Coordonnateur (trice), entrée de données et gestion organisationnelle (temporaire) /Coordinator, Data Entry & Org Management (temporary)

Human Resources / Ressources humaines Montreal, Quebec


Description

 

Titre du poste :   Coordonnateur (trice), entrée de données et gestion organisationnelle (temporaire)

 

Lieu : Montréal

 

Se rapporte à :    Superviseure, centre de services aux employés

 

Domtar est un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés air-laid. Les ventes annuelles de Domtar s'élèvent à près de 3,7 milliards de dollars, et ses actions ordinaires sont cotées aux bourses de New York et de Toronto.

 

Comptant près de 6 600 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l’agilité, l’engagement et l’innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.

 

Le Centre de services aux employés (CSED) de Domtar qui relève du département des opérations de RH, dont la mission est de fournir un soutien opérationnel centralisé et souple à toutes les équipes des ressources humaines et aux employés de la Division des pâtes et papiers. Cela inclut la gestion du cycle de vie des employés, la gestion organisationnelle et la résolution des problèmes, et ce, en communiquant efficacement et en cherchant à rencontrer et même surpasser les attentes des clients.

 

Relevant de la Superviseure, centre de services aux employés, votre principal mandat en tant que Coordonnateur, entrée de données et gestion organisationnelle sera d’accomplir les responsabilités administratives du département du centre de service des employés. Vous aurez à coordonner et à exécuter les transactions RH de façon efficace, tout en respectant les procédures et standards de qualité établis chez Domtar. Vous offrirez du soutien aux ressources humaines locales au Canada et aux États-Unis.

 

Principales responsabilités :

 

  • Faire de la saisie de données des requêtes reçues (ex. : nouvelles embauches, transferts d’employés, etc.) par différents canaux de communication tout en validant l’intégrité des données ;
  • Effectuer des transactions incluant la recherche d’information additionnelle lorsque la situation doit être éclaircie, l’entrée de données, la mise à la poste de documents requis, etc. ;
  • Effectuer des transactions de support pour les fonctions suivantes : les ressources humaines, la paie, les avantages sociaux et les régimes de retraite en effectuant de l’entrée de données, du classement, du tri, du traitement de fichiers électroniques et de l’acheminement de courrier ;
  • Acheminer les demandes pour soutenir les niveaux supérieurs (les spécialistes RH, l’équipe de la paie, l’équipe de la gestion des absences, les fournisseurs d’assurances collectives et de régime de retraite ou les spécialistes du 2e niveau) lorsque nécessaire et en assurer le suivi ;
  • Effectuer des changements qui concernent les postes et la hiérarchie de la structure organisationnelle ;
  • Mettre à jour la structure organisationnelle dans SAP ;
  • Produire des rapports ad hoc ;
  • Exécuter les validations relatives aux changements de données et de structure ;
  • Participer à des projets spéciaux ou autres fonctions administratives, au besoin.

 

Compétences clés :

 

  • Excellentes habiletés en communication écrite et orale ;
  • Habileté démarquée pour travailler avec divers systèmes opérationnels et avez de la facilité à apprendre de nouveaux logiciels ;
  • Vous êtes en mesure de traiter de manière confidentielle les données que vous utilisez ;
  • Bonnes compétences organisationnelles et aptitude à prioriser efficacement les tâches dans un environnement à haute pression;
  • Capacité à travailler de façon autonome ainsi qu’au sein d’une équipe et dans un environnement de travail collaboratif ;
  • Vous êtes reconnu pour vos compétences afin de diagnostiquer des anomalies et pour la résolution de problèmes.

 

Expérience professionnelle et qualifications :

 

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaire dans une discipline appropriée ainsi qu’une (1) année d’expérience pertinente en entrée de données ou une combinaison d’études et d’expérience ;
  • Détenir de l’expérience au sein d’un département RH est un atout ;
  • Maitrise des logiciels Microsoft Office, plus particulièrement Excel et Word;
  • Connaissance des logiciels SharePoint et SAP est un atout ;
  • Bilingue, en anglais et en français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

 

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

 

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

 

Notre offre :

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur.


 

 

Position title: Coordinator, Data Entry & Organizational Administration (temporary)

 

Location:Montreal

 

Reports to: Supervisor, Employee Service Centre

 

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and airlaid nonwovens. Domtar’s annual sales are approximately $3.7 billion, and its common stock is traded on the New York and Toronto Stock Exchanges.

 

With approximately 6,600 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day. Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.

 

The Domtar Employee Service Center (DESC) reports to the HR Operations Department, whose mission is to provide flexible and responsive centralized human resources operational support to all of the Human Resources teams and employees within the Pulp & Paper Division. This includes managing employees’ life cycle, organizational management and issue resolution, while effectively communicating and exceeding customers’ expectations.

 

Reporting to the, your role as a Coordinator, Data Entry & Organizational Administration will be to fulfill the administrative responsibilities for the Employee Service Center department. You will coordinate and execute HR's transactions in a timely and effective manner as per Domtar’s quality procedures and standards. You will be providing support to sites in Canada and in the Unites States.

 

 

Job Responsibilities/Accountabilities:

 

  • Perform data entry for various requests received (e.g.: new hires, employees transfer, etc.) by different communication channels while validating the accuracy of the information;
  • Process transactions including probing for additional information if the situation needs to be clarified, mailing out requested documents, etc.;
  • Perform back-office transaction processing in support of HR, payroll benefits and pension functions, including data entry, mailing, filing, correspondence, sorting, and routing incoming mail;
  • Escalate transactions to support advanced level (HR specialists, payroll, LOA, benefits and pension providers or 2nd level) and ensure follow-up;
  • Process changes regarding positions and reporting in the structure;
  • Maintain the organizational structure in SAP;
  • Run various reports;
  • Conduct validation for data changes and organizational structure;
  • Participate on special projects and other administrative functions if required.

 

Key Skills:

 

  • Excellent communication skills (both written and verbal);
  • High comfort level working with multiple operating systems and are able to learn new software;
  • Ability to manage confidential information;
  • Good organizational skills and ability to effectively prioritize tasks in a high-pressure environment;
  • Ability to work both independently and in a team-oriented, collaborative environment;
  • Detail oriented and strong problem-solving and troubleshooting abilities.

 

Professional Experience/Qualifications:

 

  • College or University Diploma in a related field with one (1) year of relevant experience in data entry or a combination of education and experience;
  • Experience in HR department is considered an asset;
  • Proficient with the Microsoft Office Suite (Excel, Word, etc.);
  • Knowledge with SharePoint and SAP is an asset;
  • Bilingual, in English and in French, both written and verbal.

 

 

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

 

Domtar is an equal opportunity employer.  We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

 

 

Our offer:

  • A downtown location (Place des Arts metro);
  • A modern and spacious environment;
  • A childcare center on location;
  • A pension plan with matching company contributions.