• Assurer la gestion quotidienne d'un portefeuille.  
• Établir et entretenir de solides relations de travail avec la clientèle, le personnel et les sous-traitants, maintenir en tout temps l'excellence en matière de service à la clientèle et de rendement. 
• Assurer la gestion et la supervision, et faire des recommandations à la haute direction en vue d'améliorer les services et les opérations. 
• Effectuer des inspections périodiques complètes des immeubles, ainsi qu'un suivi de routine pour garantir que tous les éléments identifiés sont traités en temps opportun. 
• Veiller à ce que les problèmes des clients soient résolus de manière rapide, efficace et rentable et à ce qu'un niveau élevé de relations et de communication avec les clients soit systématiquement atteint. 
• Examiner et analyser les baux, et émettre les lettres de location ainsi que la correspondance connexe. 
• Assurer la liaison avec la clientèle et gérer les communications de suivi pour traiter les problèmes des clients. 
• Administrer et coordonner la construction, les emménagements, les déménagements et les sondages auprès des clients. 
• Assurer la liaison et diriger le personnel du bâtiment et les sous-traitants, selon les besoins. 
• Veiller au respect des obligations en vertu des contrats/des sous-traitants et superviser les projets clients. 
• Gérer la construction et l’amélioration des immobilisations.  
• Coordonner avec les clients tous les projets annuels d'amélioration des immobilisations. 
• Assurer la supervision et l’attribution dans le cadre des appel d'offres et fournir les documents contractuels opérationnels (aménagement paysager, déneigement, nettoyage, CVCA, etc.). 
• Veiller à ce que les sous-traitants en conciergerie, en aménagement paysager et en déneigement répondent aux exigences des immeubles visés. 
• Coordonner la signalisation des immeubles. 
• Travailler en coopération et efficacement avec une équipe multidisciplinaire, y compris pour la location et les opérations. 
• Analyser les états financiers, préparer et distribuer les rapports mensuels et trimestriels pour le directeur de la gestion immobilière. 
• Approuver le codage et le paiement des factures payables pour respecter les échéanciers budgétaires. 
• Participer au processus budgétaire annuel pour tous les immeubles du portefeuille. 
• Assurer la liaison avec la clientèle pour les questions de comptabilité et de comptes clients. 
• Effectuer un suivi des frais encourus sur le site conformément au budget approuvé. 
• Tenir des registres détaillés et complets de toutes les activités de gestion immobilière pour chaque propriété, y compris les programmes d'entretien préventif (en utilisant Angus). 
• Coordonner et assurer la production de rapports en lien avec les réclamations d'assurance. 

 Compétences et expérience requises:

• Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans un poste de gestion de niveau similaire au sein d'une société immobilière avec un portefeuille industriel 
• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe 
• Forte expérience en gestion d'équipe, leadership positif et engageant 
• Excellente connaissance du français et de l'anglais (parlé, lu et écrit) 
• Apte à gérer plusieurs dossiers simultanément 
• Apte à composer avec des situations délicates qui nécessitent de la diplomatie 
• Excellentes aptitudes pour la communication verbale et écrite 

Role Summary:

• Day-to-day management of a portfolio
• Establish and maintain strong working relationships with customers, staff, and contractors, always maintain excellence in customer service and performance
• Manage, oversee and make recommendations to senior management with a view to enhancing services and operations
• Conduct periodic comprehensive building inspections, as well as routine follow up to ensure all items identified are addressed in a timely manner
• Ensure that customer problems are rectified in a prompt, effective and cost efficient manner and that a high standard of rapport and communication with customers is consistently achieved
• Review and analyze leases, and issue rental letters and related correspondence
• Liaise with customers and manage follow-up communication for dealing with customer matters
• Administer and coordinate customer construction, move-ins, move-outs, and customer surveys
• Liaise with and direct building staff and contractors as required
• Supervise contracts/contractors’ obligations and customer projects
• Manage construction and capital improvement
• Coordinate with customers on any annual capital improvement projects
• Tender and award operational contract documents (landscaping, snow, cleaning, HVAC etc.)
• Ensure that janitorial, landscaping, and snow removal contractors are meeting building requirements
• Coordinate signage for buildings
• Works cooperatively and effectively with multi-disciplinary team including leasing and operations
• Analyze financial statements, preparation and distribution of monthly and quarterly reports for the Director of Property Management
• Approve coding and approval of payables invoices to comply with budget schedules
• Assist with the annual budget process for all buildings within the portfolio
• Liaise with customers for accounting and accounts receivable matters
• Monitor on-site expenses in accordance with approved budget
• Maintain detailed and thorough records for tracking all property management activities for each property including all preventative maintenance schedules (using Angus)
• Coordinating and reporting on insurance claims

 Required Skills and Experience:

• At least 3-5 years of experience in a similar level management position within a real estate company with an industrial portfolio
• Bachelor's degree in business or related field
• Strong team management experience, positive and engaging leadership
• Excellent knowledge of French and English (spoken, read and written)
• Ability to manage multiple files simultaneously
• Ability to navigate sensitive situations that require diplomacy
• Excellent verbal and written communication skills