Description

• be responsible for drafting a high volume of detailed minutes of board and shareholder meetings from hand written notes and/or meeting recordings and ensuring that all matters arising from such meetings are appropriately captured;
• ensure that junior team members draft minutes of their clients to a meticulous standard, monitor their performance, provide supervision, mentoring, training and guidance in relation to production of minutes from audio recordings and hand written notes;
• perform other administrative and corporate secretarial tasks, such as, coordinating, scheduling and attending board meetings telephonically, ensuring the efficient collation, preparation of distribution of board papers, draft minutes and resolutions;
• may also be asked to coordinate statutory and regulatory filings, electronically maintain statutory books and records;
• candidate must work well within a local and global team environment and be committed to meeting team and client deliverables, which may occasionally require overtime and weekends;
• proactive and attentive relationship management;
• attending to a broad range and high volume of daily global team and client requests often within tight timeframes;
• overseeing daily operations with a view to maintaining workflow and applying high corporate governance standards in all areas.

• University or college degree;
• previous minute drafting experience, or 2-3 years of experience with corporate/law structures is a must;
• must be able to work independently, thrive at multi-tasking and have strong problem solving, quantitative and analytical skills ; Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Outlook are a must;
• knowledge of international corporate structures, investment funds, other offshore vehicles and Irish regulatory landscape are beneficial;
• If an otherwise suitable candidate does not meet the above requirements then a commitment to undertake a course to gain such a Chartered Secretary qualification may be required. The interview process may include a test to assess writing skills.

• rédiger un grand nombre de procès-verbaux détaillés des réunions du conseil d’administration et des actionnaires à partir de notes manuscrites et d’enregistrements de réunions, et vous assurer que toutes les questions découlant de ces réunions sont consignées de façon appropriée;
• veiller à ce que les membres débutants de l’équipe rédigent les procès-verbaux de leurs clients selon des normes méticuleuses, surveiller leur rendement, assurer la supervision, offrir le mentorat, la formation et les conseils nécessaires liés à la production de procès-verbaux à partir d’enregistrements audio et de notes manuscrites;
• effectuer d’autres tâches administratives et de secrétariat d’entreprise, telles que la coordination et la programmation des réunions du conseil d’administration et la participation par téléphone à celles-ci, en veillant à l’efficacité de la collecte, de la préparation et de la distribution des documents du conseil d’administration, des ébauches de procès-verbaux et des résolutions;
• peut également être invité à coordonner les dépôts statutaires et réglementaires, et à tenir les livres et registres obligatoires sous format électronique;
• le candidat doit bien travailler au sein d’une équipe locale et mondiale et s’engager à répondre aux attentes de l’équipe et du client, ce qui peut occasionnellement nécessiter de faire des heures supplémentaires et de travailler les fins de semaine;
• exercer une gestion proactive et attentive des relations;
• répondre à un large éventail et à un volume élevé de demandes quotidiennes de l’équipe mondiale et des clients, souvent dans des délais serrés;
• superviser les opérations quotidiennes en vue de maintenir le flux de travail et d’appliquer des normes élevées de gouvernance d’entreprise dans tous les domaines.

• un diplôme universitaire ou collégial;
• une expérience en rédaction de procès-verbaux ou 2 à 3 ans d’expérience au sein d’une grande entreprise ou d’un service juridique est indispensable;
• doit être en mesure de travailler de manière autonome, de s’épanouir dans l’accomplissement de tâches multiples et d’avoir de solides compétences quantitatives et analytiques en matière de résolution de problèmes; il est indispensable pour le candidat d’avoir des connaissances de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Une connaissance des structures d’entreprises internationales, des fonds d’investissement et d’autres véhicules extraterritoriaux, ainsi que du paysage réglementaire de l’Irlande est utile;
• Si un candidat qui a autrement toutes les qualifications requises ne satisfait pas aux exigences ci-dessus, un engagement à suivre un cours pour obtenir une telle qualification de secrétaire agréé peut être requis. Le processus d’entrevue peut comprendre un test pour évaluer les compétences de rédaction.