Office Manager (m/w/d)

Administrative Wien, Austria


Descripción

Die Omega Pharma Austria Health Care GmbH ist Teil vom Perrigo Konzern, einem weltweit agierenden Konzern, der sich auf die Entwicklung und Vermarktung innovativer Gesundheitsprodukte spezialisiert hat. In Österreich sind wir mit unseren Marken erfolgreich in Apotheken und dem österreichischen Drogerie- und Lebensmittelfachhandel vertreten. Für unsere österreichische Vertriebsgesellschaft in Wiener Innenstadtnähe suchen wir ab sofort eine/einen:

Office Manager (m/w/d)

Sie haben erste Berufserfahrungen gesammelt und möchten in der Pharmabranche Fuß fassen? In dieser abwechslungsreichen Funktion sind Sie der zentrale Ansprechpartner für alle eingehenden telefonischen sowie persönlichen Anfragen, Sie unterstützen unser Team im Innen- und Außendienst, bearbeiten Kundenanliegen und sorgen dafür, dass unsere administrativen Prozesse rund laufen. Sie berichten dabei direkt an den Country Manager

Zu Ihren weiteren Aufgaben gehören:
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten (Empfang, Telefon, Weiterleitung eingehender Emails, Ein- und Ausgangspost)
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterial sowie von Küchen- und Lebensmittelbedarf
• Verwaltung der Sodexo Mitarbeiter Benefits (Lebensmittel Karten und Bestellung von Geburtstags- / Weihnachtsgutscheinen)
• Erstellung und Prüfung von Reisebuchungen sowie Reisekostenabrechnungen
• Onboarding support für neue Mitarbeiter Büro Wien
• Stammdatenmanagement Kunden Anlegen / Ändern (inkl. SEPA Mandat)
• Buchhalterischer Support:o Erstellung der Intercompany Verrechnungen inkl. der Erfassung aller Zusatzkosten (Reisekosten, Mobiltelefone, Sodexo etc.)
o Vorbereitung von Eingangsrechnungen für Accountingo Forderungsmanagement (Mahnlauf, Pflege der offenen Posten und Kundenkommunikation)
o Koordination von Bank / Finanzamt Zugängen 
o Erfassung und Erstbearbeitung der Abrechnungsbelege für den Bereich Mass Market 
o Vorbereitung der Zahlläufe (Lieferanten und Kunden) in SAP • Sales Support:
o Organisatorische und administrative Unterstützung des Sales Teams
o Organisation von Meetings und Veranstaltungen (z.B. Sales Meetings und Konferenzen)o Newsletterversand (Mailjet/Kundenfax) 
o Versand der Besuchsaviso für den Außendienst 
o Überwachung und Pflege der Kostenpläneo Purchase Order Anlage und Bearbeitung über SAP bzw. Ariba

Ihr Profil
• Sie haben eine abgeschlossene Schulbildung (AHS, HAK, HTL) mit Matura 
• Sie erledigen Aufgaben verlässlich und haben Freude am eigenständigen und genauen Arbeiten
• Sie sind motiviert, können mit Stress gut umgehen und lieben Herausforderungen
• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• MS Office (Word, Excel, Outlook) geht Ihnen leicht von der Hand
• SAP-Kenntnisse
























We are seeking a diverse applicant pool to ensure the diversity of our team reflects the end consumers we serve through our self-care mission. We are proud to be an equal opportunity employer that celebrates our team’s differences. Individuals of all races, ethnicities, nationalities, ancestries, religious creeds, sexual orientations, genders, gender identities and gender expressions, national origins, ages, mental and physical abilities, familial status,’ veterans status’, military status’ and more are encouraged to apply. TOGETHER, we make lives better.