GroupM I Asystentka Zarządu

Admin, Support & Facilities Warsaw, Poland


Description

Position at GroupM

Jesteśmy GroupM – największą na świecie grupą mediową skupiającą domy mediowe należące do WPP – MediaCom, Mindshare i Wavemaker. Działamy dla nich w obszarach performance marketingu, programmatic advertising, searchu czy social media oraz wspólnych negocjacji, inwestycji w zaawansowane technologicznie narzędzia, kreację kontentu i rozwiązań dla komunikacji w mediach cyfrowych.

Posiadamy certyfikat Top Employer Poland 2021 & 2022, który potwierdza, że nasza firma posiada i działa wedle określonych procesów i standardów HR-owych (talent development, trainings, recruitiment, wellbeing,on-boarding, inne). Jesteśmy oddziałem lokalnym międzynarodowych struktur GroupM, które również posiadają certyfikat najlepszych praktyk HR, w ramach Top Employer Europe 2021& 2022.

Obecnie poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystentka / Asystent Zarządu

Miejsce pracy: Warszawa

 

 Twoim zadaniem będzie:

  • obsługa kalendarza oraz poczty przychodzącej / wychodzącej,
  • przygotowanie materiałów przed spotkaniem z potencjalnymi klientami, zbieranie danych (finansowych, klienckich) - tworzenie opracowań,
  • pomoc i wsparcie w utrzymywaniu bardzo dobrych relacji z partnerami zewnętrznymi,
  • organizacja spotkań wewnętrznych i zewnętrznych Zarządu,
  • przygotowanie podsumowań ze spotkań Zarządów całej Grupy
  • odpowiedzialność za obieg dokumentów oraz nadzór nad płynnością ich przepływu,
  • przygotowanie delegacji: zakup biletów, rezerwacja hoteli, włączenie roamingu i transmisji danych dla podróży zagranicznych, zakup biletów wstępu/rejestracje na szkolenia/konferencje,
  • kontrola nad podpisywanymi dokumentami (umowy, fv etc.) a następnie przekazywanie ich do właściwych osób,
  • Aktualizacja bazy adresowej klientów i dostawców,
  • Wsparcie w organizacji spotkań i konferencji firmowych
  • Wykonywanie innych poleceń przełożonego


Wymagania:

  • masz minimum rok doświadczenia na podobnym stanowisku (obsługa Zarządu)
  • obsługujesz pakiet Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Powerpoint
  • masz wysoko rozwiniętą kulturę osobistą
  • znasz angielski na tyle dobrze żeby używać go w codziennej pracy (minimum poziom B2)
  • posiadasz umiejętność komunikacji na różnych poziomach organizacji
  • umiesz pracować pod presją czasu i potrafisz działać wielozadaniowo
  • jesteś otwarta/y na zmiany oraz wykazujesz dużą samodzielność w działaniu
  • posiadasz bardzo dobrą umiejętność planowania i organizowania własnej pracy, wraz z dobrym ustalaniem odpowiednich priorytetów
  • posiadasz wysoką kulturę osobistą oraz umiejętność dyplomacji i dyskrecji


Czego możesz się po nas spodziewać:

  • jesteśmy zaangażowani, wzajemnie doceniamy swoją pracę
  • dzielimy się wiedzą
  • mamy dostęp do najnowszych technologii jako jedni z pierwszych
  • kreujemy standardy w branży mediowej
  • lubimy się uczyć - mamy GroupM Academy, Letnią Szkołę Komunikacji i wiele innych szkoleń
  • pracuje u nas wewnętrzny coach
  • nie mamy dress codu – ubieramy się jak nam się podoba
  • zaprzyjaźniamy się - chodzimy na wspólne śniadania i imprezy
  • działają u nas HRowe programy: płatnych poleceń, relokacji i staży w ramach naszej grupy – nie nudzimy się 😊
  • w piątki pracujemy do 15.00


Oferujemy:

  • możliwość wdrażania własnych pomysłów
  • szybki rozwój osobisty dzięki licznym szkoleniom i współpracy międzynarodowej
  • dostęp do wszystkich narzędzi potrzebnych do wykonywania powierzonych obowiązków
  • pracę w naszym nowym biurze w Campusie Koneser, na warszawskiej Pradze, niedaleko stacji metra - Dworzec Wileński
  • kartę Medicover Sport, lekcje angielskiego i opiekę medyczną po 3 miesiącach współpracy