HR Shared Services Representative

Human Resources Toronto, Ontario Pointe-Claire, Québec Calgary, Alberta


Xylem |ˈzīləm|

1) The tissue in plants that brings water upward from the roots;

2) a leading global water technology company.

Xylem, a leading global water technology company dedicated to solving the world’s most challenging water issues, is the leading global provider of efficient, innovative and sustainable water technologies improving the way water is used, managed, conserved and re-used. Our international team is unified in a common purpose: creating advanced technology and other trusted solutions to solve the world’s water challenges. We are committed to creating an organization of inclusion and diversity, where everyone feels involved, respected, valued and connected, and where everyone is free to bring their authentic selves and ideas.

If you are excited and passionate about helping us #letssolvewater, we want to hear from you! For more information, please visit us at​.

We Offer You More Than Just “A Job”

  • Professional Development – To advance the capabilities of our people, we offer a wide variety of experiences to support our employees’ professional growth and continuous learning.
  • Total Rewards – We offer comprehensive programs for compensation, benefits, recognition, learning and development, work-life integration and corporate citizenship.
  • Watermark – Watermark is our corporate social responsibility program working to provide education and access to safe water to ensure healthy lives, gender equality, and resilient communities. Employees have the opportunity to learn and volunteer on various water-related projects.
  • Employee Networks – Our Employee Networks provide a professional, supportive network for employees from diverse backgrounds, including Women’s, LGBT+ and Allies, Veteran’s, People of Color and Allies, Hispanic Origin & Latin Affinity, Emerging Leaders, and Working Parents Networks.

The Role: Xylem seeks to hire a Human Resources Shared Services Representative responsible for serving as a primary point-of-contact for incoming new employees and general administrative support, data entry and data management. This position provides quality support services to clientele with a high degree of customer satisfaction, expertise, and timeliness in a fast-paced environment. Ability to speak French is strongly desired.

Essential Duties/Principal Responsibilities:

  • Document and respond to incoming HR queries within identified SLAs via Service Now, emails, walk-ins, or calls.
  • Performing transactions in various HR systems: Workday, Cornerstone and Jobvite,
  • Initiate onboarding, beginning with pre-hire screening and ending with all compliance and informational new hire information in a completed status, including completing I9 and E-Verify step.
  • Initiate off boarding, ensuring all compliance requirements are met and access to employee systems is decommissioned.
  • Maintaining employee documentation as required, such as personnel files, state reports, confirmation of employment eligibility, medical files, etc.
  • Educating employees and managers of services available to them and encouraging self-service tools in Workday, ADP, and other systems.
  • Review change of personal information requests and approve in systems after verifying documentation is received.
  • Ensure local policy, benefits, and any HR related information is kept up to date on employee portal/HR website.
  • Work with GFSS to ensure timely and effective data transfer between the teams and systems, as appropriate.
  • Escalate/triage issues or queries to Shared Service Representatives, Business Partners and/or COEs as needed.
  • Participate in enterprise-wide projects such as HR system upgrades or implementation of new HR technology regionally/globally, including testing and training, as needed.
  • Collaborate effectively with team members in order to execute tasks and fulfill key deliverables within Global Business Services function in order to develop credibility, supporting and backing up Global Business Services peers as needed.
  • Respond to benefit change requests in the benefit portal keeping accurate records of documentation provided in request.
  • Provide union administrative support, updating system information to align with union agreements.
  • Provide customer service support for software inquiries, password resets and general reports.
  • Updates procedures, information systems and technology to reflect changes in legislation prior to effective date of change.
  • Supports audits including internal audits, external audits and internal compliance reviews.
  • Provides data as requested to support internal investigations, regulatory compliance reviews and other reviews.
  • Implements and maintains data privacy contractual framework as required.

Additional Responsibilities:

  • Provides feedback to assist in developing client services improvement projects (e.g. improve Tier 1 communications, Knowledge base content updates…).
  • Provides language translation support (clarify global level and audience: Mgr. English sufficient or Ee. local language)

Qualifications: Education, Experience, Skills, Abilities, License/Certification:

  • Associate’s degree in Business Administration, Human Resources, or related field (Bachelor’s degree preferred)
  • Ability to speak French is strongly desired
  • 3+ years of related experience in Human Resources as administrative support
  • Demonstrated knowledge of principles and practices of human resources practices, state and federal labor laws and regulations
  • Ability to work independently and function well in a team and matrix structure
  • Ability to act independently and quickly solve problems, make decisions with a strong customer-oriented focus
  • Embraces change and demonstrates ability to operate as an agent of change
  • Strong organizational skills, with the ability to handle numerous projects simultaneously, while maintaining high accuracy and attention to detail
  • Treat highly confidential information with utmost integrity
  • Ability to develop and deliver relevant, effective training programs to targeted audiences
  • Excellent interpersonal, communication (written & verbal), and customer service skills

 Physical Demands:

(The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.  Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.)

