Avis de Recrutement
 Titre du poste : Assistant(e) Administratif (tive)
 
Heifer International recherche des candidats qualifiés pour le poste d’Assistant (e) Administratif (tive) pour son bureau régional Nord en Haïti.
 
Profil de l’Organisation
Heifer International est une Organisation Internationale Non Gouvernementale à but non lucratif qui travaille en Haïti dans le domaine de l'agriculture et de l'élevage depuis vingt-cinq (25) ans. À travers ses différents projets, elle vise à assurer une meilleure condition de vie des familles haïtiennes. La mission de Heifer International est de combattre la pauvreté et la faim par le biais d’un développement communautaire durable. 

 

 
Fonction
Sous la supervision administrative de l’Administrateur (trice) des projets et chargée   des opérations au bureau régional Nord fournira un soutien administratif et logistique essentiel aux activités des projets, assurant ainsi le bon déroulement des opérations quotidiennes et la gestion efficace des ressources des différents projets.
 
Responsabilités du poste       
Assister le coordonnateur de projet et le personnel dans les tâches administratives quotidiennes.
Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les correspondances.
Organiser et maintenir les fichiers et le classement des dossiers du projet. 
Participer activement à l'organisation de réunions, d'ateliers et d'événements liés au projet. 
Assurer la logistique des déplacements et des hébergements pour le personnel et les partenaires du projet.
Gérer l'inventaire et assurer le suivi des achats de fournitures et d'équipements de bureau
Assurer les services de routine et irréguliers du bureau, des matériels et équipements, des véhicules et maintenir les registres correspondants ;  
Coordonner et/ou faciliter les arrangements de voyage, de réunions, de conférences et atelier de formation y compris transport local ; 
Collecter les documents de support administratif, tels que : factures ou reçus, pour des biens ou des services publics et/ou privés ; 
Réserver des espaces (hôtels, ou autres) pour les formations techniques 
Coordonner avec l’administrateur/ comptable les activités financières (dépôts, transferts d’argent etc.) pour les organisations de base et faire le suivi avec le chef de projet. 
Préparer et rédiger des documents administratifs tels que les procès-verbaux, compte rendu des réunions, des mémos, des lettres, etc.
Assurer la mise en forme, l'édition et la distribution des documents officiels du projet.
Maintenir un système de classement efficace et sécurisé pour les documents papier et électroniques.
Assister dans la préparation des rapports financiers et des demandes de remboursement.
Gérer les factures et les paiements sous la supervision du/de la Comptable du projet.
Gérer la petite caisse du bureau en appliquant les procédures administratives en vigueur
Suivre les dépenses administratives et tenir des registres financiers précis. 
Faciliter la communication interne et externe entre les membres de l'équipe de projet, les partenaires et les parties prenantes. 
Assister dans la coordination des activités de projet et des initiatives de sensibilisation. 
Gérer la correspondance avec les partenaires et les parties prenantes.           
 
Qualifications requises
 
Diplôme technique ou universitaire en Administration, Gestion des Affaires, Secrétariat, ou autre domaine connexe ;
Au moins 2 ans d’expérience dans une position similaire ;
Expérience de travail dans des projets financés par des bailleurs de fonds internationaux ou des ONG est un atout.
Capacité à organiser et à prioriser plusieurs tâches.
Compétences en gestion du temps et en organisation.
Excellentes compétences en communication écrite et orale.
Excellentes capacités de communication (écrite et orale) en français et anglais (compétences en espagnol souhaitable) ;
Maitrise des logiciels de bureau (Word, Excel, Internet, Outlook, Publisher, etc.) ;
Capacité à faire face aux exigences des dates limites et à travailler en équipe ;
Excellentes relations interpersonnelles ;
Disponible à résider dans la zone d’intervention du projet ;
 
Aptitudes Personnelles
 
Attention aux détails et précision.
Proactivité et capacité à travailler de manière autonome.
Esprit d'équipe et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
Flexibilité et capacité à s'adapter à des situations changeantes.
 
Durée du contrat 
 
Inderterminée
 
Lieu d’affectation  
 
Cap- Haïtien  
 
.
 Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour entrevues. 
 

Heifer Haïti est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès et il emploie des personnes sans tenir compte de leur race, ascendance, lieu d’origine, couleur, origine ethnique, langue, citoyenneté, croyance, religion, sexe, orientation sexuelle, âge, état matrimonial, handicap physique, ou capacité financière. Tout en étant sensibilisé à la question du traitement juste et équitable pour tous, Heifer Haïti se préoccupe tout particulièrement de la participation et de l’avancement des avantages dans le domaine de l’emploi : les femmes et les personnes handicapées.