Regional Branch Support

Operations Pointe-Claire, Québec Ottawa, Ontario


Description

Xylem |ˈzīləm|

1) The tissue in plants that brings water upward from the roots;

2) a leading global water technology company.

Xylem is the leading global provider of efficient and sustainable water technologies and our international team is unified in a common purpose: creating advanced technology and other trusted solutions to solve the world’s water challenges. 

We are committed to social responsibility and corporate citizenship through our Xylem Watermark program, where colleagues volunteer their time and talent to provide and protect safe water resources for communities around the world, deliver disaster response, educate children, and raise global awareness about critical water issues. Innovation, diversity and inclusion are also key to our culture.

Our products and services move, treat, analyze, monitor and return water to the environment, in public utility, industrial, residential and commercial building services settings. We develop and provide technologies that improve the way water is used, managed, conserved and re-used. Xylem also provides a leading portfolio of smart metering, network technologies and advanced analytics solutions for water, electric and gas utilities. 

If you are excited and passionate about helping us #letssolvewater, we want to hear from you! For more information, please visit us at www.xylem.com​.

The Role: The Customer Experience Specialist (CES) will assist customers in a personalized and friendly manner to ensure every experience is an exceptional one. The CES will serve as administrative support for the service center and region which they support and is available to assist customers with their Xylem product selection and availability, order entry, product delivery and return and invoicing. (Duties may vary between US and Canada.)

 

Essential Duties/Principal Responsibilities:

  • Manage inbound phone calls, online inquires and customer walk-ins.
  • Process customer requests such as rental quote generation and order placement over the phone, in person or via e-mail.
  • Answer routine product questions and direct questions to appropriate service or sales personnel as needed.
  • Enter orders and arrange delivery to all sites and locations per the individual agreement including an understanding of the agreement of freight terms.
  • When needed, assist with loading product for customer delivery. Ensure delivery personnel have accurate site address details for delivery as well as appropriate paperwork for customer acceptance.
  • Complete off-rental process in RentalResults. Schedule product pick-up and prepare paperwork for customer sign off. (US only)
  • Support Service Shop Technicians in completing work orders and pulling necessary parts for product repair.
  • Ensure purchase orders are properly entered into procurement system to include price and quantity. Complete process for receiving materials, goods and services timely and accurately.
  • Schedule and coordinate preventative and corrective maintenance for sales and delivery vehicles.
  • Act as site champion for safety. Manage injury reporting through GenSuite. Participate in routine safety calls and/or meetings.
  • General support for all regional service centers such as setting up accounts in GEP and maintaining service agreements.
  • Assist with GIM (Global Inventory Management) reconciliation, confirming stock locations and assignments and physical inventory counts.
  • Coordinate regional maintenance and transfers of rental equipment in STEEB. (Canada only)
  • Assist service personnel to ensure Preventative Maintenance Agreements are completed properly.

Additional Responsibilities:

 

None

 

Qualifications: Education, Experience, Skills, Abilities, License/Certification

 

Required Qualifications:

To perform the job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

  • Ability to effectively communicate verbally and in writing (both French and English where required)
  • Effective interpersonal skills with customers and employees
  • Computer proficiency to include Microsoft Word and Excel
  • Solid math skills
  • General accounting skills
  • Ability to handle multiple projects, prioritize, meet deadlines and work independently with initiative
  • Resourceful and well organized; efficient and detail oriented
  • Ability to adapt to frequent change in a high pressure environment
  • Strong sense of responsibility and desire to complete tasks properly
  • Ability to work independently or as part of a team
  • Ability to work across multiple ERP (Enterprise Resource Planning) systems

 

Education & Experience

  • High school graduate; 2 or 4 year college graduate preferred
  • Prior experience in a commercial or industrial environment helpful
  • Prior experience in an equipment rental environment helpful

 

Specialized Knowledge RequiredIncluding any required certificates, licenses, and registrations

 

  • Forklift certification an asset

 

Physical Demands

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.  Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

 

  • Considerable standing, walking, bending, heavy lifting (up to 50 pounds as needed) and carrying.

 

Work Environment

The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job.  Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

 

  • Office: Standard office equipment; work usually performed in an office setting free from any disagreeable elements.
  • Intermittent exposure to all outdoors weather conditions; intermittent exposure to shop and jobsite noise (to maximums of 95 decibels).
  • Travel: As required to fulfill the duties listed above. Other travel as needed or required by the company.