  • Regularly required to sit or stand, reach, bend and move about the facility

Work Environment:

(The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job.  Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.)

  • Office: Standard office equipment; work usually performed in an office setting free from any disagreeable elements.
  • Standard weekly job hours: 40 hours

Xylem is an Equal Opportunity Employer. Employment decisions are made without regard to race, color, religion, national or ethnic origin, sex, sexual orientation, gender identity or expression, age, disability, protected veteran status or other characteristics protected by law.

Xylem |ˈzīləm|

1) Dans la plante, tissu qui transporte l’eau des racines jusqu’aux feuilles.

2) Un chef de file mondial des technologies de l’eau.

Xylem est le principal fournisseur mondial de technologies de l’eau efficaces et durables, et notre équipe internationale est unie par un but commun : mettre au point une technologie d’avant-garde et d’autres solutions fiables pour résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau dans le monde entier.

Nous concrétisons notre engagement à faire preuve de responsabilité et de conscience sociales par l’entremise de notre programme Xylem Watermark, dans le cadre duquel nos collègues mettent leur temps et leur talent au service de diverses collectivités de la planète en leur fournissant des ressources hydriques sûres et en les protégeant, en intervenant en cas de catastrophe, en instruisant les enfants et en sensibilisant la population mondiale aux problèmes cruciaux liés à l’eau. L’innovation, la diversité et l’inclusion font également partie intégrante de notre culture.

Nos produits et les services proposés par l’entreprise permettent de transporter l’eau, de la traiter, de l’analyser, de la surveiller puis de la restituer à l’environnement, que ce soit dans le cadre de services publics, industriels, résidentiels ou commerciaux. Nous mettons au point et offrons des technologies qui améliorent l’utilisation, la gestion, la conservation et la réutilisation de l’eau. Xylem propose aussi un portefeuille de produits de premier plan en matière de compteurs intelligents, de technologies de réseau et de solutions analytiques de pointe pour les entreprises de distribution d’eau, de gaz et d’électricité.

Si l’idée de nous aider à résoudre les problèmes d’approvisionnement en eau (#letssolvewater) vous enchante et vous enthousiasme, nous voulons vous entendre! Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site à l’adresse

Pourquoi travailler chez Xylem?

Nous vous proposons un milieu de travail créatif et international où vous pourrez donner la priorité à votre avancement personnel et professionnel en étant entouré(e) de collègues passionnés et serviables. Inscrivez-vous comme bénévole au programme d’initiatives communautaires de Xylem, Watermark :

Le poste : Xylem cherche à recruter un représentant des Services partagés pour les Ressources humaines qui fera office d’interlocuteur principal pour les nouveaux employés, apportera un soutien administratif général, se chargera de la saisie et de la gestion des données. Le titulaire du poste devra offrir d’excellents services de soutien à la clientèle concernée en veillant à la satisfaire au mieux, à faire preuve d’une grande expertise et à respecter les délais imposés dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme soutenu. Bilinguisme exigé.

Principales tâches et responsabilités :

