Coordonnateur.trice, Finance / Finance Coordinator (Operations Analyst)

Finance & Commercial
Montreal, Quebec

Description

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Poste: Coordonnateur.trice, Media Finance (Analyste des opérations)
    

Ton impact:

L’analyste des opérations aidera la directrice des opérations dans la gestion financière globale des clients. Ils travaillent directement avec l’équipe de Service Client afin de contrôler tous les aspects financiers pour leurs clients et assurer une gérance financière globale.

Ce poste relève directement de la directrice des opérations et est responsable de l'ensemble du cycle de vie de la campagne, à partir de la signature des autorisations d’achats médias, l’entrée de données pour certains types de médias, la facturation et rapprochement, tout en travaillant en collaboration avec l'équipe médias pour s'assurer que les processus appropriés sont globalement suivis

Votre profil:   

  • Agir en tant que contrôle pour tous les AAM (autorisations d’achat média) pour s'assurer que les documents sont enregistrés et conservés sur un fichier de suivi, tout en répondant aux exigences SOX et d'audit externe (partie prenante pour les AAM signées par le client)
  • Gestion du fichier de suivi AAM / campagne et mise en place des devis produit client dans le système DDS (en s’assurant que les budgets sont maintenus)
  • Saisie des achats imprimés, affichage, médias sociaux et SEO dans Prisma
  • Diriger le processus de facturation client en émettant le rapport de contrôle budgétaire initial et final,
  • faire des recommandations sur la facturation et rencontrer l’équipe de Service Client pour finaliser le processus.
  • Envoyer le rapport de contrôle budgétaire final aux clients.
  • Faire la revue des achats médias non facturés et en développement, et fournir des commentaires à la fin du mois tout en s’assurant que les items en développement soient traités.
  • Effectuer la configuration et la maintenance de tous les codes produits
  • Faire la revue des données du système Aura pour déterminer l'exactitude des feuilles de temps et préparer, analyser et réviser l'analyse trimestrielle du travail avec le VP directeur commercial.
  • Faire l’enquête initiale sur les créances clients en souffrance depuis 30 jours et fournir toute information de support nécessaire au directeur des opérations pour faciliter la conversation avec le client
    Formation de tous les nouveaux employés au système Aura, mise en place d'AAM, examen et analyse des rapports de contrôle budgétaire BCR et de tout autre processus financier pertinent pour l'équipe
    Support lors des audits médias des clients si nécessaire
  • Participer aux réunions client selon les besoins afin d’établir et favoriser une relation ouverte avec l'équipe des comptes fournisseurs des clients
  • Assurer la liaison et développer de solides relations de travail avec l'équipe des services financiers partagés (SFS) pour s'assurer que l'agence et les clients ont le plus haut niveau de service à la clientèle
  • Assurer le respect des politiques et procédures Sarbanes-Oxley

Vos compétences:   

  • Bilingue en français et anglais
  • Bonne communication et compétences interpersonnelles
  • Solide compréhension des concepts comptables et de l'analyse des écarts
  • Cherche activement à mettre en œuvre des idées nouvelles et uniques; peut gérer le changement.
  • Grand souci du détail avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois tout en travaillant dans un environnement au rythme rapide et axé sur les délais
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles ainsi que solides compétences en communication verbale et écrite.
  • Autonomie orientée vers les détails avec de solides compétences organisationnelles

Expérience:   

  • Diplôme d'études collégiales en commerce / finance / comptabilité
  • Minimum 1 an d'expérience professionnelle dans un rôle comptable
  • Expérience dans l'industrie des médias et / ou de la publicité, un atout
  • Connaissance avancée de DDS et Microsoft Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques, PowerPoint et Visio


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Role: Media Finance Coordinator (Operations Analyst)   

Overview of the role:
    

The Operations Analyst will assist the Operations manager in the overall financial management of the client. They will work directly with the Client Service Teams controlling all financial aspects for their clients and provide overall financial stewardship. The incumbent will be involved in finances by supporting the Client Service team. This position reports directly to the Operations Manager and is responsible for the review of prepared MPA’s before going to client, collect PO’s where applicable, setting up estimates in MediaOcean, inputting Print, Paid Social and Search media into Prisma and assisting Media Finance Coordinators with the discrepancies for them, billing, collection, and campaign balancing for the client while working collaboratively with the media team to ensure proper processes are followed overall.   

Key Responsabilities:   

  • Acting as the control for all MPA’s to ensure documents are recorded and maintained on a tracker, while meeting SOX and external audit requirements (stakeholder for client signed MPA’s)
  • Managing the MPA/campaign tracker and setting up CPEs for the client in DDS (ensuring budgets are maintained) Setting up and maintaining all product codes
  • Meeting with account leads to review BCR’s, including MPAs vs billings on a monthly basis to ensure MPA are not exceeded.
  • Leading the client billing process by pulling the initial and final BCR, making recommendations on billing and meeting with CST to finalize
  • Sending the final client facing BCR to the client
  • Enter all buys and relevant information for Print, Paid Social and Search into Prisma
  • Reviewing unbilled media and WIP and providing comments at month end while minimizing the unbilled media and ensure WIP items are cleared
  • Reviewing Aura to determine completeness of timesheets and prepare, analyse and review quarterly labour analysis with SVP Business Director
  • Doing initial investigation related to client receivables past due 30 days and provide any necessary back up to Operations Manager to facilitate conversation with the client
  • Training all new employees in Aura, setting up MPAs, reviewing and analysing BCRs and any other financial processes relevant to the team
  • Assisting in Client Media Audits and support where required
  • Attending client meetings with client as needed and establishing and fostering an open relationship with Clients’ Account Payables team
  • Liaising and developing strong working relationship with Shared Finance Services team to ensure that the Agency and Clients have the highest level of customer service
  • Ensuring compliance with Sarbanes-Oxley policies and procedures

 Skills:   

  • Fluent in both French and English
  • Good communication and interpersonal skills
  • Solid understanding of accounting concepts and variance analysis
  • Actively seeks to implement new and unique ideas; can manage change.
  • Strong attention to detail with the ability to multitask while working in a fast paced, deadline driven environment.
  • Exceptional organizational skills as well as strong verbal and written communication skills.
  • Detail orientated self-starter with strong organisational skills

Experience:   

  • College Diploma in Business/Finance/Accounting
  • Minimum 1 year working experience in accounting role
  • Experience in Media and or Advertising industry an asset
  • Advanced knowledge of DDS and Microsoft Excel including pivot tables, PowerPoint and Vision

   

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