Coordonnateur ou coordonnatrice des installations / Facilities Coordinator

Corporate Edmundston, New Brunswick


Description

Pourquoi travailler pour nous?

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Aperçu du poste :

Le coordonnateur des installations sera responsable des travaux d’entretien et de la fonctionnalité de l’installation, y compris les espaces, l’organisation des postes de travail, l’entretien de l’installation de façon professionnelle et à respecter l’environnement, ainsi que l’inventaire du mobilier et du matériel de bureau. Le titulaire de ce poste doit également garantir la conformité à la cote de fiabilité et au protocole en matière de sécurité d’accès.

Responsabilités :

  • Responsable de contribuer aux réparations, à l’exécution des constructions ou des rénovations requises en raison de l’agrandissement ou de la réorganisation de l’installation
  • S’assurer que tous les systèmes des installations sont entièrement fonctionnels et conformes aux exigences réglementaires de l’entreprise
  • Aider à la planification et à la coordination de tous les déménagements de bureaux et de postes de travail, en s’assurant que le mobilier est installé et que la construction et les travaux de finition sont réalisés.
  • Gérer et maintenir un large éventail de relations avec les principaux fournisseurs et s’assurer que le rendement est conforme aux spécifications du contrat
  • Assurer la liaison et travailler avec les fournisseurs et les propriétaires/gestionnaires immobiliers pour s’assurer que les services sont fournis comme prévu
  • Gérer les activités des fournisseurs internes
  • S’assurer que les demandes présentées au bureau de service sont traitées rapidement et efficacement, y compris notamment l’aménagement des salles de réunion, l’entretien des installations, les ajustements de température, les changements d’ampoules, le réapprovisionnement des postes de café et l’entretien du matériel de bureau
  • Être disponible pour répondre aux situations d’urgence survenant après les heures ouvrables
  • Assurer une communication claire et faciliter la capacité des employés à participer au programme de recyclage
  • Communiquer les politiques et procédures pertinentes; assurer la conformité avec les normes des installations de l’entreprise
  • Participer aux activités du comité de santé et de sécurité
  • Assurer le respect des exigences de base du bâtiment
  • Coordonner les activités relatives aux initiatives en matière d’ergonomie et d’environnement
  • Suivi et production de rapports sur les tendances en matière de dépenses
  • Réaliser d’autres tâches au besoin.

Exigences :

  • Minimum de 2 ans d’expérience de travail en coordination des installations, dans un environnement de bureau de moyenne à grande taille.
  • Capacité à effectuer les déménagements de bureau pour les membres du personnel
  • Connaissance de la terminologie des meubles et d’équipements électriques de bâtiment
  • Formations sur la santé et la sécurité au travail, un atout
  • Connaissance des règlements, des codes et des exigences législatives en matière de bâtiment
  • Connaissance pratique de Microsoft Office
  • Capacité avérée à anticiper et à travailler de manière autonome.
  • Doté d’excellentes compétences organisationnelles et axé sur les détails.
  • Capacité de soulever des charges de jusqu’à 50 lb
  • Disposition à obtenir la cote de fiabilité de niveau Protégé B après l’embauche, obligatoire
  • ponctuels supplémentaires vers d’autres sites sont nécessaires.
  • Une maîtrise du français est préférable.                 

Millennium1 Solutions applique une politique d’égalité en matière d’emploi. À ce titre, nous encourageons les personnes handicapées à postuler. Des accommodements sont offerts sur demande aux candidats à toutes les étapes du processus de sélection.


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What’s in It for You?

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Position Overview:

The Facilities Coordinator will be responsible for the well maintenance and functionality of the facility to included space, organization of workstations, maintaining the facility in a clean and professional manner as well as inventory of furniture and office equipment. This role also ensures adherence to reliability status clearance and security access protocol.

Responsibilities:

  • Responsible for assisting with repair, implementation of required construction and/or renovations due to expansion or reorganization
  • Ensure all facilities systems are fully operational and in line with corporate regulatory requirements
  • Assist with planning and coordinating of all office and workstation relocations, ensuring all furniture set up, construction and detailing is completed
  • Manage and maintain a wide range of relationships with key suppliers and ensure performance is in line to the contractual specifications
  • Liaise and work with vendors and landlords/property management to ensure services are being provided as expected
  • Manage inside vendor activities
  • Ensure service desk requests are attended to in a timely, efficient manner which may include, meeting room set up, facilities maintenance, temperature adjustments, light bulb changes, coffee station re-stocking and office equipment maintenance
  • Be available to respond to after hour emergency situations
  • Ensure clear communication and facilitate employees’ ability to participate in the recycling program
  • Communicate relevant policies and procedures; ensuring alignment with corporate facilities standards
  • Assist with the Health and Safety committee
  • Ensure building standard requirements are met
  • Coordinate activity pertaining to ergonomics and environmental initiatives
  • Tracking and reporting of expenditure trends
  • Other duties as required.

Requirements:

  • Minimum 2 years in Facilities coordination in a medium to large sized office environment.
  • Ability to perform  office moves of staff members
  • Must have knowledge of furniture and electrical building terminology
  • Occupational health and safety courses – an asset
  • Knowledge of relevant regulations, codes and legislative building requirements
  • Working  knowledge of Microsoft Office
  • Ability to demonstrate proactive initiative and work independently.
  • Must have good organizational skills and be detail oriented.
  • Ability to lift up to 50 lbs
  • Willingness to  complete and obtain the Protected B Reliability Status post hiring is mandatory
  • French proficiency is preferred.

Millennium1 Solutions is an equal opportunity employer and welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
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