Chef, portefeuille de projets des TI / IT Project Portfolio Manager

Information Technology / Technologies de l’information Montreal, Quebec


Description

 

 

Titre du poste : Chef, Portefeuille de projets des TI

Lieu : Montréal (hybride)

Supérieur : Chef principal, Gestion du portefeuille de projets des TI

 

En tant que chef, Portefeuille de projets des TI, vous planifierez plusieurs projets et rendrez compte de leur état d’avancement, de la première étape à l’approbation de la troisième. Vous estimerez la demande de ressources pour les projets et travaillerez avec l’équipe de gestion des fournisseurs des TI pour obtenir les ressources et les services de tiers fournisseurs nécessaires à l’exécution des projets. Vous fournirez du soutien aux équipes de gestion de projets afin de mener à bien les projets conformément au plan. Vous surveillerez le rendement de l’exécution des projets par rapport au plan et consulterez les chargés de projet pour améliorer en continu la précision de la planification des projets.

Vous rencontrerez les différentes parties prenantes du portefeuille pour discuter des indicateurs de rendement clés, des dépendances des projets, des mesures recommandées et des décisions. Vous travaillerez avec le service des Finances des TI pour établir le budget et prévoir les coûts des projets et la valeur commerciale offerte. Vous suivrez les normes et les procédures de
Domtar en matière de gestion de projet, de sécurité informatique et de contrôles généraux.

 

Principales responsabilités :

PERSONNEL

  • Équipes de soutien – Déterminer les compétences nécessaires pour planifier et exécuter le projet. Évaluer les forces et l’expérience des ressources. Recommander des affectations de ressources et des approches de projet qui permettent de tirer le meilleur parti des équipes de projet.
  • Responsabiliser les équipes – Collaborer avec le chargé de programme et le chargé de projet pour assurer l’affectation des ressources, de la documentation et des outils nécessaires pour commencer l’exécution du projet approuvé sans délai. Indiquer les activités de gestion des changements organisationnels et les livrables dans le plan du projet.
  • Faire appel à des fournisseurs de services – Collaborer avec le responsable de produit, le chargé de programme et le chargé de projet pour déterminer les services de fournisseurs requis. Soumettre des demandes pour obtenir les ressources ayant les compétences nécessaires pour exécuter le projet. Travailler avec l’équipe de gestion des fournisseurs pour obtenir ces ressources et négocier des contrats dont les conditions sont équitables.
  • Gérer les conflits – Anticiper les motifs de conflits potentiels. Déterminer les causes profondes des conflits. Trouver de possibles résolutions aux conflits. Signaler les incidents conflictuels à l’échelon supérieur si nécessaire. Soutenir les décisions prises à l’échelon supérieur pour résoudre les conflits.

