Facilities Coordinator / Coordonnateur ou coordonnatrice des installations

Corporate Ottawa, Ontario


Description

Position Overview:

The Facilities Coordinator will primarily be accountable for the maintenance and upkeep of each assigned Millennium1 Solutions facility in Ottawa, Ontario and Montreal, Quebec (Robertson Road, Ottawa and remote Support of 5440 Decarrie in Montreal).  They will also be responsible for the allocation of space assignment, the organization of individual workstations and maintaining an accurate inventory of furniture and office equipment.  Additionally, they will be responsible for tracking and reporting expenditure trends and ensuring the protocols related to physical security access are met at all times.

Responsibilities:

  • Assists with repair, planning, design and allocation of space. Implementation construction and/or renovations as required while ensuring all facilities systems are fully operational and in line with corporate regulatory requirements.
  • Assists with planning and coordination activities of all office and workstation relocations while ensuring all furniture set up, construction and detailing is completed as scheduled.
  • Maintains a wide range of relationships with key suppliers, vendors and internal business partners.
  • Verifies all activity performed by suppliers and associated pricing matches agreed upon contracts.
  • Acts as the primary liaison with vendors and landlords/property management to ensure services provided are as expected.
  • Partners with the strategic sourcing team to source and select appropriate vendors.
  • Ensures service desk requests are actioned in a timely, efficient manner, including meeting room set up, facilities maintenance, temperature adjustments, light bulb changes, coffee station re-stocking and office equipment maintenance.
  • Is available to respond to emergency situations, after hours, as required.
  • Assists with administration and maintenance of the corporate security program, which includes activities such as adding or deleting employees from the system, updating access cards, generating reports, managing the visitor log, completing audits and investigations when necessary. Acts as the liaison with applicable facility management team regarding employees’ access card profiles, and any issues that may arise.
  • Administers the key control system in support of physical security of the organization.
  • Assists with preparing annual budgets and manages against those budgets including regular reporting and monthly statistics.
  • Ensures clear communication and facilitates employees’ ability to participate in the recycling program.
  • Assists with developing, updating and communicating relevant policies and procedures ensuring alignment with corporate facilities standards.
  • Assists with deployment of corrective actions required as identified by the Joint Health and Safety Committee.
  • Monitors new and revised legislation to ensure compliance and remain current with the latest safety requirements. Coordinates activity pertaining to ergonomics and environmental initiatives.
  • Other duties as assigned.

Requirements:

  • Post secondary education or an acceptable combination of education and experience.
  • Minimum 2 years in Facilities Coordination in a medium to large sized office environment.
  • Direct experience managing and orchestrating office moves of large groups of staff members an asset.
  • Broad knowledge of voice, data and electrical instillations is required.
  • Knowledge of furniture and building terminology is required.
  • Experience in efficiency of floor planning, project planning and software applications an asset.
  • Previous experience and/or completion of Occupational Health and Safety courses an asset.
  • Knowledge of relevant regulations, codes and legislative requirements an asset.
  • Experience in being part of working committees an asset.
  • Direct experience in administering a facilities budget required.
  • Exceptional skills utilizing Microsoft Office an asset.
  • Demonstrated ability to take proactive initiative and work independently an asset.
  • Exceptional organizational skills and detail orientation required.
  • Ability to lift and move smaller items, up to 50 to 60 Lbs.
  • PERC (Government reliability) clearance will be required.
  • Ability to travel to Montreal location at least once every two months (or more often if required) for maintenance trips.
  • French proficiency is preferred.     

Millennium1 Solutions is an equal opportunity employer and welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Aperçu du poste :

Le coordonnateur ou la coordonnatrice des installations sera principalement responsable de la maintenance et de l’entretien de chaque installation de Millennium1 Solutions à Ottawa, Ontario et à Montréal, Québec, qui lui est confiée.  La personne retenue sera également responsable de l’affectation des locaux, de l’organisation des postes de travail individuels et du maintien d’un inventaire exact du mobilier et du matériel de bureau.  De plus, cette personne sera responsable du suivi et de la préparation de rapports sur les tendances en matière de dépenses et de s’assurer que les protocoles de sécurité physique sont respectés en tout temps.

