Chef d'équipe des recouvrements (bilingue) / Bilingual Team Lead, Collections
Description
Des avantages compétitifs. Des extras intéressants. Une valeur inégalée.
- Un lieu où vous pouvez propulser votre carrière dans le sens que vous souhaitez
- Économisez sur l'essence dans les stations-service du Canada, y compris Chevron, Fas Gas, Ultramar et Pioneer
L'opportunité:
Au sein de l'équipe des services financiers partagés de Parkland, le chef d'équipe chargé du recouvrement joue un rôle essentiel dans notre fonction « Order to Cash » (de la commande à l'encaissement). Sous la responsabilité du superviseur chargé du recouvrement, le titulaire de ce poste est chargé de coordonner les activités quotidiennes des analystes chargés du recouvrement et de piloter le processus de recouvrement afin de minimiser les soldes en souffrance et de réduire les créances irrécouvrables. Ce poste consiste à mettre en œuvre des stratégies de recouvrement, à préparer les rapports sur les comptes clients, à encadrer l'équipe, à collaborer avec les parties prenantes internes, à proposer des solutions pour résoudre les problèmes et à les escalader si nécessaire. Le chef d'équipe est un membre actif de l'équipe qui assume des responsabilités plus importantes et gère certains comptes stratégiques dans un portefeuille de clients qui lui est attribué.
Responsabilités:
Recouvrement
- Diriger les revues hebdomadaires des rapports, en veillant à ce que les comptes en souffrance fassent l'objet d'un suivi, que les risques soient identifiés et que des plans d'action clairs soient mis en œuvre.
- Veiller à ce que les comptes dépassant leur limite et en souffrance soient suspendus conformément à la politique.
- Signaler les comptes à haut risque à la direction en recommandant des mesures à prendre (plans de paiement, recouvrement, recours juridique, etc.)
- Aider l'équipe à résoudre les problèmes et les litiges escaladés avec les clients, en collaboration avec les services commerciaux, de facturation, de crédit, de trésorerie, de gestion, etc. selon les besoins.
- Aider les analystes à préparer les rapprochements des comptes clients et coordonner les efforts visant à assainir les comptes clients.
- Appliquer les politiques et procédures de recouvrement de l'entreprise ; rechercher des opportunités d'optimisation et coordonner les améliorations avec le superviseur.
- Surveiller les mesures prises concernant les comptes en souffrance afin de s'assurer que les stratégies mises en place donnent des résultats positifs en matière de créances impayées et de pertes sur créances.
- Collaborer étroitement avec l'équipe chargée des applications de trésorerie afin de surveiller les fonds non affectés ou mal affectés, et garantir la résolution rapide des problèmes d'allocation qui ont une incidence sur l'efficacité du recouvrement.
- Travailler en partenariat avec les équipes chargées du crédit, des applications de trésorerie, des ventes et des opérations afin de résoudre les escalades et les problèmes liés aux comptes clients.
- Établir et entretenir des relations commerciales positives avec les clients internes et les principales parties prenantes dans le processus de recouvrement.
- Coordonner les efforts pour les comptes en souffrance depuis longtemps avec les agences de recouvrement externes et les conseillers juridiques, si nécessaire, avec le superviseur.
- Surveiller les commentaires sur les recouvrements ajoutés par l'équipe sur les comptes individuels dans le système.
Analyse et rapports
- Préparer les recommandations mensuelles sur la provision pour créances douteuses (« l'AFDA ») avec des explications à l'intention de la direction.
- Préparer des rapports hebdomadaires sur les comptes débiteurs qui fournissent à la direction des informations opportunes et efficaces sur les questions de crédit et de recouvrement.
- Examiner les rapports de dépassement de limite et coordonner les problèmes avec l'équipe de crédit et la direction, prendre des décisions concernant les clients à mettre en attente.
- Assister le superviseur en lui fournissant des données sur les performances des indicateurs clés de performance afin de favoriser l'excellence opérationnelle et la valeur commerciale (% des comptes clients courants, tendances des périodes précédentes, etc.).
Excellence opérationnelle et service
- Promouvoir les améliorations des processus et des systèmes.
- Mener des initiatives d'amélioration continue, en remettant en question les pratiques existantes afin d'accroître l'efficacité et l'efficience.
- Agir en tant que leader du changement, en favorisant l'adaptabilité de l'équipe pendant la transformation organisationnelle.
- Contribuer à garantir que tous les processus sont développés et maintenus conformément aux politiques de l'entreprise, à la loi SOX/aux contrôles internes, à la déclaration fiscale et à d'autres réglementations.
