Administrador de Proyecto - Milpa for Life

Job ID 449

Program / Project Support Mexico   Mérida, Yucatán


Description

Heifer Project International es empleadora de igualdad de oportunidades. Todas las personas solicitantes calificadas serán consideradas para el empleo sin tomar en cuenta su raza, religión, color, origen nacional, género, identidad de género, orientación sexual, edad, condición de veterano/a de guerra protegido/a o su situación como individuo calificado con discapacidad.

FUNCIÓN

Bajo la supervisión de la Gerencia de Proyecto y en colaboración con la Dirección de Finanzas, la Administración del Proyecto: i) garantiza la gestión eficaz y transparente del presupuesto del proyecto a través de la aplicación efectiva y eficiente de políticas y procedimientos técnicos, administrativos y financieros establecidos por Heifer Project International y el Donante; ii) gestiona y evalúa la contabilidad bajo un sistema de riesgos y mejora continua; iii) monitorea, documenta, planifica y reporta la ejecución financiera del proyecto.

RASGOS ESENCIALES DE LA PERSONALIDAD:

La Administración de Proyecto deberá mostrar una personalidad orientada a resultados y trabajo en equipo, con alto nivel de apego a principios y valores, respeto por la diversidad cultural y étnica, tolerancia, generosidad y ayuda al prójimo. También deberá mostrar alto nivel de apego a procedimientos y lineamientos, capacidad de organización y administración del tiempo, disciplina y autogestión, comunicación eficaz, así como la habilidad para trabajar eficientemente en los tiempos establecidos por Heifer.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

RESPONSABILIDADES & PRODUCTOS ENTREGABLES

A) Administración del Proyecto, Proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios Informes, y Reportes Financieros (40%).
  • Configurar adecuadamente el proyecto en el sistema Agresso (formas completas para solicitar, de conformidad con el proyecto, LOAS, PMFIC, etc.).
  • Supervisar la contabilidad del proyecto, asegurando que los registros se realicen oportunamente y que estén alineados a los estándares de Heifer Project International.
  • Coordinar las acciones relacionadas con la seguridad de la actualización del sistema Agresso con los datos contables.
  • Coordinar y proveer supervisión oportuna al equipo del proyecto a través del soporte documental y visitas en campo, garantizando una adecuada ejecución del proyecto, con énfasis en criterios de oportunidad y eficiencia en todos los componentes administrativos y financieros.
  • Elaborar las bitácoras para el pago de proveedores, consultores, salarios, impuestos, anticipos para viajes, desembolsos a los socios locales.
  • Mantener la Información actualizada del proyecto: Inventario de activos fijos, base de datos, documentos soporte, estudios, informes de progreso, entre otros.
  • Elaborar el proceso completo de adquisición de bienes y contratación de servicios del proyecto que incluye: cotizaciones, formatos, integración de expediente del proveedor, contrato correspondiente, etc.
  • Elaborar el plan de adquisiciones y contratación de servicios del proyecto de acuerdo con el POA para compartir con la Dirección de Finanzas.
  • Monitorear las fechas de informes de acuerdo con el Contrato del donante y cumplimiento con la solicitud de Donantes de información financiera de acuerdo con requerimientos.
  • Preparar diversos informes del proyecto en: a) la ejecución del presupuesto, b) proyecciones del presupuesto, c) Informes de liquidez de los bancos y d) otros que se requieran.
  • Emitir de manera oportuna reportes financieros para la toma de decisiones tanto para la Gerencia del Proyecto como para la Dirección de Finanzas.
  • Revisar periódicamente los informes financieros de proyectos (con sus respectivos documentos soporte). Aseguramiento de la administración eficaz del presupuesto y los recursos del proyecto.
  • Gestión Efectiva del personal del proyecto (Prenómina, vacaciones, días económicos, contratos laborales, etc.).
B) Planeación y Gestión Financiera (40%)
  • Apoyar en la elaboración de herramientas de planificación financiera para asegurar disponibilidad de la información del proyecto.
  • Participar en la identificación de los recursos necesarios para el funcionamiento del proyecto.
  • Monitorear, revisar y ajustar los presupuestos de acuerdo con las necesidades operativas del proyecto.
  • Preparar y supervisar las diferentes etapas financieras relacionadas con el proyecto en el proceso de modificación.
  • Elaborar, monitorear y dar seguimiento al presupuesto y Plan Operativo Anual (POA) autorizado por el donante.
  • Llevar el correcto control del flujo de efectivo del proyecto, revisión de las cuentas de depósitos de fondo donde se administra el recurso asignado al proyecto, además de gestionar las solicitudes de fondos de manera mensual.
  • Coordinar y asegurar el seguimiento administrativo y financiero del proyecto para la correcta aplicación de recurso asignado.
  • Supervisar las actividades del proyecto para asegurar que su rendimiento es consistente con el Plan Operativo Anual (POA).
  • Participar y/o representar al proyecto, en reuniones de seguimiento financiero del proyecto, negociaciones con proveedores y socios del proyecto o contrapartes.
  • Apoyar al equipo del proyecto en la gestión administrativa tales como adquisiciones, plan de actividades, aplicación de la normatividad, etc.
  • Llevar a cabo la reformulación del presupuesto de acuerdo con la planeación del proyecto.
  • Fomentar la comunicación en curso, coordinación y flujo de información con la Gerencia del Proyecto y la Administración para mejorar los controles existentes.
  • Presenciar la entrega de materiales, insumos o mercancías en la comunidad como mecanismo de supervisión y seguimiento a las compras realizadas.
  • Aseguramiento de una adecuada y eficiente administración financiera de los recursos del proyecto.
C) Lineamientos, políticas, procedimientos de Heifer Project International y del Donante, Legislación del País, Control Interno y Auditoría interna y externa (15%).
  • Velar por el cumplimiento de todas las políticas, procedimientos y estrategias de Heifer Project International y del Donante, necesarias para la correcta gestión financiera del proyecto, incluidos los mecanismos de vigilancia para asegurar el logro de los objetivos.
  • Aseguramiento del cumplimiento de las políticas y procedimientos de Heifer Project Internacional y del Donante, así como la legislación aplicable del país.
  • Desarrollar, mejorar y adaptar las nuevas políticas y procedimientos que contribuyen para mejorar el entorno de control, así como los controles internos vigentes.
  • Garantizar la difusión y el cumplimento de todas las políticas y procedimientos aplicables al proyecto.
  • Identificar, evaluar, mitigar riesgos fiscales, legales, financieros organizativos y de conflictos de interés que afecten el desempeño óptimo del proyecto.
  • Proponer, formular y ejecutar todas las políticas y estrategias necesarias para la buena administración financiera del proyecto, incluidos los mecanismos de control que garanticen el cumplimiento de los objetivos.
  • Diseñar nuevas herramientas e instrumentos de control interno y supervisar su aplicación; como es requerido por los fondos de Donantes y las políticas de la Heifer Project International.
  • Diseñar el plan anual de auditoría interna, definiendo el alcance, la metodología y el calendario de aplicación: gabinete de trabajo, revisión de documentos, visita de campo de auditoría, visita a la comunidad a los beneficiarios del proyecto.
  • Supervisar eficazmente las actividades relacionadas con la auditoría interna y externa del proyecto.
  • Revisar y discutir el informe de auditoría externa.
  • Implementar acciones y recomendaciones de los informes de auditoría relacionado con el proyecto.
  • Realizar y ejecutar planes semestrales de auditorías integrales internas con acompañamiento técnico a las organizaciones contraparte para evaluar el cumplimiento de los compromisos asumidos con Heifer Project International, formulando las acciones correctivas en función del beneficio de las familias participantes en los proyectos.
D) Realizar otras tareas relacionadas con el proyecto según lo asignado (5%).