PROCESSUS

  • Gérer le portefeuille – Évaluer les besoins des parties prenantes du portefeuille. Collaborer avec l’équipe de gestion du portefeuille pour bien communiquer les indicateurs de rendement clés et les mesures du portefeuille qui apportent une valeur commerciale. Planifier des examens réguliers du portefeuille de projets et faciliter les discussions concernant ce dernier. Établir des relations avec les parties prenantes du portefeuille qui favorisent l’ouverture et renforcent la confiance. Déployer les stratégies et atteindre les objectifs de gestion du portefeuille. Planifier et mesurer la valeur commerciale offerte et rendre compte de cette dernière.
  • Planifier les projets – S’associer au commanditaire de projet et au responsable de produit pour approuver le calendrier de planification des étapes 1 à 3. Évaluer les ressources nécessaires à la planification. Confirmer la disponibilité des ressources pour la planification auprès des gestionnaires de ressources. Exécuter la planification avec un sentiment d’urgence. Exécuter les activités et les livrables, et obtenir les approbations conformément aux plans des étapes 1 à 3. Joindre les preuves d’approbation, les documents et les liens pertinents. Rendre compte chaque semaine de l’état d’avancement des étapes 1 à 3. Tirer parti des processus et des outils de gestion de projet itératifs, le cas échéant, afin de fournir progressivement une valeur commerciale.
  • Livrer les projets – Remplacer ou aider les chargés de projet au besoin. Surveiller les écarts entre les prévisions et les chiffres réels du projet. Communiquer les écarts aux chargés de projet. Collaborer avec les chargés de projet pour résoudre ces écarts ou les aider à soumettre rapidement les demandes de changements requises. Cerner les hypothèses de planification erronées et prendre note des leçons apprises pour améliorer continuellement la planification du projet.
  • Évaluer les ressources – Collaborer avec les responsables de produit et les chargés de programme pour déterminer les ressources nécessaires à l’exécution des projets. Soumettre des estimations des ressources nécessaires et évaluer les résultats en matière de capacités. Élaborer des stratégies pour atténuer l’affectation excédentaire des ressources. Obtenir l’approbation des estimations des ressources nécessaires pour le projet et des mesures d’atténuation auprès des gestionnaires de ressources. S’assurer que les coûts des stratégies d’atténuation sont inclus dans le budget du projet. Évaluer régulièrement l’utilisation prévue et réelle des ressources tout au long du cycle de vie du projet afin d’en tirer des leçons et d’améliorer la précision des estimations prévisionnelles au fil du temps.
  • Planifier l’approvisionnement – Travailler avec les chargés de programme et les responsables de produit pour documenter les exigences en matière d’approvisionnement. Trouver des fournisseurs de biens et de services. Collaborer avec les chargés de programme pour faire des évaluations prévisionnelles et des demandes de propositions lorsque cela est justifié. Travailler avec l’équipe de gestion des fournisseurs pour obtenir des devis et négocier l’achat de biens et de services.
  • Préparer le budget du projet – Préparer le rapport détaillé des coûts du projet avec une précision de plus ou moins 10 %. Discuter des stratégies de financement avec le service des Finances. Obtenir l’approbation du budget. Participer à la planification du budget annuel et aux prévisions trimestrielles des TI. Aider à la préparation des documents budgétaires.
  • Préparer le calendrier – Collaborer avec les responsables de produit et les chargés de programme et de projet pour préparer le calendrier d’exécution du projet en tenant compte des principaux jalons, des activités, des livrables et des dépendances avec une précision de plus ou moins 10 %. Transmettre les artéfacts de projet approuvés au chargé de projet désigné.
  • Planifier la portée du projet – S’assurer que la portée et les exigences prévues sont documentées et approuvées. Organiser la portée et les exigences en catégories logiques. Classer ou hiérarchiser les exigences de la portée du projet. Indiquer une affectation de la matrice RACI pour chaque catégorie d’exigences. Utiliser le format du récit utilisateur pour documenter les exigences, le cas échéant.
  • Documenter les risques – Déterminer les dépendances du projet et les risques liés à l’exécution pendant la planification des étapes 1 à 3. Documenter les dépendances et les risques avec des stratégies d’atténuation. Classer les risques par ordre de priorité. Attribuer des profils de risque. Atténuer les risques en modifiant la durée, les coûts, les ressources et la portée du projet pendant la planification.
  • Gérer les problèmes – S’assurer que tous les problèmes survenus pendant les étapes 1 à 3 sont enregistrés, attribués, résolus et fermés. Collaborer avec les parties prenantes concernées pour résoudre les problèmes à mesure qu’ils se présentent. Communiquer régulièrement l’état des problèmes.
  • Gérer les changements – Informer les parties prenantes des changements apportés au calendrier prévu des étapes 1 à 3.
  • Informer les parties prenantes – Rendre compte régulièrement de l’état d’avancement de la planification des projets du portefeuille aux responsables de produit, aux chargés de programme et de projet, et à l’équipe de direction des TI.
  • ENVIRONNEMENT
  • Déterminer les méthodes de gestion du projet – Évaluer les besoins et la complexité du projet ainsi que son incidence sur les affaires. Adapter les méthodes de gestion du projet par phase, selon les besoins de l’entreprise. Proposer une stratégie d’exécution et obtenir l’approbation du chargé de programme, du commanditaire de projet et du responsable du projet. Communiquer l’approche de gestion du projet et les normes à respecter.
  • Déterminer les exigences en matière de sécurité informatique et de contrôles généraux – Entreprendre l’évaluation de la sécurité informatique et des contrôles généraux. Documenter les exigences de conformité applicables à la matrice RACI. Indiquer dans le calendrier du projet les activités permettant de répondre à ces exigences.
  • Déterminer les exigences en matière de vérifications internes – Entreprendre l’évaluation des vérifications internes. Documenter les exigences en matière de vérifications internes à l’aide de la matrice RACI. Indiquer dans le calendrier du projet les activités permettant de répondre à ces exigences.

Compétences clés :

  • Capacité à traiter plusieurs projets et à gérer efficacement plusieurs priorités en même temps
  • Capacité à diriger des projets, à influencer et à mener le changement dans toute l’organisation
  • Capacité à anticiper, à atténuer et à surmonter l’ambiguïté, la résistance au changement ou les revers
  • Capacité à comprendre et à gérer les attentes des clients
  • Communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l’organisation (à l’écrit et à l’oral)
  • Souplesse et rapidité d’adaptation aux conditions actuelles
  • Approche créative pour résoudre les problèmes
  • Planification et exécution axées sur les résultats
  • Capacité à animer des réunions et à obtenir un consensus
  • Capacité à structurer et à organiser l’information de manière à prendre des décisions claires.

