project closing activities.
  • Manage resources - Partner with project leads to validate resource estimates (project demand). Regularly evaluate planned vs actual resource hours. Refine and communicate updated project demand based on actual delivery needs. Update forecasted resource estimates at the end of each month.
  • Manage procurement - Manage and track supplier contracts to ensure all activities are performed and deliverables are achieved according to contract terms. Escalate contract variances and assist in resolving contract differences. Report planned vs actual work delivered by statement of work.
  • Manage budget - Update monthly budget forecast. Validate and process invoices for payment approval. Validate monthly budget results. Prepare budget status report for steering updates and at project closing.
  • Manage schedule - Add detailed activities to assign work and report progress. Ensure schedule activities are regularly updated with actual percent complete. Ensure project team adds comments describing work performed and/or attach links to supporting documentation. Update start and end dates with actual dates. Attach evidence of approval for all project deliverables. Ensure dependencies are documented and well managed. Document key meetings including steering updates with notes and presentations attached. Manage dashboards, KPIs, and reports that help teams focus on assignments and inform project stakeholders of current status. Ensure delivery milestones dates are achieved. Anticipate missed milestones and adjust activities to deliver schedule as planned.
  • Manage scope - Document scope and requirements with RACI assignments. Manage scope deliverables and ensure quality results. Validate all requirements are mapped to test sets (requirements traceability). Ensure scope, requirements, and test results are documented, delivered, and approved by business owner.
  • Manage risks - Identify new risks. Document risks with mitigation strategies. Regularly review and update risk register with current status. Invoke mitigation strategies when needed. Regularly communicate risk status to key stakeholders.
  • Manage issues - Ensure all issues and defects are logged, assigned, resolved, and closed. Collaborate with relevant stakeholders to resolve issues and defects when they occur. Regularly communicate issue and defect status.
  • Manage change - Document schedule, scope, and budget variances. Determine strategy to mitigate variance. Prepare and submit formal change request to modify approved schedule, scope, or budget. Obtain formal program management, sponsor, and steering approval.
  • Inform stakeholders - Evaluate stakeholder communication needs. Identify multiple communication channels to share project information. Prepare project status updates. Facilitate project team and steering committee discussions. Document and publish decisions.Leverage iterative project management process and tools when applicable to deliver business value incrementally.

 

 

Environment

  • Comply with project standards - Follow approved project management methodology. Document and obtain timely approval of project management deliverables. Contribute to continuous improvement initiatives. Encourage and support project management colleagues.
  • Comply with IT general control requirements - Assign activities to complete IT general control deliverables. Ensure compliance requirements are tested. Ensure proper approvals are attached to test results. Document how IT general control deliverables are achieved. Initiate ITGC review and approval as part of project closing.
  • Comply with internal audit requirements -Assign activities to complete internal audit deliverables. Schedule regular reviews with internal audit during execution. Ensure internal audit requirements are tested. Ensure proper approvals are attached to test results. Document how internal audit deliverables are achieved. Initiate internal audit review and approval as part of project closing.

 

Job Characteristics:

Impact on business: Scope ranges between assisting in tasks to direct accountability for business results.

Area of impact: can be primarily in own area, function, or organization

  • IT Project Portfolio Management
  • IT Program Management
  • IT Project Management
  • IT Finance Management
  • IT Vendor Management
  • Internal Audit
  • IT Business Applications
  • IT Corporate Services
  • Commercial Operations
  • Corporate Finance
  • Mill Operations

 

Required Education/Professional Experiences:

Minimum education, required certifications

  • Bachelor’s degree in information technology, engineering, business, or applicable discipline
  • Minimum of 5 years of experience working in Information Technology
  • Minimum of 5 years of experience working as IT project manager and/or portfolio manager
  • Demonstrated experience with MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project or Smartsheet
  • PMP certification or equivalent experience and training.
  • Experience in the manufacturing industry a plus

 

Critical Competencies:

Leadership, Technical, Innovation and Work Complexity

  • Ability to juggle and effectively manage multiple priorities at the same time
  • Ability to drive projects, influence, and lead change throughout organization
  • Ability to anticipate, mitigate, and work through ambiguity, change resistance or setbacks
  • Ability to understand and manage customer expectations
  • Effective communicator at multi-levels of the organization (written and verbal)
  • Flexibility and quickness to adapt to current conditions
  • Creative approach to resolving issues
  • Results-oriented planning and delivery
  • Ability to facilitate meetings and obtain consensus
  • Ability to structure and organize information in a way that leads to clear decisions.

 

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

 

Domtar is an equal opportunity employer.  We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

 

Our offer:

  •        A downtown location (Place-des-Arts metro)
  •        Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime;
  •        A modern, spacious and dynamic environment;
  •        Competitive compensation, including annual bonus plan;
  •        An extended flexible insurance plan (life, medical, dental);
  •        An employee assistance program;
  •        A pension plan with matching company contributions to help make planning for your retirement easy;
  •        Employer-paid development and continuing education;
  •        A childcare Centre on location