Organisations und Teamassistenz (Executive Administrator)
Description
Wer wir sind
Noveria Energie GmbH entwickelt seit 2023 ein Portfolio von groß angelegten Batterie-Energiespeicheranlagen (BESS) in Deutschland. Wir sind davon überzeugt, dass eine erfolgreiche Energiewende ohne BESS nicht möglich ist. Wir konzentrieren uns darauf, lokale Gemeinden, Landbesitzer und Kommunen frühzeitig einzubinden, und kombinieren fundiertes Branchenwissen, eine schlanke und effiziente Struktur sowie eine starke finanzielle Basis, um BESS effektiv umzusetzen. Noveria sitzt in Baden-Württemberg und wird vom Büro in Dublin, Irland, unterstützt. Noveria ist ein Portfoliounternehmen von Bluestar Energy Capital (Bluestar), und wird im Zuge der Geschäftsausweitung mit Entwicklungsfinanzierungen unterstützt.
Bluestar ist ein weltweit führender Anbieter von Projektentwicklungskapital für erneuerbare Energien mit dem Ziel, einer der größten Investoren in den Bereichen Speicher, Wind- und Solarentwicklung weltweit zu werden. Bluestar hat seinen Hauptsitz in Chicago, USA, und bringt institutionelle Größe, fundiertes Fachwissen und das Engagement für die Stärkung lokaler Teams mit. Das Unternehmen befindet sich im Besitz eines Managementteams mit umfassender globaler Erfahrung in den Bereichen Wind, Solar und Speicherung und bringt sowohl institutionelle Größe als auch die Detailgenauigkeit eines Eigentümers in das Management von Projekt- und Marktrisiken ein. Wir sind geduldig, kreativ und investieren in dem Umfang, der erforderlich ist, um die Energiewende voranzutreiben.
Über die Rolle
In dieser vielseitigen Rolle arbeiten Sie eng mit verschiedenen Teams zusammen, koordinieren zentrale Prozesse und stellen sicher, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Blick fürs Detail tragen maßgeblich dazu bei, dass unser Team effizient agieren kann – insbesondere bei der Entwicklung und Umsetzung von Batteriespeicherprojekten (BESS) in ganz Deutschland.
- Sie werden Teil eines engagierten, internationalen Teams, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten direkten Einfluss auf unser Wachstum und unseren Erfolg haben. Wenn Sie Freude daran haben, Prozesse zu optimieren und ein dynamisches Umfeld mitzugestalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
- Unterstützung bei der Gründung neuer Sub-Unternehmen, Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Notaren, Sicherstellung einer korrekten Dokumentation.
- Vorbereitung und Pflege von offiziellen Unternehmensdokumenten, Sitzungsprotokollen und Compliance-Unterlagen.
- Verwaltung von NDA-Verträgen, einschließlich der Zusammenarbeit mit Rechtsberatern und internen Stakeholdern.
- Unterstützung der Rechnungsstellung und Finanzverwaltung durch Überprüfung und verarbeiten von Rechnungen in ein externes Buchhaltungssystem.
- Unterstützung unseres internationalen Teams bei Bankgeschäften, einschließlich der Eröffnung von Konten, der Bereitstellung von Benutzerzugängen und der Zusammenarbeit mit Finanzteams.
- Öffnen Sie eingehende Post, scannen und leiten Sie Papierrechnungen weiter, laden Sie Dokumente in SharePoint hoch und pflegen Sie organisierte digitale und gedruckte Unterlagen.
- Regelmäßige Aktualisierung des Organigramms von Noveria.
- Unterstützung bei der Beschaffung und Einrichtung von IT-Ausrüstung, einschließlich Laptops und Garantieverwaltung für neue Mitarbeiter.
- Allgemeine administrative Unterstützung im Büro nach Bedarf – Hinweis: Noveria arbeitet in einem Gemeinschaftsbüro, in dem Schreibtische, Drucker, Kaffee, Wasser, Reinigung usw. bereitgestellt werden.Zusammenarbeit mit internen Teams und externen Partnern, um die zeitnahe Erledigung administrativer Prozesse in Deutsch und Englisch sicherzustellen.
- Koordination und Buchung von Unterkünften, Besprechungsräumen und internen Teamevents unter Berücksichtigung von Kalenderverfügbarkeit, Reisebedürfnissen und organisatorischen Anforderungen.
- Betreuung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter, einschließlich der Erstellung eines Zeitplans und der Einrichtung von Konten für alle Programme und Tools.
Die Stelle ist in unserem Büro in Freiburg angesiedelt und umfasst drei Tage pro Woche von 09:00 bis 13:00 Uhr.
Über Sie
Sie sind eine erfahrene Verwaltungskraft mit ausgeprägter Detailgenauigkeit, hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten und sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen, um lokale Vorschriften, Bankgeschäfte und Verwaltungsprozesse effizient zu bewältigen.
