Associate, Media Buy Enablement
Description
Aperçu du poste :
L'Associé(e), Activation des Achats Média au sein des Opérations joue un rôle essentiel en garantissant que les activités et livrables liés à la gestion des achats sont exécutés en temps voulu et avec un niveau de qualité élevé.
Dans ce rôle, vous serez chargé(e) de coordonner et d'exécuter toutes les activités quotidiennes liées à la gestion des campagnes pour les marques et campagnes client assignées, sous la direction d'un(e) Superviseur(e) ou Manager des Opérations Média. Vous serez un membre clé de l'équipe, travaillant au sein de nos processus et systèmes de gestion des achats pour garantir que les commandes des clients sont traitées et que les activités de facturation/paiement mensuelles sont gérées tout au long du processus, dans le respect des budgets approuvés par les clients. Ce rôle implique également de développer des relations positives et affirmées avec les équipes de planification et de négociation afin de mettre en œuvre efficacement les commandes clients, les achats, la facturation, la régularisation et les paiements conformément aux procédures standard de GroupM.
Responsabilités :
- Coordination proactive et exécution quotidienne des activités d’initiation, d’activation, de régularisation et de rapprochement dans le cycle de vie des campagnes/achats pour vos clients, marques et équipes désignés.
- Progression vers une maîtrise des processus, incluant la révision qualité des saisies et modifications des campagnes, garantissant une exécution précise et fluide.
- Établir des relations significatives avec les équipes de planification, de négociation et hybrides au sein de l’agence et des services GroupM pour garantir les livrables essentiels nécessaires à une gestion fluide des achats de campagnes.
- Veiller au respect des délais des campagnes dans les processus de commande client, de facturation et de paiement.
- Interpréter le modèle de plan tactique et le télécharger dans Prisma, ce qui inclut notamment :
- Utilisation des feuilles de taxonomie fournies par le client pour générer les noms de placements.
- Utilisation appropriée des codes fournisseurs.
- Maintien de la précision des tarifs, types de tarifs, calendriers, budgets des packages, etc.
- Vérification des dimensions appropriées pour les balises/suiveurs.
- Conseiller et guider les parties prenantes sur les procédures opérationnelles standard et les meilleures pratiques de manière tactique mais affirmée, en sollicitant le soutien ou les conseils de la direction des Opérations si nécessaire.
- Effectuer des mises à jour ou ajustements ad hoc des campagnes tout en veillant à l'exactitude des données financières planifiées.
- Participation aux réunions internes de suivi avec l’équipe de planification pour fournir des mises à jour ou soulever des préoccupations.
- Assurer la régularisation des montants par placement et par campagne dans Prisma.
- Résoudre et clarifier les écarts de factures avec les fournisseurs et les équipes média.
- Acquérir progressivement des connaissances sur les différentes plateformes de gestion/administration des achats, y compris Mediaocean et les systèmes associés.
- Autres responsabilités assignées.
Exigences :
- Diplôme collégial dans un domaine tel que le marketing, la finance ou la gestion de projet, ou expérience équivalente (un atout).
- Expérience de stage préalable en publicité, marketing ou planification de la communication.
- Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
- Compétences en mathématiques et aisance à travailler avec les chiffres.
- Maîtrise des outils informatiques avancés (Word, Excel, PowerPoint), Teams et Planner, et familiarité avec les outils de gestion de flux de travail (un atout).
- Capacité d’adaptation au changement et gestion simultanée de plusieurs tâches.
Compétences principales :
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement favorisant la collaboration, y compris avec des équipes externes.
- Solides compétences en communication et en gestion des relations.
- Capacité à poser des questions et à solliciter un soutien d’équipe au besoin.
- Envie d’apprendre et de promouvoir le partage des connaissances au sein des équipes.
- Compréhension des plans tactiques et capacité à initier, activer et régulariser efficacement les campagnes via notre système financier.
- Gestion efficace du temps, avec capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches à la fois.
- Intérêt marqué pour les médias et désir d’apprendre le processus média de bout en bout pour tous les canaux.
GroupM et toutes ses filiales valorisent et célèbrent la diversité, l’inclusion et l’égalité des chances. Nous nous engageons à constituer une équipe représentant une variété de parcours, de perspectives et de compétences. En tant que réseau d’agences média mondial représentant des clients internationaux, plus nous serons inclusifs, plus nous pourrons créer un excellent travail ensemble.
Position Overview:
The Associate, Media Buy Enablement of Operations plays a critical role in ensuring that buy management activities and deliverables are executed on time at a high-quality level.
In this role you will be responsible for coordinating and executing all day-to-day campaign buy administration activity for assigned client brands and campaigns, under the direction of a Media Operations Supervisor or Manager. You are a key team member, working within our buy management processes and systems to ensure client orders are processed and monthly bill/pay activities are managed throughout the buy management process, within client approved budgets. This role includes developing positive and assertive relationships with planning and trading teams to effectively implement the client order, buys, billing, actualization and payments, in accordance with GroupM Standard Operating Procedures
Responsibilities:
- Day to Day pro-active coordination and execution of campaign initiation, activation, actualization and reconciliation activities in the campaign/buy lifecycle / RACI for your designated clients/brands and team
- Works progressively to owning process and being able to quality assurance review of campaign inputs and changes, ensuring accurate and seamless execution
- Establish a meaningful relationship with planning, trading and hybrid teams at the agency and GroupM Services to ensure key deliverables required for smooth campaign buy management processes
- Ensure campaign timelines are adhered to in the client order, bill and pay processes;
- Interpreting tactical plan template and uploading it to Prisma which includes but is not limited to:
- Using client-driven taxonomy worksheets to generate placement names
- Ensuring use of appropriate vendor codes
- Maintaining accuracy in rate, rate types, flighting, package budgets etc.
- Ensuring proper tag/tracker dimensions
- Consult and guide all stakeholders on Standard Operating Procedures and Best Practices in a tactful, but assertive method, leveraging Operations managerial support or counsel, when needed
- Adhoc campaign updates/adjustments as requested ensuring "planned" financials are in order
- Participation in planning team internal status meetings to provide updates/raise concerns
- Responsible for actualization of dollars by placement by campaign in Prisma
- Resolve and clear invoice discrepancies with vendors and media teams
- Progressively work across and evolve your knowledge of different buy management / administration platforms, including Mediaocean and related systems.
- Other responsibilities as assigned
Requirements:
- College Diploma in a Marketing, Financial, or Project Management field, or equivalent experience is an asset
- Previous Internship experience in Advertising, Marketing, or Communications Planning
- Strong organizational skills, detailed-oriented
- Strong math skills and ability to speak to numbers comfortably
- Advanced computer skills (Word, Excel, PowerPoint), Teams and Planner, workflow tool is an asset
- Adapt to change and ability to multi-task
Core Competencies:
- Ability to work in a team environment that promotes collaboration as well as those outside the team
- Strong communication skills & relationship management
- Ability to escalate questions and seek team support as needed
- Keen to learn and encourage knowledge sharing across teams
- Understanding of Tactical plans and how to effectively initiate, activate and reconcile campaigns through our financial system
- Effective time management skills with an ability to multitask and prioritize
- A keen interest in Media and learning the end-to-end media process for all channels
GroupM and all its affiliates embrace and celebrate diversity, inclusivity, and equal opportunity. We are committed to building a team that represents a variety of backgrounds, perspectives, and skills. We are a worldwide media agency network that represents global clients. The more inclusive we are, the more great work we can create together.