Réceptionniste

Backoffice & Admin Montreal, Canada


Description

Aperçu du poste :

Servir les visiteurs en les accueillant et en les orientant de façon appropriée, avertir le personnel de la compagnie de l’arrivée des visiteurs assurer la sécurité et maintenir le système de télécommunication.  Offrir un appui au gestionnaire des installations.

Responsabilités :

  • Accueillir les visiteurs ou prendre leurs appels, en répondant aux demandes ou en les acheminant.
  • Diriger les visiteurs en maintenant les répertoires des employés et des départements et en donnant des instructions.
  • Veiller à la sécurité en suivant les procédures, en tenant le registre des visiteurs et en remettant des badges de visiteur.
  • Travailler en partenariat avec la compagnie de télécommunications pour assurer des mises à jour continues et des modifications dans les télécommunications.
  • Établir la continuité entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les mesures prises, les irrégularités et les besoins récurrents.
  • Maintenir l’aire de réception sécurisée et propre en respectant les procédures et les règlements.
  • Au besoin, fournir un soutien administratif à l’équipe de direction du centre de contact.
  • Expédier les colis et les enveloppes par service de messagerie et assurer une livraison en temps opportun au besoin.
  • Recevoir les colis par service de messagerie et les transférer au personnel concerné. Ouvrir, trier et livrer le courrier reçu.
  • Gérer la création des nouveaux badges et le remplissage des formulaires. Contrôler les accès par badge (ajout, modification, retrait) incluant la délivrance des badges temporaires et les badges de visiteur. Veiller aux approvisionnements relatifs aux badges.
  • S’occuper des réservations des salles de conférence et de réunion en plus de s'assurer qu’elles sont en bon état.
  • Apporter son aide à la coordination des besoins de l’installation avec les vendeurs/fournisseurs au besoin (conciergerie, fuites, déneigement, etc.).
  • Établir et mettre à jour les fichiers et les dossiers confidentiels et partiellement confidentiels.
  • Coordonner et mettre à jour les registres d’utilisation des casiers.
  • Réaliser d'autres tâches au besoin.

Exigence :

  • Au moins deux ans d’expérience comme réceptionniste
  • Le bilinguisme (français et anglais) constitue un atout.
  • Une bonne compréhension de lecture
  • Une capacité d’analyser les données et de prendre des décisions éclairées
  • Une connaissance pratique des logiciels Word et Excel
  • Une aptitude à travailler de façon autonome et sous pression constante
  • Être une personne très motivée et proactive
  • Une capacité à communiquer efficacement et à faire preuve de discrétion et de bon jugement, ainsi qu’à respecter l’obligation de confidentialité
  • Une aptitude à organiser les tâches et à établir les priorités
  • Avoir l'esprit d’équipe et capacité à travailler avec les membres de tous les paliers de l'organisation

Millennium 1 Solutions est un employeur respectueux de l'équité.


Position Overview:

Serves visitors by greeting, welcoming, and directing them appropriately; notifies company personnel of visitor arrival; maintains security and telecommunications system. Provide support to the Facilities Manager.

Responsibilities:

  • Welcomes visitors by greeting them, in person or on the telephone; answering or referring inquiries.
  • Directs visitors by maintaining employee and department directories; giving instructions.
  • Maintains security by following procedures; monitoring logbook; issuing visitor badges.
  • Work in partnership with Telecom to ensure ongoing updates to telecommunication changes
  • Maintains continuity among work teams by documenting and communicating actions, irregularities, and continuing needs.
  • Maintains safe and clean reception area by complying with procedures, rules, and regulations.
  • As the need arises provide administrative support to Contact Centre management team.
  • Expedites courier packages/envelopes and verifies timely delivery as required.
  • Receives courier packages and forwards to appropriate personnel. Open, sort and deliver Incoming mail.
  • Administrate new badge creation and form completions. Manage add, changes and removals to badge access including issuing temporary and visitor badge access. Maintain appropriate badge related supplies inventory.
  • Arranges booking of conference and meeting rooms in addition to ensuring that rooms are in proper working order.
  • Assist in coordinating facility needs with vendors/suppliers as required (janitorial care, leakage, snow clearing etc.)
  • Establishes and maintains semi-confidential and confidential files and records
  • Coordinate and maintain records of locker usage.
  • Performs other duties as required.

Requirements:

  • Minimum of 2 years of receptionist experience
  • Bilingual in French and English is an asset
  • Good reading comprehension
  • Ability to analyze data and make informed decisions
  • Working knowledge of Excel, Word
  • Ability to work independently and under constant pressure
  • Highly motivated, and pro-active
  • Ability to communicate effectively, to exercise discretion and confidentiality & demonstrate good judgment.
  • Ability to organize tasks and set priorities
  • Ability to participate as a team player and work with all levels within the organization

Millennium 1 Solutions is an equal opportunity employer.