 

Disclaimer: The above information on this description has been designed to indicate the general nature and level of work performed by employees assigned to this position.  It shall not be viewed as a comprehensive inventory of all duties, responsibilities, and qualifications required of employees assigned to this job.  Xylem reserves the right to modify this job description or require that other tasks be performed as required by the business or job circumstances. (for example, but not limited to, personnel changes, technical developments, business needs, etc.).

Xylem is an Equal Opportunity Employer. Employment decisions are made without regard to race, color, religion, national or ethnic origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, protected veteran status or other characteristics protected by law.

1) Xylème |gzilɛm| : Dans la plante, tissu qui transporte l’eau des racines jusqu’aux feuilles.

2) Xylem |gzilɛm| : Un chef de file mondial des technologies de l’eau.

Xylem est le principal fournisseur mondial de technologies de l’eau efficaces et durables, et notre équipe internationale est unie par un but commun : mettre au point une technologie d’avant-garde et d’autres solutions fiables pour résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau dans le monde entier. 

Nous concrétisons notre engagement à faire preuve de responsabilité et de conscience sociales par l’entremise de notre programme Xylem Watermark, dans le cadre duquel nos collègues mettent leur temps et leur talent au service de diverses collectivités de la planète en leur fournissant des ressources hydriques sûres et en protégeant ces ressources, en intervenant en cas de catastrophe, en instruisant les enfants et en sensibilisant la population mondiale aux problèmes cruciaux liés à l’eau. L’innovation, la diversité et l’inclusion font également partie intégrante de notre culture.

Nos produits et les services proposés par l’entreprise permettent de transporter l’eau, de la traiter, de l’analyser, de la surveiller puis de la restituer à l’environnement, que ce soit dans le cadre de services publics, industriels, résidentiels ou commerciaux. Nous mettons au point et offrons des technologies qui améliorent l’usage, la gestion, la conservation et la réutilisation de l’eau. Xylem propose aussi un portefeuille de produits de premier plan en matière de compteurs intelligents, de technologies de réseau et de solutions analytiques de pointe pour les entreprises de distribution d’eau, de gaz et d’électricité. 

Si l’idée de nous aider à résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau (#letssolvewater) vous enchante et vous emballe, nous voulons vous entendre! Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site à l’adresse www.xylem.com​.

Nature du poste : Le spécialiste de l’expérience client (SEC) offre aux clients une aide amicale et personnalisée pour que chaque expérience soit exceptionnelle. Le SEC agit à titre de soutien administratif auprès du centre de service et de la région qu’il appuie et aide les clients à divers égards : choix et disponibilité des produits de Xylem, saisie des commandes, livraison et retours des produits ainsi que facturation. (Les droits imposés peuvent être différents au Canada et aux États-Unis.)

 

Principales tâches et responsabilités :

  • Gérer les appels téléphoniques entrants, les demandes faites en ligne et les visites de clients.
  • Traiter les demandes des clients, comme les propositions de prix pour la location et la passation de commandes, au téléphone, en personne ou par courriel.
  • Répondre aux questions couramment posées sur les produits et, au besoin, diriger les questions vers le service ou le personnel de vente concerné.
  • Saisir les commandes et organiser la livraison à tous les établissements et lieux conformément aux ententes conclues, notamment à celles concernant les modalités de transport.
  • Au besoin, aider à charger le produit en vue de sa livraison au client. Veiller à ce que le personnel de livraison ait en main l’adresse exacte de l’établissement où livrer la marchandise ainsi que les documents qu’il faut pour que le client accepte le produit livré.
  • Exécuter dans RentalResults les opérations nécessaires pour mettre fin aux frais de location du matériel. Prévoir la collecte des produits et préparer les documents à signer par les clients. (États-Unis seulement)
  • Aider les techniciens de l’atelier de maintenance à remplir les bons de travail et à réunir les pièces nécessaires à la réparation du produit.
  • Veiller à ce que les bons de commande soient bien saisis dans le système d’approvisionnement et indiquent le prix et la quantité. Réceptionner les articles, les biens et les services de manière précise et en temps opportun.
  • Prévoir et coordonner l’entretien préventif et correctif des véhicules du personnel des ventes et de la livraison.
  • Agir à titre de porte-parole de l’établissement en matière de sécurité. Gérer les signalements de blessures par l’entremise de GenSuite. Participer aux visites et réunions régulières en matière de sécurité.
  • Fournir un soutien général à tous les centres de service régionaux, par exemple en ouvrant les comptes dans le logiciel GEP et en tenant à jour les ententes de service.
  • Dans le cadre de la gestion mondiale des stocks, aider au rapprochement des stocks en confirmant l’emplacement et l’attribution de ces derniers et en participant à leur inventaire physique.
  • Coordoonner l’entretien et les transferts d’équipement de location à l’échelle régionale dans le logiciel STEEB. (Canada seulement)
  • Aider le personnel de maintenance à veiller à ce que les ententes d’entretien préventif soient dûment remplies.

