Asistente de dirección

Job ID 889

Business Development / Fundraising Honduras   Tegucigalpa


Description

FUNCIÓN

 Responsable de proporcionar asistencia, coordinación y apoyo al Director/a Nacional.

 Bajo la supervisión del Director Nacional (DN), proporcionar coordinación clave en las operaciones diarias del programa nacional y proporcionan asistencia directa al Director/a Nacional en todos los aspectos, centrados en gestión de operaciones. Apoya DN como un enlace con otros departamentos en la sede de las áreas de trabajo, incluyendo, pero no limitadas a, diario de operaciones, comunicación y las políticas y procedimientos. Además, esta posición será ser responsable de la coordinación y seguimiento del equipo de gestión del programa de país.

 En coordinación con el Director/a Nacional, atiende los asuntos externos del Programa en general, mantiene al día la información del Director, actualiza y da seguimiento a la agenda del Director. Cordina viajes y elabora los reportes de viaje del Director, da respuesta  a los asuntos de la Dirección del Programa. Apoya con la coordinación del equipo gerencial (“Core”). Desarrolla comunicación clave para el Director, cual incluye traducción de informacion. Coordina y actualiza el calendario del Programa Nacional.

Rasgos esenciales del carácter:

Detallista, organizado, enérgico, positivo, colaborativa, orientada en valores, confidencial.
RESPONSABILIDADES Y PRODUCTOS ENTREGABLES:
Proporcionar asistencia, coordinación y apoyo al Director/a Nacional (80%)

  1. Programar citas y llamadas de conferencia
  2. Sobre una base diaria, vigilar y priorizar la correspondencia, informes y otra información para atención o aprobación del DN
  • Planificar y coordinadar reuniones y conferencias del DN, incluyendo la preparación de agendas, memoria de la reunión y el seguimiento de temas o actividades pendientes, cuando es apropiado
  1. Apoyar al DN en la coordinación y desarrollo de la informacion para informes anuales, comunicación estratégica, etc.
  2. Editar, traducir y transcribir materiales según sea necesario.
  3. Coordinar logisticas y la programación de viajes para el DN, incluyendo transporte aéreo, reservaciones, alquiler de coches, visas, vacunas, anticipos de efectivo, etc. según se requiera
  4. Preparar y revisar los depósitos que por reembolso de gastos a comprobar, tenga que realizar el Director Nacional.
  5. Coordinar para el Director el proceso de reclutamiento de nuevo personal.
  6. En coordinación con equipo de F&A, mantener la matriz para el seguimiento de contratos y mantener al dia al DN de renovaciones, retos, etc.
  7. Apoyar en el desarrollo y coordinación de actividades, talleres y conferencias del programa nacional.
  8. Elaborar y/o diseñar y mantener un sistema de archivo del DN.-
  9. Mantener al DN informado con la revision y análisis de informes especiales, resumen de información e identificación de tendencias.
Brinda apoyo a toda la relación que se establezca bajo el Programa Nacional y entre la Oficina Nacional y los departamentos de la  Oficina Central  (20%)
  1. Coordinar y facilitar reuniones de equipo gerencial y otras reuniones estratégicas y sesiones de trabajo.
  2. Coordinar y actualizar el calendario de PN
  • Asegurar que existentes y nuevas estrategias para cada año fiscal se comunican constantemente y con precisión con todas partes interesadas
  1. Servir como recurso a otras divisiones dentro de la organización para la coordinación de comunicación y entre la oficina del DN y otras divisiones
  2. Con previo acuerdo con su supervisor, desarrollar comunicación para el DN o dar respuesta a requerimientos de información a las oficinas centrales
  3. Coordinar o facilitar arreglos para viajes y reservas de visitas externas (consultores, etc.) cuando sea necesario, para reuniones, conferencias y talleres de capacitación, incluyendo el transporte local, pasaje aéreo, hotel y otra logística requerida.
  4. Proporcionar apoyo administrativo que sea necesario para equipos de programa y de finanzas para asegurar el cumplimiento con la políticas y procedimientos y otras normas de rendición de cuentas

Requisitos mínimos:

  1. Licenciatura en Administración, Relaciones Internacionales, o su equivalente, Secretaria Ejecutiva, más cuatro (4) años de experiencia, incluyendo dos (2) años mínimo de trabajo como secretaria asistente de ejecutivo de alto nivel; estos requerimientos pueden ser sustituidos en todo o en parte por otra carrera relacionada y/o experiencia demostrada en posición similar.
  2. Fuertes habilidades en Español e Inglés – oral y escrito

 Competencias más cruciales:

  1. Conocimientos de manejo de proyectos, marco lógico y todo lo relacionado a programas, proyectos y formas de trabajo en ONGs.
  2. Alta capacidad de retener y aplicar instrucciones de su supervisor, priorizando para su seguimiento a los asuntos importantes del programa.
  3. Habilidad para mantener la confidencialidad.
  4. Capacidad para desarrollar y presentar materiales para la difusión de las actividades de HPI
  5. Excelentes habilidades organizacionales y administrativas incluyendo fuerte atención al detalle
  6. Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y software de correo electrónico (de preferencia Microsoft)
  7. Habilidad para procesar documentos precisos en un formato atractivo y bien diseñado
  8. Habilidad y disponibilidad para viajar dentro del territorio 
  9. Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de trabajar cooperativa, discreta y diplomáticamente con otros grupos de gentes de diversas culturas
  10. Capacidad para fomentar y mantener un espíritu de unidad, labor de equipo y cooperación
  11. Aptitud para trabajar con equipo multidisciplinario y múltiples culturas y creencias, y con equidad de género

 Funciones esenciales del puesto y exigencias físicas:

  1. Capacidad para procesamiento de información( hojas de texto, bases de dato)
  2. Disponibilidad para viajes si se requiere dentro del territorio nacional
  3. Gran capacidad para manejar la información con discreción por la naturaleza del trabajo.

SEDE DEL TRABAJO

 La sede de la vacante es en la ciudad de Tegucigalpa