Coordonnateur (trice), régimes de retraite (É-U et CDA) / Coordinator, Pension Plans (US & CAN)

Human Resources / Ressources humaines Montreal, Quebec


Description

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Titre du poste : Coordonnateur (trice), régimes de retraite (É-U et CDA)

 

 

Lieu : Montréal

 

Se rapporte à : Chef, centre de services aux employés (CSED) – Canada

 

Domtar est un important fournisseur d'une grande variété de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits hygiéniques absorbants. Comptant près de 10 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien.


Le Centre de services aux employés (CSED) de Domtar qui relève du département des opérations de RH, dont la mission est de fournir un soutien opérationnel centralisé et souple à toutes les équipes des ressources humaines et aux employés de la Division des pâtes et papiers. Cela inclut la gestion du cycle de vie des employés, la gestion organisationnelle et la résolution des problèmes, et ce, en communiquant efficacement et en cherchant à rencontrer et même surpasser les attentes des clients.


Relevant du Chef, centre de services aux employés (CSED) – Canada, le coordonnateur, régimes de retraite (É-U et CDA) apporte un support aux spécialistes pension du CSED, au Centre d’expertise (COE) en pension et à l’équipe de la paie de Domtar pour toutes questions qui concernent les interfaces avec nos administrateurs de programmes externes, les réconciliations et calculs des remises des contributions à la Trésorerie ainsi que les modifications des règles dans le système de gestion informatique.

 

 

Principales responsabilités :

 

  • Valider la conformité des données du système pour s’assurer que les résultats sont adéquats lors des diverses demandes pour les régimes de retraite et les 401(k);
  • Préparer et transmettre les cotisations et paiements de prêts au fournisseur;
  • Préparer les demandes de transfert électronique pour chacun des plans appropriés, tout en vous assurant de la bonne qualité de transmission des données et manipuler les corrections manuelles aux fichiers afin de rétablir certains dossiers;
  • Préparer et transmettre les différentes données requises au fournisseur à chaque période de paie ainsi que les fichiers de fin d’année;
  • Revoir les processus du fournisseur et investiguer les cas d’exception ou d’erreurs; s’assurer que l’information concernant les changements démographiques, les collectes de données, les cotisations, les salaires, les heures travaillées sont conformes;
  • Participer à la validation annuelle des facteurs d’équivalence;
  • Soutenir et appuyer les auditeurs internes et externes lors des vérifications annuelles;
  • Créer et réviser les processus et les demandes de changement de systèmes (SRQ) et coordonner les tâches des tests liées à ces requêtes;
  • Maintenir à jour les documents de travail de l'équipe des régimes de retraite, tels que les directives administratives, les procédures, les formulaires, les contrôles et listes de contacts;
  • Répondre aux questions des différents intervenants.

 

 

Compétences clés :

 

  • Rigoureux et fort esprit d’analyse et de synthèse;
  • Capacité d’assimilation et d’adaptation rapides, et ce, dans un environnement en évolution constante;
  • Habiles à travailler avec les chiffres ainsi qu’avec les systèmes;
  • Fortes aptitudes de résolution de problèmes;
  • Dynamisme dans les communications et l’approche avec les différents intervenants.

 

 

Expérience professionnelle et qualifications :

 

  • Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, comptabilité ou discipline connexe;
  • Minimum de deux (2) années d’expérience en régime de retraite;
  • La connaissance de SAP est un atout indéniable;
  • Excellente connaissance d’Excel, au niveau avancé;
  • Maitrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

 

Vous devez réussir un processus de sélection qui comprend des entrevues, des tests d’aptitudes (selon le poste) et une prise de références.

 

Domtar applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. 

 

 

Notre offre :

 

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
  • Un programme d’aide aux employés;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
  • Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.

 

 

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Position title: Coordinator, Pension Plans (US & CAN)

 

Location:Montreal

 

Reports to: Manager, Employee Service Centre (DESC) – Canada

 

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and absorbent hygiene products. With approximately 10,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day.

 

The Domtar Employee Service Center (DESC) reports to the HR Operations Department, whose mission is to provide flexible and responsive centralized human resources operational support to all of the Human Resources teams and employees within the Pulp & Paper Division. This includes managing employees’ life cycle, organizational management and issue resolution, while effectively communicating and exceeding customers’ expectations.

 

Reporting to the Manager, Employee Service Centre (DESC) – Canada, your role as Coordinator, Pension Plans (US & CAN) will consist in providing support to the Pension Plan Specialists within the DESC as well as Domtar’s Payroll team and the Pension Center of Expertise for all questions relating to system interfaces with our external program administrators, changes of rules in the IT management system and reconciliations or calculations of contribution remittances to Treasury.

 

 

Job Responsibilities/Accountabilities:

 

  •  Validate system data compliance to ensure that results are adequate for various requests pertaining to pension plans and 401(k);
  • Prepare and send contributions and loan payments to the provider;
  • Prepare electronic transfer requests for each of the appropriate plans and ensure the accuracy of the data transferred, and handle manual corrections to files, with a view to restoring certain dossiers;
  • Prepare and send the data required to the provider at each pay period, as well as year-end files;
  • Review the provider’s processes and examine exceptions or errors; ensure that information on demographic changes, data collection, contributions, salaries and hours worked is consistent;
  • Participate in the annual validation of pension adjustment amounts;
  • Assist and support internal and external auditors during annual audits;
  • Create and revise processes and systems change requests (SRQ) and coordinate testing tasks related to SRQs;
  • Maintain operations work documents of the Pension team such as: Administrative guidelines, procedures, forms, controls and contact lists;
  • Answer questions and provide assistance to various internal resources.

 

 

Key Skills:

  • Strong analytical skills, meticulousness and an ability to summarize information;
  • Capable of quickly understanding and adapting to a fast-paced and changing environment;
  • Ability working with numbers and systems;
  • Strong problem-solving skills;
  • Dynamic in your communication with colleagues.

 

Professional Experience/Qualifications:

 

  • College or University degree in administration, accounting or a related field;
  • Minimum of two (2) years of experience in pension plans;
  • Proficient in SAP is an invaluable asset;
  • Advanced level of knowledge of Excel;
  • Fluent in French and English, both spoken and written.

 

You must successfully complete a selection process that includes interviews, aptitude tests (for some positions) and reference verification.

 

Domtar is an equal opportunity employer.  We invite women, Aboriginal peoples, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

 

 

Our offer:

 

  • A downtown location (Place des Arts metro);
  • A modern and spacious environment;
  • A flexible insurance plan (life, medical, dental);
  • An employee assistance program;
  • A childcare center on location;
  • Competitive compensation, including annual bonus plan;
  • A pension plan with matching company contributions;
  • Employer-paid development and continuing education.

 

 

Domtar is an equal opportunity employer. Qualified applicants will be considered without regard to age, race, color, sex (including gender identity or expression, sexual orientation, and pregnancy), marital status, religion, national origin, genetic information, disability, or veteran status.