Responsabilités :

  • Faciliter la réparation, la planification, la conception et l’affectation des locaux. Mettre en œuvre la construction ou les rénovations requises, tout en s’assurant que tous les systèmes des installations sont complètement opérationnels et harmonisés avec les exigences réglementaires de l’entreprise.
  • Aider aux activités de planification et de coordination lors de tous les déménagements de bureaux et de postes de travail, en s’assurant que tous les meubles sont installés et que la construction et l’esthétique sont réalisées dans le respect des échéanciers.
  • Maintenir un large éventail de relations avec les fournisseurs et vendeurs clés et avec les associés commerciaux internes.
  • Vérifier que toutes les activités effectuées par les fournisseurs et les prix associés correspondent aux contrats convenus.
  • Agir comme principal agent de liaison avec les fournisseurs et les locateurs ou gestionnaires de biens immobiliers pour s’assurer que les services fournis sont conformes aux attentes.
  • Travailler en partenariat avec l’équipe de sourçage stratégique pour trouver et sélectionner les fournisseurs appropriés.
  • S’assurer que les demandes présentées au bureau de service sont traitées rapidement et efficacement, y compris l’aménagement des salles de réunion, l’entretien des installations, les ajustements de température, les changements d’ampoules, le réapprovisionnement des postes de café et l’entretien du matériel de bureau.
  • Être disponible pour répondre aux situations d’urgence, après les heures de bureau, selon les besoins.
  • Aider à l’administration et au maintien du programme de sécurité de l’entreprise, ce qui comprend des activités telles que l’ajout ou la suppression d’employés dans le système, la mise à jour des cartes d’accès, la production de rapports, la gestion du registre des visiteurs, ainsi que la réalisation de vérifications et d’enquêtes au besoin. Agir à titre d’agent de liaison avec l’équipe de gestion des installations concernée en ce qui concerne les profils des cartes d’accès des employés et tout problème qui pourrait survenir.
  • Administrer le système de contrôle des clés à l’appui de la sécurité physique de l’organisation.
  • Aider lors de la préparation des budgets annuels et gérer en fonction de ces budgets, y compris les rapports réguliers et les statistiques mensuelles.
  • Assurer une communication claire et faciliter la capacité des employés à participer au programme de recyclage.
  • Participer à l’élaboration, à la mise à jour et à la communication des politiques et des procédures pertinentes en assurant l’harmonisation avec les normes de l’entreprise en matière d’installations.
  • Aider au déploiement des mesures correctives requises identifiées par le comité mixte sur la santé et la sécurité.
  • Surveiller les dispositions législatives nouvelles et révisées afin d’assurer la conformité et de rester à jour avec les dernières exigences en matière de sécurité. Coordonner les activités relatives aux initiatives en matière d’ergonomie et d’environnement.
  • Réaliser les autres tâches qui lui sont confiées.

Exigences :

  • Études postsecondaires ou combinaison appropriée d’éducation et d’expérience.
  • Minimum de 2 ans d’expérience de travail en coordination des installations, dans un environnement de bureau de moyenne à grande taille.
  • Une expérience directe de la gestion et de l’orchestration des déménagements de groupes importants d’employés est un atout.
  • Une vaste connaissance des installations vocales, de données et électriques est requise.
  • Une connaissance de la terminologie des meubles et des bâtiments est requise.
  • L’expérience en matière d’efficacité de la planification des étages, de la planification des projets et des applications logicielles est un atout.
  • Une expérience antérieure en matière de santé et sécurité au travail ou des cours dans ce domaine sont un atout.
  • La connaissance des règlements, des codes et des exigences législatives pertinents est un atout.
  • L’expérience de la participation à des comités de travail est un atout.
  • Une expérience directe dans l’administration d’un budget d’installations est requise.
  • Des compétences exceptionnelles dans l’utilisation de Microsoft Office sont un atout.
  • La capacité avérée à prendre des initiatives proactives et à travailler de façon autonome est un atout.
  • Un sens exceptionnel de l’organisation et une orientation vers les détails sont requis.
  • Capacité de soulever et de déplacer des articles plus petits, jusqu’à 50 à 60 lb.
  • Une attestation de sécurité PERC (fiabilité du gouvernement) sera requise.
  • Capacité à se rendre à Montréal au moins une fois tous les deux mois (ou plus souvent si nécessaire) pour des voyages d’entretien.
  • Une maîtrise du français est préférable.

Millennium1 Solutions est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements sont offerts sur demande aux candidats à toutes les étapes du processus de sélection.