Analista de operación y gestión

Communications & Engagement Mexico City, Mexico


Analista de operación y gestión

Área de Comunicación y Asuntos Públicos

1. Descripción

El Instituto de Recursos Mundiales WRI México (por sus siglas en inglés) busca profesional responsable de la información, procesos y mecanismos para la operación, funcionamiento, monitoreo y organización del área de Comunicación y Asuntos Públicos.  Tiene a cargo la organización, disponibilidad, control y seguimiento de la información administrativa y financiera del área. Es responsable del seguimiento operativo a los proyectos y los procesos de presupuestación. Así mismo, la persona en el cargo es encargada de la producción y reporte de indicadores mensuales de impacto de la estrategia del área.

De igual manera es responsable del control, actualización y uso adecuado de las bases de datos de la organización y la implementación de los lineamientos de protección a datos personas, así como la recepción de solicitudes de programación de Webinar y uso de herramientas virtuales para acciones públicas.  (Zoom, survey gizmo, menti, mural, etc)

La persona Analista de Operación y Gestión de CAP reporta a la Dirección de Comunicación y Asuntos Públicos y a la Gerencia de Vinculación y Capacitación. Trabaja en estrecha coordinación con las gerencias del área y es el vínculo principal de comunicación entre el área y los equipos del área operativa, principalmente administración y planeación financiera y de proyectos.

El área de Comunicación y Asuntos Públicos es un área trasversal a los programas de la organización. Desarrolla e implementa diferentes proyectos, productos y servicios de manera simultánea y en coordinación con los diferentes equipos de la organización. De igual manera busca financiamiento e implementa proyectos que fomenten el intercambio de experiencias, el fortalecimiento de capacidades o la articulación de actores para escalar el impacto de la organización. Por estos motivos el área requiere contar con un analista de operación que permita facilitar toda su acción en los aspectos operativos de administración, financieros, de seguimiento y control.

El World Resources Institute es una organización técnica global que convierte las grandes ideas en acciones: Establecemos vínculos entre la conservación del medio ambiente, las oportunidades económicas y el bienestar humano. En México Actuamos a través de seis programas críticos: Ciudades, Clima, Energía, Bosques y Oceano. Fortalecemos la incidencia de nuestros programas mediante el análisis y diseño de soluciones con perspectivas de gobernanza, finanzas, negocios, economía y género. Trabajamos con líderes y tomadores de decisiones para detonar acciones, políticas y proyectos. Escalamos nuestras acciones por medio de la gestión del conocimiento, el desarrollo de capacidades y la incidencia pública. Medimos, transformamos y escalamos.

2. Objetivo y responsabilidades del puesto

  1. Facilitar la acción del área de Comunicación y Asuntos públicos a través de la implantación y seguimientos de los procesos y aspectos operativos de la planeación, seguimiento y control de los 1) proyectos y servicios del área, 2) Aspectos administrativos 3) de la programación y uso de herramientas, 4) de los indicadores de impacto y 5) de las bases de datos de las audiencias externas de la organización.
Principales actividades:

a. Administración de proyectos
  • Desarrollo de presupuestos para propuestas conforme a lineamientos institucionales
  • Mantenimiento y actualización de tablas de costeo de productos y servicios de comunicación y asuntos públicos
  • Organización de la información de contratos propios del área y la participación del área en proyectos de otro equipo.
  • Planeación de los recursos del proyecto del área con la respectiva persona encargada del proyecto
  • Seguimiento de horas del equipo por proyecto
  • Seguimiento de ejercicio presupuestal por proyecto en coordinación con el equipo de proyectos.
  • Seguimiento de proveedores, contratos y pagos para el buen desarrollo de los proyectos.

b. Aspectos administrativos
  • Consolidar con el área administrativa presupuesto del área
  • Establecer con el equipo de operaciones el forecast trimestral del área
  • Dar seguimiento a proveedores, contrataciones, pagos
  • Consolidar las solicitudes de compras del área y recabar las autorizaciones de la Dirección del área o las correspondientes
  • Tramitar los reembolsos de la dirección.
c. Programación y uso de herramientas de comunicación
  • Calendarización de uso de las herramientas de comunicación.
  • Actualización de la calendarización de eventos y salidas públicas
  • Control de las herramientas de Zoom Webinar
  • Control de las herramientas de encuestas en línea y sistemas de captura de información. (Menti, Survey Gizmo)
  • Control de registros de datos a través de estas plataformas alineado con los criterios de protección de datos personales y la vinculación con las bases de datos.
d. Recopilación de los indicadores mensuales de impacto
  • Recopilar ordenar la información de los indicadores de impacto de comunicación
  • Generar los indicadores de impacto de la gerencia de vinculación y asuntos públicos
  • Desarrollar graficas de análisis
  • Coordinar con las gerencias del área el desarrollo de la presentación de los resultados mensuales
e. Manejo de bases de datos para eventos y mail marketing
  • Fortalecer y mantener las bases de datos de la organización
  • Implementar y mantener los procesos de captura de datos acorde a los lineamientos de protección de datos que brinda el área legal de la organización.
  • Liderar el proceso de ordenamiento y depuración del sistema de CRM de la organización.

3. Resultados esperados.

  • Información disponible en tiempo y forma de: Presupuesto y forecast, proyectos y recursos, indicadores de impacto
  • Información disponible y calendarización de salidas públicas y acciones clave de comunicación
  • Implementación del sistema de CRM o bases de datos efectivas con lineamientos de protección de datos personales
  • Análisis adecuado de encuestas, indicadores e información de comunicación y asuntos públicos.
  • Presupuestos y costeos adecuados en tiempo y forma


4. Requisitos

  • Licenciatura en finanzas, economía, administración y afines.
  • Mínimo 2 años de experiencia en el manejo y análisis de base de datos, elaboración y seguimiento de presupuestos, sistemas de seguimiento a proyectos.
  • Mínimo 2 años de experiencia en sistematización de información y análisis de datos
  • Manejo avanzado de Excel, Access y otros sistemas de bases de datos.
  • Manejo de Project (deseable).
  • Manejo básico de instrumentos digitales de levantamiento de información como encuestas y captura de percepciones.
  • Disponibilidad de horario: tiempo completo
  • Disponibilidad para viajar: si en un futuro
  • Idioma: Inglés Nivel Profiency (CEFR: C2, CAMBRIDGE: CPE, TOELF: BT 113-120, CBT 251-300, PBT 601-677 )

5.  Competencias

  • Planificación y organización: Capacidad de gestionar el tiempo, los plazos, los recursos y dar la importancia justa a cada función o actividad
  • Análisis de datos: Capacidad para analizar los datos e información numérica y extraer de estos lo más importante de acuerdo con cada circunstancia.
  • Aprendizaje rápido: Capacidad para aprender conocimientos, disciplinas y técnicas diferentes o nuevas en poco tiempo y con interés.
  • Alto desempeño: Activar y obtener lo mejor de mí mismo y de los demás.
  • Análisis problémico: Capacidad para determinar e identificar problemas y situaciones adversas claramente e identificar una solución conveniente para las partes en un tiempo oportuno
  • Comunicación interpersonal asertiva: Capacidad de expresar claramente sus necesidades e ideas y así mismo escuchar activamente las necesidades y planteamientos de sus interlocutores