Description

Position: Administrator – Board Support Services 

Location: Montreal, Canada 

About Us 

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world’s largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations. 

Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide. 

What’s it like to work here? 

We are driven to excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.  

The Opportunity 

We are looking for an accomplished Administrator to join our Corporate Secretarial team as part of our financial services business in Montreal. 

Consistently recognised as one of Montreal’s Top Employers, the Maples Group established our operations in the central downtown area in 2009. Our Montreal office exemplifies our culturally rich and entrepreneurial organisation, with over 300 colleagues from 50 countries collaborating to deliver best-in-class solutions to clients worldwide. As part of our Montreal team you will: 

• The coordination and scheduling of Board, Committee and Shareholder meetings  

• Drafting agendas for meetings and ensuring efficient preparation and distribution of board packs in a timely and accurate manner  

• following up on outstanding action points  

• maintaining accurate client related records 

• Assisting corporate secretarial professionals to ensure client portfolios are compliant with internal policies and procedures 

• Generate invoices, respond to queries from clients and service providers 

• Act as a channel of communication for the directors and client companies 

What You Bring 

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following: 

• Strong ability to complete tasks while under pressure, in accordance with procedures and instructions to set deadlines 

• Will be proficient in all MSOffice and Microsoft applications 

• Must be able to work on their own initiative or as part of a team 

• Excellent organisational and planning skills with strong attention to detail 

• Excellent written and oral communication skills 

• Be able to deal with people at various levels inside and outside the organisation. 

• Excellent command of the English language is a requirement for the role 

• It is a strong preference that the successful candidate will be a college graduate 

• Previous experience within the investment funds industry would be an advantage. 

You can learn more about the Maples Group on our corporate website. Experience our culture and our people on our Careers Page or on LinkedIn. 

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice at maples.com/privacy for details on how we handle personal information relating to job applicants. 

“Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based in the Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will take a number of factors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made.” 

Poste : Administrateur, services de soutien au conseil d’administration 

Lieu : Montréal, Canada 

À propos de nous 

Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, sociétés de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde. 

Nos équipes financières et juridiques, qui travaillent côte à côte, fournissent constamment des services primés à une clientèle mondiale, offrant ainsi des possibilités d’apprentissage et de carrière inégalées à nos 2 500 collègues dans le monde. 

Milieu de travail 

Nous sommes déterminés à exceller et la collaboration est la clé de notre réussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive crée un environnement où les gens peuvent être eux-mêmes au travail, tout en donnant le meilleur d’eux-mêmes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d’une équipe mondiale.  

 L’occasion 

Nous recherchons un administrateur accompli pour se joindre à notre équipe secrétariat d’entreprise au sein de notre activité de services financiers à Montréal. 

Constamment reconnu comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, le Groupe Maples a établi ses activités dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montréal illustre bien la richesse culturelle et l’esprit d’entreprise de notre organisation, avec plus de 300 collègues de 50 pays qui collaborent pour fournir des solutions de premier ordre à des clients du monde entier. En tant que membre de notre équipe de Montréal, vous devrez: 

• coordonner et planifier des réunions du conseil d’administration, des comités et des actionnaires;  

• rédiger les ordres du jour des réunions et veiller à la préparation et à la distribution efficaces des dossiers du conseil d’administration en temps opportun et avec précision;  

• assurer le suivi des points d’action en suspens;  

• tenir des dossiers précis sur les clients; 

• aider les professionnels du secrétariat d’entreprise à s’assurer que les portefeuilles des clients sont conformes aux politiques et aux procédures internes; 

• générer des factures et répondre aux questions des clients et des fournisseurs de services; 

• servir de canal de communication pour les directeurs et les sociétés clientes. 

Votre contribution 

En plus d’une autonomie et de normes en matière d’éthique incontestablement élevées, le candidat idéal possédera les caractéristiques suivantes: 

• grande capacité à accomplir des tâches sous pression, conformément aux procédures et aux instructions, dans le respect des délais impartis; 

• maîtrise de toutes les applications Microsoft et de la suite Microsoft Office; 

• capacité à travailler de sa propre initiative ou au sein d’une équipe; 

• excellentes compétences en matière d’organisation et de planification et grand souci du détail; 

• excellentes compétences en communication, à l’oral et à l’écrit; 

• capacité à travailler avec des gens de différents échelons qui travaillent au sein de l’organisation ou à l’extérieur de celle-ci; 

• une excellente maîtrise de l’anglais est essentielle pour ce rôle; 

• il est fortement recommandé que le candidat soit titulaire d’un diplôme universitaire; 

• de l’expérience dans le secteur des fonds de placement serait un atout. 

Vous pouvez en savoir plus sur le Groupe Maples sur notre site Web d’entreprise. Découvrez notre culture et notre équipe sur notre page Carrières ou sur LinkedIn. 

Clause de non-responsabilité : tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilisés uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée des demandeurs d’emploi à l’adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la manière dont nous gérons leurs renseignements personnels. 

"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste à effectuer diverses vérifications des antécédents de tous les candidats à qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. À l'exception des postes basés en République d'Irlande, les vérifications des antécédents comprendront une vérification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retirée. Le Groupe Maples prendra toutes les décisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passée. Vous aurez la possibilité de discuter avec nous avant qu'une décision ne soit prise. De plus amples détails vous seront fournis au moment où une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."