Adjoint Administratif - Infrastructure / Administrative Assistant - Infrastructure

Systèmes d'information / Information Systems Montreal, QC


Poste chez Seedbox Technologies

(English version below)

Adjoint Administratif - Infrastructure

Tu aimes gérer une multitude de dossiers simultanément? Tu as une facilité à t’adapter et tu sais faire preuve d’une flexibilité légendaire au travail? Tu t’orientes naturellement vers les solutions et tu n’hésites pas à relever tes manches lorsque ton équipe a besoin de toi? Tu te sens à ton meilleur niveau dans un environnement de travail qui évolue rapidement?

Ça tombe bien, on a besoin de toi!

Nous recherchons actuellement un adjoint administratif pour rejoindre notre équipe d'Infrastructure.

Tes principales responsabilités :

  • Communiquer de manière proactive avec les autres départements partenaires pour les informer de l'avancement des projets et/ou des problèmes, blocages, délais manqués;
  • Assurer la liaison avec les différentes parties pour garantir l'exécution et l'achèvement de chaque projet ;
    Créer, maintenir et ajuster des backlogs pour l’équipe de développement en fonction des événements imprévus et des changements de priorités;
  • Coordonner des réunions d'équipe efficaces et des réunions avec d'autres équipes/départements pour assurer un flux constant de communication et d'organisation;
  • Coordonner et mettre à jour le système de tickets et répartir/lier les ‘stories’ dans JIRA ;
  • Attribuer des tâches à l'équipe et aide à la gestion du calendrier ;
  • Agir en tant que point de contact et communiquer l'état du projet à tous les participants ;
  • Responsable de la documentation des projets/procédures, y compris les plans et les rapports d'état ;
  • Responsable du suivi des coûts de facturation et des factures ;
  • Contribuer à la meilleure façon de respecter le calendrier des projets et identifier les améliorations de processus ;
  • Participer aux tâches générales d'administration de l’équipe;
  • Soutenir l’équipe pour qu'elles puissent effectuer leur travail et respecter les livrables.

Comment nous t'imaginons :

  • Tu as 1 à 3 ans d'expérience dans un poste d'adjoint administratif ou un rôle similaire ;
  • Tu parles couramment le français et l'anglais, à l'écrit comme à l'oral ;
  • Tu as d'excellentes compétences en communication orale et écrite et tu es un bon orateur ;
  • Tu as de solides compétences en matière d'organisation, d'analyse et de gestion du temps ;
  • Tu as une attention particulière aux détails et tu es rigoureux dans ton travail ;
  • Tu es doué pour trouver des solutions aux problèmes qui se présentent ;
  • Tu as l'esprit d'équipe et tu sais collaborer avec différentes personnes ;
  • Un intérêt pour les discussions techniques et l'administration des systèmes est certainement un plus !

Les avantages chez Seedbox Technologies :

  • Excellentes conditions de télétravail (équipements, support et outils de collaboration pour garder contact avec tes collègues) ;
  • Horaires flexibles du lundi au vendredi;
  • Assurances collectives, programme d’aide aux employés, plateforme de santé en ligne;
  • Salaire compétitif, trois semaines de vacances, bonis à la performance, REER collectif auquel ton employeur contribue jusqu'à 3% de ton salaire annuel;
  • Accès à des formations et certifications ;
  • Notre culture: Intégrité, Passion, Ouverture d’esprit, Fiabilité, Excellence. 

À propos de Seedbox Technologies :

Nous sommes un groupe jeune, dynamique et motivé de professionnels multidisciplinaires, dont les employés sont répartis dans toute l'Amérique du Nord. Notre objectif est de signer, sceller et fournir des services web de qualité à nos clients. Nous développons des produits et des services pour aider d'autres entreprises à accroître leur visibilité et à monétiser leur contenu. Seedbox accueille certains des employés les plus créatifs, les plus curieux et les plus motivés du secteur et nous sommes très fiers de notre communauté. Nos employés sont passionnés par la technologie, la création de contenu, le marketing web et l'établissement de relations durables avec nos clients. Pour Seedbox, l'innovation ne consiste pas seulement à faire quelque chose de nouveau, mais aussi à faire quelque chose de différent pour susciter des idées et créer plus de valeur. 

Vous voulez en savoir plus sur Seedbox Technologies ? Prenez quelques minutes pour visiter notre site Web à l'adresse https://www.seedbox.com/.


Administrative Assistant - Infrastructure

Do you enjoy managing a multitude of tasks simultaneously? Are you adaptable and have a legendary ability to be flexible at work? You are naturally solution-oriented and don't hesitate to roll up your sleeves when your team needs you? Do you feel at your best in a fast-paced work environment?

Great, cause we need you!  

We are currently looking for a Administrative Assistant to join our Infrastructure team. 

Your main responsibilities:

  • Proactively communicate with other partnering departments to inform them of progress and any problems, blockers, and/or missed deadlines;
  • Liaise with different stakeholders to ensure the execution and completion of each project;
  • Coordinate efficient team meetings and meetings with other teams/departments to ensure a constant flow of communication and organization;
  • Coordinate and update the ticketing system and dispatch/link stories in JIRA;
  • Assign tasks to team and assist with schedule management;
  • Act as a point of contact and communicate project status to all participants;
  • Responsible for project/procedure documentation including plans & status reports;
  • Responsible for tracking billing costs and invoices;
    Contribute on how to best keep projects on schedule and identify process improvements;
  • Participate in general administrative tasks;
  • Support stakeholders and the team so they can complete their work and meet deliverables.

How we imagine you:

  • You have 1-3 years experience in an administrative assistant or similar role;
  • You are fluent in French and English, both written and spoken;
  • You have excellent oral and written communication skills and are a good verbalizer;
  • You have solid organizational and analytical, and time management skills;
  • You have a particular attention to detail and are rigorous in your work;
  • You are good at finding solutions to arising problems;
    You have team spirit and are good at collaborating with different people;
  • An interest in technical talk and system administration is definitely a plus!
The advantages of Seedbox Technologies:
  • Excellent teleworking conditions (equipment, support and collaboration tools to keep in touch with your colleagues);
  • Flexible hours from Monday to Friday;
  • Group insurance, employee assistance program, online health platform;
  • Competitive salary, three weeks vacation, performance bonuses, group RRSP to which your employer contributes up to 3% of your annual salary;
  • Access to training and certification;
  • Our culture: Integrity, Passion, Open-mindedness, Reliability, Excellence.

About Seedbox Technologies:

We are a young, dynamic and motivated group of multi-disciplinary professionals with employees across North America. Our goal is to sign, seal and deliver quality web services to our clients. We develop products and services to help other businesses increase their visibility and monetize their content. Seedbox is home to some of the most creative, inquisitive and motivated employees in the industry and we are very proud of our community. Our employees are passionate about technology, content creation, web marketing and building lasting relationships with our clients. For Seedbox, innovation isn't just about doing something new, but doing something different to spark ideas and create more value.

Want to know more about Seedbox Technologies? Take a few minutes to visit our website at https://www.seedbox.com/.