Responsable de l'équipe administrative missions

Services Administratifs : Administrative Paris, France
Contract Type: CDI


Description

Position at Lee Hecht Harrison (France)

Rattaché-e à la Direction de l’excellence opérationnelle, vous êtes responsable de l’équipe assistant.e.s et chargé.es de projet dédiée à l’organisation et au déploiement des moyens administratifs/ logistiques nécessaires pour le suivi de nos missions en Conseil RH ou en transition de carrière.

Plus particulièrement, votre équipe sera chargée de :

  • préparer les informations utiles au lancement et au suivi des projets (commissions de suivi, réunions clients..)
  • vérifier l’intégrité et la complétude des dossiers administratifs / données saisis dans les outils de reporting
  • organiser les réunions internes pour le bon déroulement et suivi des projets. 

 

Vos missions principales seront de développer la flexibilité et l’expertise de cette équipe qui gère des flux d’activité très variables et de piloter sa productivité de façon efficiente.

Dans le respect des valeurs du Groupe, vous serez plus précisément en charge de :

  • Manager les activités en lien avec les besoins des directeurs / chefs de projet (structuration des process et méthodes de travail, optimisation des outils, organisation et planification), 
  • Garantir la mise en œuvre des prestations proposées tant en termes de qualité que de réactivité et de tenue des délais pour nos clients, 
  • Collaborer étroitement avec les directeurs / chefs de projet : qualification des demandes, mise en place du service, suivi et gestion des incidents éventuels, compte rendu / debriefing),
  • Vérifier la qualité de nos services et être garant de de l’amélioration continue du service,
  • Faire évoluer l’organisation sous forme de services mutualisés afin d’optimiser les ressources,
  • Adapter les services de l’équipe dans le cadre de projets internationaux,
  • Recruter, former et manager les assistant.e.s et chargé.es de projet et être garant de la qualité de leur discours et de leur bonne posture. 

 

Vous justifiez d'une expérience significative en management d’équipe idéalement acquise en centre de ressources mutualisées / partagées dans une société de service. Vous avez également une expérience des enjeux liés à l’organisation et à l’administration d’activités de formations et de développement des talents. Une bonne capacité à organiser, manager les équipes et « processer » est indispensable.

 

La capacité à travailler en mode matriciel avec les équipes de pilotage de projet et les autres équipes internes contribuant à la réalisation des missions d’accompagnement est impérative.

 

En tant que manager de proximité, vous savez comment fédérer et motiver vos collaborateurs.

 

Intelligence relationnelle, écoute, sens du service, orientation client, bonne gestion des urgences et des imprévus, agilité et culture de la performance vous permettront de rapidement vous intégrer et prendre la dimension du poste.

 

Vous devez faire preuve d’une excellente communication écrite comme oral avec votre équipe et les membres des autres équipes. Anglais professionnel.

 

Ce poste est à pouvoir dès que possible et est rattaché au site de La Défense.