Directeur(trice) Immobilier Sénior / Senior Property Manager
Description
Résumé du poste:
La personne attitrée à la Direction Immobilière relèvera du Directeur de la Gestion Immobilière et sera responsable de la gestion au quotidien d'un portfolio dans la région de Montréal.
Responsabilités principales:
- Assurer la gestion quotidienne d'un portefeuille.
- Établir et entretenir de solides relations de travail avec la clientèle, le personnel et les sous-traitants, maintenir en tout temps l'excellence en matière de service à la clientèle et de rendement.
- Assurer la gestion et la supervision, et faire des recommandations à la haute direction en vue d'améliorer les services et les opérations.
- Effectuer des inspections périodiques complètes des immeubles, ainsi qu'un suivi de routine pour garantir que tous les éléments identifiés sont traités en temps opportun.
- Veiller à ce que les problèmes des clients soient résolus de manière rapide, efficace et rentable et à ce qu'un niveau élevé de relations et de communication avec les clients soit systématiquement atteint.
- Examiner et analyser les baux, et émettre les lettres de location ainsi que la correspondance connexe.
- Assurer la liaison avec la clientèle et gérer les communications de suivi pour traiter les problèmes des clients.
- Administrer et coordonner la construction, les emménagements, les déménagements et les sondages auprès des clients.
- Assurer la liaison et diriger le personnel du bâtiment et les sous-traitants, selon les besoins.
- Veiller au respect des obligations en vertu des contrats/des sous-traitants et superviser les projets clients.
- Gérer la construction et l’amélioration des immobilisations.
- Coordonner avec les clients tous les projets annuels d'amélioration des immobilisations.
- Assurer la supervision et l’attribution dans le cadre des appel d'offres et fournir les documents contractuels opérationnels (aménagement paysager, déneigement, nettoyage, CVCA, etc.).
- Veiller à ce que les sous-traitants en conciergerie, en aménagement paysager et en déneigement répondent aux exigences des immeubles visés.
- Coordonner la signalisation des immeubles.
- Travailler en coopération et efficacement avec une équipe multidisciplinaire, y compris pour la location et les opérations.
- Analyser les états financiers, préparer et distribuer les rapports mensuels et trimestriels pour le directeur de la gestion immobilière.
- Approuver le codage et le paiement des factures payables pour respecter les échéanciers budgétaires.
- Participer au processus budgétaire annuel pour tous les immeubles du portefeuille.
- Assurer la liaison avec la clientèle pour les questions de comptabilité et de comptes clients.
- Effectuer un suivi des frais encourus sur le site conformément au budget approuvé.
- Tenir des registres détaillés et complets de toutes les activités de gestion immobilière pour chaque propriété, y compris les programmes d'entretien préventif (en utilisant Angus).
- Coordonner et assurer la production de rapports en lien avec les réclamations d'assurance.
Compétences et expérience requises:
- Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans un poste de gestion de niveau similaire au sein d'une société immobilière avec un portefeuille industriel
- Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe
- Forte expérience en gestion d'équipe, leadership positif et engageant
- Excellente connaissance du français et de l'anglais (parlé, lu et écrit)
- Apte à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Apte à composer avec des situations délicates qui nécessitent de la diplomatie
- Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite
Notre personnel fait notre différence. Chez Pure Industrial, nous nous engageons à favoriser la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail au sein de notre organisation ; nous encourageons ainsi toutes les personnes qualifiées de tous horizons à postuler. Des mesures d'accommodement sont possibles, sur demande, pour tous les candidats souffrant d'un handicap tout au long de notre processus d'embauche. Les candidats retenus feront également l'objet d'une vérification des antécédents.
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Role Summary:
The Property Manager will report to the Director of Property Management and will be responsible for the day to day management of a portfolio in the Montreal area.
Core Responsibilities:
- Day-to-day management of a portfolio
- Establish and maintain strong working relationships with customers, staff, and contractors, always maintain excellence in customer service and performance
- Manage, oversee and make recommendations to senior management with a view to enhancing services and operations
- Conduct periodic comprehensive building inspections, as well as routine follow up to ensure all items identified are addressed in a timely manner
- Ensure that customer problems are rectified in a prompt, effective and cost efficient manner and that a high standard of rapport and communication with customers is consistently achieved
- Review and analyze leases, and issue rental letters and related correspondence
- Liaise with customers and manage follow-up communication for dealing with customer matters
- Administer and coordinate customer construction, move-ins, move-outs, and customer surveys
- Liaise with and direct building staff and contractors as required
- Supervise contracts/contractors’ obligations and customer projects
- Manage construction and capital improvement
- Coordinate with customers on any annual capital improvement projects
- Tender and award operational contract documents (landscaping, snow, cleaning, HVAC etc.)
- Ensure that janitorial, landscaping, and snow removal contractors are meeting building requirements
- Coordinate signage for buildings
- Works cooperatively and effectively with multi-disciplinary team including leasing and operations
- Analyze financial statements, preparation and distribution of monthly and quarterly reports for the Director of Property Management
- Approve coding and approval of payables invoices to comply with budget schedules
- Assist with the annual budget process for all buildings within the portfolio
- Liaise with customers for accounting and accounts receivable matters
- Monitor on-site expenses in accordance with approved budget
- Maintain detailed and thorough records for tracking all property management activities for each property including all preventative maintenance schedules (using Angus)
- Coordinating and reporting on insurance claims
Required Skills and Experience:
- At least 3-5 years of experience in a similar level management position within a real estate company with an industrial portfolio
- Bachelor's degree in business or related field
- Strong team management experience, positive and engaging leadership
- Excellent knowledge of French and English (spoken, read and written)
- Ability to manage multiple files simultaneously
- Ability to navigate sensitive situations that require diplomacy
- Excellent verbal and written communication skills
Our people are what makes us different. At Pure Industrial we are committed to workplace diversity and inclusion within our organization; therefore, we encourage all qualified persons from all backgrounds to apply. Accommodations are available, upon request, to all applicants with disabilities throughout our hiring process. Successful applicants will also be subject to a background check.