  • Répondre aux demandes entrantes en RH dans le cadre d’ententes de niveau de service déterminées en utilisant Service Now, en répondant par courriel, par téléphone ou en allant directement voir la personne concernée, et consigner ces mêmes demandes.
  • Réaliser des transactions dans différents systèmes de RH, comme Workday, Cornerstone et Jobvite.
  • Se charger de l’intégration des nouveaux employés, en commençant par la sélection préliminaire à l’embauche et en terminant par la saisie de tous les renseignements concernant les nouveaux employés dans le respect des normes de conformité, en remplissant notamment le formulaire I-9 et en utilisant le système E-Verify.
  • Se charger des départs des employés, en veillant à respecter toutes les exigences en manière de conformité et à ce que l’accès aux systèmes des employés soit désactivé.
  • Tenir à jour la documentation concernant les employés, comme les fichiers personnels, les rapports à l’État, la confirmation de l’admissibilité à l’emploi, les dossiers médicaux, etc., selon les besoins.
  • Indiquer aux employés et aux gestionnaires les services qui leur sont offerts et les encourager à utiliser les outils de libre service dans Workday, ADP et les autres systèmes.
  • Étudier les demandes de modification des renseignements personnels et les approuver dans les systèmes une fois les pièces justificatives reçues.
  • Veiller à ce que les politiques locales, les avantages sociaux et toutes les informations en lien avec les RH soient tenus à jour sur le portail des employés/le site Web des RH.
  • Collaborer avec les Services financiers partagés à l’échelle mondiale pour assurer un transfert de données efficace et effectué en temps opportun entre les équipes et les systèmes, selon le cas.
  • Faire le tri dans les demandes ou les problèmes et les transmettre à un échelon supérieur, selon les besoins, aux représentants des Services partagés, aux partenaires d’affaires et (ou) au PDG.
  • Participer aux projets qui mobilisent toute l’entreprise, comme les mises à jour des systèmes de RH ou la mise en place de nouvelles technologies des RH au niveau régional ou mondial, cela comprenant les tests et la formation, selon les besoins.
  • Collaborer efficacement avec les membres de l’équipe pour effectuer les tâches demandées et atteindre les objectifs clés définis au sein des Services d’affaires mondiaux pour renforcer la crédibilité. Seconder et assister les collègues des Services d’affaires mondiaux, selon les besoins.
  • Répondre aux demandes de modification des avantages sociaux sur le portail des avantages sociaux en conservant des dossiers bien à jour de la documentation fournie dans les demandes.
  • Apporter un soutien administratif à l’organisation syndicale, mettre à jour les informations du système pour se mettre en conformité avec les conventions collectives.
  • Offrir un appui au Service à la clientèle pour les demandes de logiciels, les réinitialisations de mots de passe et les rapports généraux.
  • Mettre à jour les procédures, les technologies et les systèmes d’information pour tenir compte des évolutions de la législation avant leur date d’entrée en vigueur.
  • Appuyer la réalisation des audits, y compris des audits internes, des audits externes et des examens internes de conformité.
  • Communiquer les données requises dans le cadre des enquêtes internes, des examens de conformité à la réglementation et des autres contrôles.
  • Mettre en place et tenir à jour le cadre contractuel relatif à la confidentialité des données, s’il y a lieu.

Autres responsabilités :

  • Donner des commentaires pour aider à mettre en place des projets d’amélioration des services à la clientèle (améliorer les communications de niveau 1, mettre à jour les informations des bases de connaissances, etc.).
  • Offrir un soutien en matière de traduction (donner des éclaircissements de niveau général et sur le public visé. Gestionnaire : anglais fonctionnel ou employé : langue régionale)

Exigences : scolarité, expérience, compétences, habiletés, permis et attestations :

  • Diplôme d’associé en administration des affaires, en Ressources humaines ou dans une discipline connexe (un baccalauréat est souhaitable)
  • Bilinguisme exigé
  • Plus de 3 ans d’expérience en soutien administratif dans les Ressources humaines
  • Connaissances confirmées des principes et des pratiques en Ressources humaines ainsi que des lois et des règlements du travail au niveau fédéral et étatique
  • Capacité à travailler de manière autonome et à bien fonctionner en équipe et dans le cadre d’une structure matricielle
  • Aptitude à agir indépendamment, à résoudre rapidement les problèmes et à prendre des décisions dans le cadre d’une démarche résolument axée sur le client
  • Capacité à accepter le changement et capacité démontrée à agir comme un moteur du changement
  • Solides capacités en matière d’organisation, aptitude à gérer plusieurs projets de manière simultanée avec un sens approfondi du détail et de la précision
  • Capacité à traiter les informations confidentielles avec la plus grande intégrité possible
  • Capacité à élaborer et à donner des programmes de formation efficaces et pertinents à des publics ciblés
  • Grand entregent, excellentes compétences en communication (à l’oral et à l’écrit) et sens du service à la clientèle

 Exigences physiques :


(Les exigences physiques figurant dans cette section sont représentatives de celles auxquelles l’employé doit satisfaire pour accomplir efficacement les fonctions essentielles de cet emploi. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.)

  • L’employé est régulièrement amené à s’asseoir, se lever, attraper des objets, se pencher et se déplacer dans l’établissement.

Milieu de travail :

(Les caractéristiques du milieu de travail figurant dans cette section sont représentatives de celles que rencontre l’employé dans l’exercice des fonctions essentielles de cet emploi. Des accommodements raisonnables pourront être proposés aux personnes atteintes de handicaps afin de leur permettre d’assurer les fonctions essentielles de l’emploi.)

  • Bureau : matériel de bureau standard et travail habituellement effectué dans un bureau exempt de toute source de nuisance.
  • Nombre d’heures de travail hebdomadaires standard : 40



Xylem est un employeur offrant l’égalité des chances. Les décisions d’embauche sont prises sans égard à la race, la couleur de la peau, la religion, la nationalité ou l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’âge, l’incapacité, le statut de vétéran protégé ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.