Requisitos mínimos:

  1. Título universitario en ciencias económico-administrativas: Contabilidad, Administración o afines.
  2. Al menos 3 años de experiencia en área contable y administrativa.
  3. Manejo de presupuesto anual mínimo de $ 100,000.00 dólares.
  4. Coordinación de equipos operativos de 2 o más personas.
  5. Experiencia en planificación e informes de auditoría de proyectos.
  6. Manejo de ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales).
  7. Contabilidad de Proyectos y manejo de software contable.
  8. Dominio de las herramientas principales para el presupuesto y la planificación.
  9. Dominio de Inglés nivel intermedio (lectura, escritura y comprensión).
  10. Licencia de conducir para vehículos livianos.

Requisitos deseables:

  1. Experiencia previa en Fundaciones, ONGs u organismos de cooperación.
  2. Dominio de Inglés nivel avanzado (lectura, escritura y conversación).
  3. Conocimientos sobre la gestión de proyectos para el desarrollo.
  4. Experiencia en la transversalización del enfoque de género en la gestión de proyectos.
  5. Excelente capacidad para comunicarse de forma oral, escrita e interpersonal. Conocimiento de trabajo en comunidades rurales y entendimiento de la realidad social, económica y cultural de México.

Competencias más cruciales:

a)     Tecnicas:

  • Buena capacidad de análisis contable y
  • Planificación y gestión de información financiera.
  • Conocimientos contables y fiscales
  • Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y software de correo electrónico (de preferencia Microsoft).

b)     Liderazgo:

  • Comunicación de forma efectiva con su equipo a cargo.
  • Habilidad para supervisar eficientemente a su personal a
  • Capacidad de gestión y empatía.
  • Capacidad para desarrollar a su
  • Habilidad para la resolución de

c)     Personales:

  • Buenas relaciones interpersonales y de comunicación.
  • Capacidad de organización para realizar diversas tareas
  • Disciplina y autorregulación del
  • Capacidad para realizar varias actividades a la
  • Capacidad de análisis y toma de
  • Disposición de aprendizaje en diferentes temas y
  • Apegado a normas, políticas y

d)     Otras:

  • Capacidad de fomentar y mantener un espíritu de unidad, trabajo en equipo y cooperación entre todo el personal y con socios locales.
  • Fuerte compromiso con la visión y Fundamentos de Heifer Internacional y capacidad para ponerlos en práctica.
  • Alto nivel de resiliencia e inteligencia

Funciones esenciales del puesto:

  1. Garantiza la gestión eficaz y transparente del presupuesto del proyecto a través de la aplicación efectiva y eficiente de políticas y procedimientos técnicos, administrativos y financieros establecidos por Heifer Project International y el Donante;
  2. Gestiona y evalúa la contabilidad bajo un sistema de riesgos y mejora continua;
  3. Monitorea, documenta, planifica y reporta la ejecución financiera del proyecto.

Disponibilidad de viajes:

Disponibilidad de tiempo para viajar a nivel nacional y a comunidades rurales en el área de intervención. ✓ 70% viajando al área rural de México. ✓ 30% trabajo en oficina regional de Heifer Project International.

Modalidad de contratación:

  1. Asalariado (con prestaciones superiores a las de ley).