Profil du candidat:
- Plus de 5 ans d'expérience dans le domaine du recouvrement ou des comptes clients (B2B), dont au moins 2 ans à un poste plus élevé en tant que chef d'équipe ou analyste senior
- Solides connaissances des processus, des politiques et des meilleures pratiques en matière de recouvrement.
- Maîtrise des systèmes « ERP » avec la capacité de naviguer dans les modules « AR », d'exécuter des rapports et de rapprocher les soldes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Teams)
- Compétences intermédiaires en Excel, notamment les recherches, les tableaux croisés dynamiques, le formatage conditionnel et l'analyse/production de rapports ad hoc.
- Une expérience dans le secteur pétrolier et gazier et/ou les services partagés est un atout.
- Expérience de travail avec des agences de recouvrement et des conseillers juridiques, notamment dans le cadre de règlements, de litiges et de suivis avec des tiers.
- Grande capacité à effectuer des analyses des causes profondes, à identifier les lacunes des processus et à recommander des améliorations ; esprit orienté vers les solutions.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité d'adapter son style à différents publics et d'influencer les parties prenantes.
- Expérience avérée dans la gestion de priorités concurrentes dans un environnement à fort volume et au rythme soutenu.
- Organisé, autonome et axé sur les résultats, avec une capacité avérée à travailler de manière indépendante tout en s'alignant sur les objectifs commerciaux.
Enthousiaste. Humble. Intelligent. Cela vous ressemble-t-il?
Les autres vous décrivent-ils comme quelqu'un qui recherche la diversité - et non la validation - lorsqu'il s'agit de prendre des décisions et de résoudre des problèmes ? Un capitaine d'équipe qui reconnaît et célèbre les victoires individuelles et collectives ? Quelqu'un qui est guidé par des principes, et non par des règles, et qui croit que les erreurs sont des occasions d'apprendre et de s'améliorer en permanence ? Quelqu'un qui reconnaît qu'il y a plus d'une façon de résoudre un problème ? Vous avez l'air d'être une personne brillante avec qui travailler!
Nous voulons que vous réussissiez:
Si vous êtes contacté(e) pour un entretien et que vous avez besoin d'un aménagement en raison d'un handicap, vous aurez la possibilité de nous en informer lors de la prise de rendez-vous pour votre entretien.
Le sentiment d’appartenance compte beaucoup. Tout comme vous.
Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature.
Notre capacité à travailler en tant qu’UNE équipe Parkland dans 25 pays différents est à la base de notre succès. Nous sommes authentique chaque jour et nous créons un espace pour les contributions uniques de chaque personne.
Nos groupes de ressources des employés (ERG) et nos réseaux d'affinités nous aident à activer des stratégies à l'échelle de l'entreprise qui favorisent une culture proactive de la diversité, de l'équité, de l'inclusion et, en fin de compte, de l'appartenance.
Nous respectons la diversité des cultures, des traditions et des points de vue des peuples autochtones et nous nous efforçons de mettre en place des partenariats et des opportunités équitables avec les communautés autochtones.
Les petits caractères:
Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler dans le pays où se situe le poste. Malheureusement, nous ne sommes pas en mesure de parrainer des visas d'emploi.
Veuillez noter que les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification confidentielle de leurs antécédents avant l'embauche, y compris, mais sans s'y limiter, à des tests de scolarité, de criminalité, de solvabilité, de dépistage de drogues et d'alcool et/ou d'aptitude au travail.
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________
The Opportunity:
As part of Parkland’s Finance Shared Services team, the Team Lead, Collections plays a critical role in our Order to Cash function. Reporting to the Supervisor, Collections, this position is responsible for coordinating the day-to-day activities of the Collections Analysts and driving the collections process to minimize past due balances and reduce bad debts. This role executes collection strategies, prepares reporting of AR accounts, provides coaching to the team, collaborates with internal stakeholders, provides solutions to resolve issues and escalates as required. The Team Lead is a working member of the team with more senior responsibilities and will maintain certain strategic accounts in an assigned customer portfolio.
Responsibilities:
Responsibilities:
Collections
- Lead weekly reporting reviews, ensuring overdue accounts are followed up, risks are identified, and clear action plans are executed.
- Ensure overlimit and past due accounts are placed on hold according to policy.
- Escalate high-risk accounts to leadership with recommended actions (payment plans, collections, legal escalation, etc.)
- Assist the team with escalated customer issues and disputes, working with Sales, Billing, Credit, Cash Apps, Management, etc. as required.