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung in einem professionellen oder unternehmerischen Umfeld
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 (Word, Excel, SharePoint, Teams) und Dokumentenmanagement-Tools
- Muttersprachliche oder C1-Niveau Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift)
- Mindestens B2-Niveau Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten Nachgewiesene Erfahrung in der Erstellung von Geschäftsdokumenten, Verträgen und Sitzungsprotokollen.
- Sicherer Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
- Erfahrung mit finanziellen oder rechtlichen Verwaltungsprozessen in Deutschland
- Vorkenntnisse in der Unterstützung multinationaler Teams von Vorteil
- Grundkenntnisse in der IT-Beschaffung und -Einrichtung (z. B. Laptops, Softwarelizenzen)
Noveria Energie GmbH ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und qualifizierte Bewerber unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Staatsangehörigkeit, Behinderung oder Veteranenstatus einstellt.
Noveria Energy und Bluestar Energy Capital akzeptieren keine unaufgeforderten Lebensläufe von externen Personalvermittlern. Wenn Sie daran interessiert sind, bei uns zu arbeiten, während externe Personalvermittler beauftragt sind, senden Sie Ihre Informationen bitte an [email protected].
Who We Are
Noveria Energie GmbH has been developing a portfolio of large-scale battery energy storage (BESS) facilities in Germany since 2023. We are convinced that a successful energy transition is not possible without BESS. We focus on engaging local communities, landowners and municipalities at an early stage and combine deep industry expertise, a lean and efficient structure and strong financial backing to deliver BESS effectively. Noveria is based in Baden-Württemberg, Germany with support from the office in Dublin, Ireland. Noveria is a portfolio company of Bluestar Energy Capital (Bluestar) who are providing the development funding for Noveria as the business scales.
Bluestar is a global leader in providing project development capital for renewable energy, with a mission to become one of the largest investors in storage, wind, and solar development globally. Headquartered in Chicago, USA, Bluestar brings institutional scale, deep expertise, and a commitment to empowering local teams. Owned by a management team with an extensive global track record in wind, solar, and storage, we bring both institutional scale and an owner’s attention to detail to managing project and market risk. We are patient, creative, and invest at the scale needed to drive the energy transition.
About the Role
The Administrative Assistant will be at the center of a growing business, collaborating with various teams, organizing key processes, and making sure nothing falls through the cracks. Your work will help our team move quickly and efficiently as we develop and deliver BESS projects across Germany. You’ll be part of a collaborative, international team where your organizational skills and attention to detail will have a direct impact on our ability to grow and succeed.
- Support setup of new entities, liaising with internal teams and external notaries, ensuring accurate documentation.
- Prepare and maintain official company documents, meeting minutes, and compliance filings.
- Manage NDA contract administration, including liaising with legal counsel and internal stakeholders.
- Support invoicing and financial administration through review and upload invoices into a third-party accounting system.
- Assist our international team with banking processes, including opening accounts, providing user access, and liaising with financial teams
- Open incoming post, scan and route paper invoices, upload documents to SharePoint, and maintain organized digital and hard-copy records.
- Regularly update the Noveria organizational chart
- Support procurement and setup of IT equipment, including laptops and warranty management for new hires
- Provide general office administrative support as needed – Note: Noveria works out of a shared office where desks, printers, coffee, water, cleaning etc. are taken care of
- Liaise with internal teams and external partners, ensuring timely completion of administrative processes in German and English.
- Coordination and booking of accommodations, meeting rooms, and internal team events, considering calendar availability, travel needs, and organizational requirements.
- Taking care of the onboarding process for new employees including setting up a timetable, organizing accounts for all programs and tools
The position will be onsite at our Freiburg office, three days per week from 09:00 – 13:00.
About You
You are an experienced administrative professional with strong attention to detail, excellent organizational skills, and proficiency in both German and English to navigate local regulations, banking, and administrative processes efficiently.
- At least 5+ years of prior administrative experience in a professional or corporate setting
- Proficiency with Microsoft 365 (Word, Excel, SharePoint, Teams) and document management tools
- Native or C1-level German proficiency (spoken and written)
- Minimum B2-level English proficiency (spoken and written)
- Strong organizational skills with ability to manage multiple tasks simultaneously.
- Proven experience preparing business documents, contracts, and meeting minutes.
- Comfort with handling sensitive and confidential information
- Experience with financial or legal administrative processes in Germany
- Prior experience supporting multinational teams preferred
- Basic IT procurement and setup knowledge (e.g., laptops, software licenses)
Noveria Energie GmbH is an Equal Opportunity Employer that recruits and hires qualified candidates without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, age, national origin, ancestry, citizenship, disability, or veteran status.
Noveria Energy and Bluestar Energy Capital do not accept unsolicited resumes from third party recruiters. If you are interested in working with us when external recruiters are engaged, please send your information to [email protected]