Autres responsabilités :

 

Aucune

 

Exigences : scolarité, expérience, compétences, habiletés, permis et attestations

 

Exigences requises :

Pour bien remplir ses fonctions, le titulaire du poste doit être en mesure d’accomplir de façon satisfaisante chacune de ses tâches essentielles. Les exigences énumérées ci-dessous sont représentatives du degré de connaissances, de compétences et d’habileté demandé. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.

  • Capacité à communiquer de manière efficace oralement et par écrit (en français et en anglais, là où la situation l’exige)
  • Habiletés interpersonnelles nécessaires pour traiter efficacement avec les clients et les employés
  • Maîtrise de l’informatique et, en particulier, des logiciels Word et Excel de Microsoft
  • Solides compétences en mathématiques
  • Compétences générales en comptabilité
  • Capacité à prendre en charge plusieurs projets à la fois, à établir des priorités, à respecter les échéances et à travailler de façon autonome en faisant preuve d’initiative
  • Débrouillardise et bon sens de l’organisation; efficacité et souci du détail
  • Capacité à s’adapter aux changements fréquents dans un environnement sous pression
  • Grand sens des responsabilités et désir de bien remplir ses tâches
  • Capacité à travailler de façon autonome ou en équipe
  • Capacité à travailler avec plusieurs progiciels de gestion intégré (« systèmes d’ERP » [Enterprise Resource Planning])

 

Scolarité et expérience

  • Diplôme d’études secondaires; diplôme d’études collégiales souhaitable
  • Expérience en milieu commercial ou industriel utile
  • Expérience de la location d’équipement utile

 

Connaissances spécialisées exigéescomprenant toute attestation et autorisation et tout permis requis

 

  • Attestation de formation de cariste (conduite de chariot élévateur) un atout

 

Exigences physiques

Les exigences physiques figurant dans cette section sont représentatives de celles auxquelles doit répondre l’employé pour assurer les fonctions essentielles de cet emploi. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.

 

  • Cet emploi nécessite souvent de se tenir debout, de marcher, de se pencher, de soulever et de transporter des objets lourds (jusqu’à 50 livres, au besoin).

 

Milieu de travail

Les caractéristiques du milieu de travail figurant dans cette section sont représentatives de celles que rencontre l’employé dans l’exercice des fonctions essentielles de cet emploi. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.

 

  • Bureau : Matériel de bureau standard; travail habituellement effectué dans un bureau exempt de toute source de nuisance.
  • Exposition intermittente à diverses conditions météorologiques extérieures; exposition intermittente aux bruits de l’atelier et du lieu de réalisation des travaux (jusqu’à un maximum de 95 décibels).
  • Déplacements : Ceux nécessaires pour accomplir les tâches énumérées ci-dessus. Autres déplacements possibles à la demande de l’entreprise ou en fonction des besoins de celle-ci.

 

Avertissement : Les renseignements sur le poste décrit ci-dessus ont pour but d’indiquer la nature générale du travail effectué par l’employé titulaire de ce poste ainsi que le niveau de responsabilité qui s’y rattache. Ils ne doivent pas être considérés comme étant une liste exhaustive de toutes les tâches, responsabilités et exigences requises de l’employé titulaire de ce poste. Xylem se réserve le droit de modifier la description de ce poste ou d’exiger que le titulaire accomplisse d’autres tâches en fonction des besoins de l’entreprise ou de l’évolution du poste (par exemple, en raison d’un changement de personnel, des progrès techniques, des besoins opérationnels, etc.).

Xylem est un employeur offrant l’égalité des chances. Les décisions d’embauche sont prises sans égard à la race, la couleur de la peau, la religion, la nationalité ou l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, l’incapacité, le statut de vétéran protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.