- Provide the analysts with assistance in preparing customer account reconciliations, and coordination of efforts to clean up AR accounts.
- Execute company collections policies and procedures; look for opportunities to optimize and coordinate improvements with the Supervisor.
- Monitor actions on past due accounts to ensure strategies are driving positive results on delinquencies and credit losses.
- Collaborate closely with the Cash Applications team to monitor unapplied and misapplied cash, ensuring timely resolution of allocation issues that impact collections effectiveness.
- Partner with Credit, Cash Applications, Sales, and Operations teams to resolve escalations and customer account issues.
- Establish and maintain positive business relationships with internal customers and key stakeholders in the collections process.
- Coordinate efforts for significantly past due accounts with external collection agencies and legal counsel as required with the Supervisor.
- Monitor Collections commentary added on individual accounts in the system by the team.
Analysis and Reporting
- Prepare monthly AFDA recommendations with explanations to Management.
- Prepare weekly AR reporting that provides timely and effective information to Management on credit and collections issues.
- Review overlimit reports and coordinate issues with the Credit team and management, make decisions on customers to place on hold.
- Support the Supervisor with KPI performance data to drive operational excellence and business value (% AR current, trends from previous periods, etc).
Leadership
- Provide day-to-day coaching and support to the Collections team.
- Create a positive team environment where collaboration, accountability, and continuous improvement are valued.
- Foster teamwork and collaboration within the team creating synergies where we can.
- Create a positive climate where team spirit and collaboration are fostered.
- Assist Collections Supervisor with measuring team performance against set KPI’s and actively work to remove roadblocks to be successful.
- Support Collections Supervisor in providing the team with clear priorities and communicates expectations and responsibilities for the role.
- Support the team’s common goals defined with the Supervisor.
- Promote a client-focused, solution-based approach aligning with Service Level Agreements.
- Provide training to new employees on Company policies and procedures.
Operational & Service Excellence
- Champion process improvements and system enhancements.
- Drive continuous improvement initiatives, challenging existing practices to increase efficiency and effectiveness.
- Act as a change leader, fostering team adaptability during organizational transformation.
- Assists in ensuring all processes are developed and maintained in accordance with corporate policies, SOX/internal controls, tax reporting, and other regulations.
Requirements:
- 5+ years of collections or accounts receivable (B2B) experience, with at least 2 years in a more senior capacity as Team Lead or Senior Analyst
- Strong knowledge of collections processes, policies, and best practices.
- Proficiency with ERP systems with the ability to navigate AR modules, run reports, and reconcile balances.
- Fluent with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Teams)
- Intermediate Excel skills including lookups, pivot tables, conditional formatting, and ad hoc analysis/reporting.
- Oil and Gas and/or Shared Services experience is an asset.
- Experience working with collection agencies and legal counsel, including settlements, litigation, and follow-up with third parties.
- Strong ability to perform root cause analysis, identify process gaps, and recommend improvements; solutions-driven mindset.
- Excellent written and verbal communication skills with the ability to adapt style to different audiences and influence stakeholders.
- Proven experience with competing priorities in a high-volume, fast-paced environment.
- Organized, self-starter, and results-driven with a demonstrated ability to operate independently while aligning to business objectives.
Humble. Hungry. Smart. Does this sound like you?
Do others describe you as being a down-to-earth achiever? Someone who thinks outside the box and always strives to do more than what is required. Someone who sees the bigger picture? You sound brilliant to work with!
We Want You To Shine:
We are committed to providing equal opportunities to all applicants. If you require accommodation due to a disability, you will have an opportunity to notify us when scheduling your interview.
Belonging Matters. Because You Do:
We are an equal opportunity employer and encourage applications from all qualified individuals.
Our ability to work as one team across Canada, the United States and the Caribbean is foundational to our success. We show up as our authentic selves each day and create space for one another’s unique contributions.
Our Employee Resource Groups (ERGs) and Affinity Networks help us activate enterprise-wide strategies that power a proactive culture of diversity, equity, inclusions, and ultimately – belonging.
We respect the diverse cultures, traditions and perspectives of Indigenous Peoples and seek to achieve equitable partnerships and opportunities with Indigenous communities.
The Fine Print:
Candidates must be legally eligible to work in the country in which they applied. Regrettably, we are unable to sponsor employment visas at this time.
Please note that final candidates for this position will be required to undergo a confidential pre-employment background check, including but not limited to educational, criminal, credit, drug and alcohol, and/or fitness for duty testing.
#LI-AL1