Procurement Officer PHI-Honduras

Job ID 130

Accounting and Finance Honduras   Tegucigalpa, M.D.C


Description

Heifer Internacional es empleadora de igualdad de oportunidades. Todas las personas solicitantes calificadas serán consideradas para el empleo sin tomar en cuenta su raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, condición de veterano/a de guerra protegido/a, entre otras cosas, o su situación como individuo calificado con discapacidad.

FUNCIÓN
Bajo la supervisión del Gerente de Finanzas y Administración, garantiza la gestión eficaz y transparente de adquisiciones de bienes y servicios desde la validación de los proveedores hasta la recepción de los bienes y servicios, a través de la aplicación efectiva y eficiente de políticas y procedimientos administrativos y financieros establecidos por el Programa Nacional con base en las políticas globales aprobadas por Heifer International.


RASGOS ESENCIALES DE LA PERSONALIDAD:
Lider/eza motivador/a, que se esfuerza por lograr una visión compartida y el trabajo en equipo, orientado/a hacia los resultados, con experticia en dar seguimiento a procesos para cumplir con metas establecidas, pro-activo/a, curioso/a, atento/a a los detalles, meticuloso/a, respetuoso/a para los procedimientos y normas, innovador/a, excelente para escuchar y comunicar, analítico/a, tolerante al riesgo, organizado/a, socialmente sensible, convencido/a del valor del desarrollo sostenible holístico, respetuoso/a por la diversidad cultural, social y económica de las comunidades, alto sentido de la responsabilidad, honrado/a y hábil para trabajar bajo presión.

RESPONSABILIDADES & PRODUCTOS ENTREGABLES
Requisiciones de compra

  • Revisión y validación de documentacion en el modulo de procurement de Agresso de TODAS las requisiciones de compra generadas para los proyectos y Programa Nacional.
  • Realizar la verificación anti terrorista por medio del software WatchDogs
  • Revisión de contratos de compras superiores a L. 5,000.00 y por Servicios Tecnicos.
  • Visitas de verificación a proveedores conjuntamente con personal programático para evaluar la capacidad técnica y administrativa, cuyas compras asciendan a L. 100,000.00
  • Porcentaje estimado de tiempo: 40%
  • Archivo actualizado de proveedores fisico y digital (Agresso)
  • Proveedores recurrentes evaluados
  • nforme de visita a proveedores por evaluación técnica
  • Contratos revisados
Orden de compra
  • Envio de Ordenes de compra a proveedores.
  • Dar seguimiento al cierre de órdenes de compra oportunamente.
  • Porcentaje estimado de tiempo: 10%
  • Listado de Ordenes de compra generadas y remitidas a proveedores.
  • Órdenes de compra anuales cerradas al finalizar el año fiscal.
Monitoreo de pagos
  • Dar seguimiento al proceso de pagos (emision de cheques, firma, actualizacion libro bancario) a proveedores en base a la Orden de compra generada.
  • Logistica para enviar depositos a proveedores y remitir constancia de deposito a Asistentes Administrativos y Proveedores.
  • Porcentaje estimado de tiempo: 15%
  • Pagos a proveedores de acuerdo a estipulado en orden de compra
  • Notificación de depósito a proveedores enviada en tiempo a asistentes administrativos
Recepción de bienes y servicios
  • Verificar que la entrega de bienes y servicios de los contratos o convenios de compra con los proveedores se cumplan
  • Calificar y generar un historial de proveedores que cumplan con las condiciones pactadas para considerarlas como proveedores confiables
  • Porcentaje estimado de tiempo: 15%
  • Archivo digital de certificado de aceptación de bienes y servicios.
  • Procesos liquidados mensualmente en el módulo de compras
Contabilidad
  • Informar las provisiones de gasto mensualmente al área de contabilidad
  • Responsable de la depuración de las cuentas contables siguientes: 16190, 16101 y 21101.
  • Porcentaje estimado de tiempo: 10%
  • Cuentas transitorias depuradas.
  • Procesos liquidados mensualmente en módulo de compras
Planificación de Compras por proyecto
  • Anualmente definir conjuntamente con encargados de proyectos y asistentes administrativos, el plan de compras por proyecto para hacer órdenes de compra abiertas según se necesite.
  • Liderar procesos de convocatoria para elaborar órdenes de compra abierta por proyectos.
  • Porcentaje estimado de tiempo 10%
  • Planes de compras por proyecto
  • Convocatorias a proveedores para compras anuales con precios competitivos.
  • Ordenes de compra anuales abiertas por proyecto
Requisitos mínimos:
  • Profesional en el área de Ciencias Económicas: Contaduria Publica, Finanzas, Auditoría, Administración de Empresas y Economía.
  • Conocimiento y manejo de sistemas contables.
  • Experiencia minima de 3 años como encargado de compras de bienes y servicios
  • Haber laborado en organizaciones no gubernamentales(ONGs)
  • Experiencia minima de 2 años en manejo e implementación de procesos administrativos y conocimiento en manuales de procedimientos y políticas.
  • Conocimiento del Idioma Inglés (Intermedio-avanzado)
  • Manejo de Programas MS Office: Excel Avanzado, Word y PowerPoint
Requisitos preferidos:
  • Manejo de montos significables de presupuestos para adquisiciones y manejo de ERP.
  • Competencias más cruciales:
  • Alta capacidad de retener y aplicar instrucciones de su supervisor priorizando para su seguimiento a los asuntos importantes del programa nacional.
  • Discreción y confidencialidad en el manejo de la información institucional.
  • Excelentes habilidades organizacionales y comerciales o de negocios
  • Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y
  • manejo de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning)
  • Excelentes habilidades interpersonales con la capacidad de trabajar cooperativa, discreta y diplomáticamente con otros grupos de gentes de diversas culturas.
  • Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto.
  • Habilidad para atender múltiples tareas y resolver situaciones complejas
  • Capacidad analítica y atención al detalle
Funciones esenciales del puesto y exigencias físicas:
  • Buena memoria, comunicativa, capacidad de clasificar y organizar documentos, responsable, honesta, y disponibilidad a brindar tiempo adicional para dar cumplimiento a las fechas límites.
  • Realizar cálculos matemáticos y/o estadísticos; comunicación asertiva para dar seguimiento a personal de todo nivel para que los procesos fluyan adecuadamente, manteniendo estándares satisfactorios de información documental física y digital.
  • Capacidad de trabajar con información sensible y mantener la confidencialidad.