Office Management Intern
Beschreibung
Az Office Management gyakornok a vállalat irodájának elsődleges kapcsolattartója, aki professzionális és udvarias módon fogadja a vendégeket, partnereket és munkavállalókat, támogatja az irodai eseményeket, valamint biztosítja az adminisztratív folyamatok zökkenőmentes működését magyar és angol nyelven egyaránt.
Miért válassz minket?
- Fiatalos, lendületes csapatban fogsz dolgozni
- Rugalmas munkaidő
- Biztos, hosszútávú munkalehetőség
- Szakmai gyakorlati időd igazolásában tudunk segítséget nyújtani
- Szakmai támogatás szakdolgozat elkészítéséhez
- Fizetett szabadnapok, versenyképes diákbér, Cafeteria és egyéb juttatások a gyakornokaink számára
Feladataid:
Vendégfogadás és kommunikáció
- Vendégek, partnerek és beszállítók fogadása, regisztrálása és irányítása magyarul és angolul
- Kiemelt figyelem, információnyújtás és útbaigazítás a központból érkező látogatók számára
- Vendégbelépés kezelése, belépőkártyák kiadása, begyűjtése és nyomon követése
- Látogatói és eseményregisztrációs naplók vezetése
- Kapcsolattartás az épület recepciójával, elsődleges kapcsolattartóként
Telefonos és elektronikus kommunikáció
- Beérkező e-mailek fogadása és professzionális kezelése, továbbítása magyarul és angolul
- Üzenetek és információk továbbítása az érintett kollégák felé
- Általános információk nyújtása a vállalat működéséről és elérhetőségeiről
Tárgyalók és közös helyiségek kezelése
- Tárgyalók foglalása és előkészítése, technikai eszközök ellenőrzése, szükség esetén támogatás biztosítása
- Rendezvények, megbeszélések és tréningek vendéglátásának, cateringjének szervezése
- Közös helyiségek folyamatos felügyelete és rendben tartása
Rendezvények támogatása
- Helyi rendezvények és események előkészítése, lebonyolítása és utókövetése
- Résztvevők üdvözlése, irányítása és információval való ellátása magyarul és angolul
- Rendezvényekhez kapcsolódó adminisztráció és visszajelzések gyűjtése
Új munkatársak támogatása
- Beilleszkedési folyamat támogatása: üdvözlő csomagok előkészítése, tájékoztatás, belépőkártyák kiadása
- Az iroda bemutatása és alapvető információk nyújtása
Adminisztratív és általános irodai feladatok
- Dokumentumok kezelése, nyomtatás, szkennelés, postázás, beérkező szállítási visszaigazolások ellenőrzése, számlák feldolgozása
- Kisebb beszerzések intézése, irodaszerek készletének nyilvántartása
A Profilod:
- Aktív hallgatói jogviszony és folyamatban lévő tanulmányok ( pl.vendéglátás, gazdasági vagy hasonló területen)
- Heti 30-40 óra munkavégzés vállalása, személyes jelenlét az irodában
- Recepciósként vagy hasonlói irodai/adminisztratív munkakörben szerzett tapasztalat előnyt jelent
- Magabiztos magyar nyelvtudás, valamint erős angol nyelvismeret (szóban és írásban) - napi szintű aktív használat
- Kiváló kommunikációs, szervezőkészség és problémamegoldó képesség
- Udvarias, professzionális megjelenés, ügyfélközpontú hozzáállás
- MS Office és irodai technikai eszközök magabiztos használata
- Proaktivitás, önállóság, rugalmasság
- Diszkréció, megbízhatóság, precizitás