 

Expérience professionnelle et qualifications requises :

 

  • Baccalauréat en technologies de l’information, en génie, en affaires ou dans une discipline applicable
  • Au moins 5 années d’expérience dans le domaine des technologies de l’information
  • Au moins 5 années d’expérience comme chargé de projet en TI ou comme gestionnaire de portefeuille
  • Expérience avérée de MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project ou Smartsheet
  • Certification de professionnel en gestion de projet ou expérience et formation équivalentes.
  • Expérience dans l’industrie manufacturière, un atout

Notre offre :

  • Un emplacement au cœur du centre-ville (métro Place des Arts);
  • Modalités d’aménagement du temps de travail; télétravail hybridehoraire flexible et horaire d’été;
  • Un horaire de 35 heures par semaine
  • Un environnement de travail moderne et spacieux;
  • Un plan d’assurance « À la carte » (vie, soins médicaux, dentaires);
  • Un programme d’aide aux employés;
  • Un Centre de la Petite Enfance sur place;
  • Une rémunération concurrentielle, incluant un régime de boni annuel;
  • Un régime de retraite avec participation de l’employeur;
  • Du développement et de la formation continue payés par l’employeur.
À propos de Domtar

Domtar est un important fournisseur d'un large éventail de produits à base de fibre, dont des papiers de communication, de spécialité et d’emballage, de la pâte commerciale ainsi que des produits non-tissés airlaid. Le bureau administratif principal de Domtar se trouve à Fort Mill, en Caroline du Sud, et Domtar fait partie du groupe d’entreprises Paper Excellence.

Comptant près de 6 000 employés au service de clients dans plus de 50 pays, Domtar est animée par la volonté de transformer la fibre de bois durable en produits utiles sur lesquels les gens peuvent compter au quotidien. Fidèles à nos valeurs que sont l’agilité, l’engagement et l’innovation, nous trouvons toujours de meilleures façons de répondre aux besoins de nos clients, de soutenir nos employés et de renforcer nos collectivités.


 

 

 

 

Position title: IT Project Portfolio Manager

 

Location:  Montreal (hybrid)

 

Reports to: Sr. Manager, IT Project Portfolio Management

 

As an IT Project Portfolio Manager, you will plan and report the status of multiple projects from Gate 1 through Gate 3 approval. You will estimate project resource demand and work with IT Vendor Management to obtain third party services and resources required to execute the project. You will support project management teams to successfully deliver projects according to plan.

You will monitor project execution performance compared to plan and consult with project managers to continually improve project planning accuracy. You will meet with various portfolio stakeholders to discuss key performance indicators, project dependencies, recommended actions, and decisions. You will work with IT Finance to budget and forecast project costs and business value delivered. You will follow Domtar’s project management and IT security and general control standards and procedures.

 

Key responsibilities:

PEOPLE

  • Support teams - Identify required skills needed for project planning and execution. Evaluate resource strengths and experience. Recommend resource assignments and project approaches that bring out the best in project teams.
  • Empower teams - Work with program management and project management to transition approved projects with necessary resources, documentation, and tools to start execution without delay. Include organization change management activities and deliverables in project plan.
  • Request supplier services - Work with product owner, program management, and project management to identify required supplier services. Initiate requests to acquire resources with necessary skills for project execution. Work with vendor management to obtain resources and negotiate contracts with equitable terms and conditions.
  • Manage conflict - Anticipate potential areas of conflict. Identify root causes for conflict. Identify potential conflict resolutions. Escalate conflict incidents when needed. Support escalated decisions to resolve conflict.

PROCESS

  • Manage portfolio - Evaluate portfolio stakeholder needs. Work with portfolio management to best communicate portfolio KPIs and metrics that add business value. Plan regular project portfolio reviews and facilitate project portfolio discussions. Develop portfolio stakeholder relationships that encourage openness and build trust. Achieve portfolio management strategies and objectives. Plan, measure, and report business value delivered.
  • Plan projects - Partner with project sponsor and product owner to approve timeline to execute Gate 1-3 planning. Estimate resources needed for planning. Validate resource availability for planning with resource managers. Execute planning with a sense of urgency. Complete activities, deliverables, and approvals according to Gate 1-3 plan. Attach relevant documents, links, and approval evidence. Report Gate 1-3 weekly status. Leverage iterative project management process and tools when applicable to deliver business value incrementally.
  • Deliver projects - Backfill and/or assist project managers as needed. Monitor planned vs actual project variances. Communicate variances to project managers. Work with project managers to resolve variances and/or support initiation of change requests in a timely manner. Identify false planning assumptions and capture lessons learned to continuously improve project planning accuracy.
  • Estimate resources - Work with product owners and program manager to identify resource requirements for project execution. Submit resource demand estimates and evaluate capacity results. Develop mitigation strategies for overallocated resources. Obtain approval of project demand estimates and mitigations from resource managers. Ensure resource mitigation costs are included in project budget. Regularly evaluate planned vs actual resource utilization throughout project life cycle to learn and improve accuracy of planning estimates over time.
  • Plan procurement - Work with program management and product owners to document procurement requirements. Identify suppliers to provide goods and services. Work with program management to perform planning assessments and requests for proposal when warranted. Work with vendor management to quote and negotiate goods and services.
  • Prepare project budget - Prepare project cost details with +/- 10% accuracy. Discuss funding strategies with Finance. Obtain budget approval. Participate in annual IT budget planning and quarterly forecasts. Assist in preparing budget documentation.
  • Prepare schedule - Work with product owners, program management, project management to prepare project execution schedule with major milestones, activities, deliverables, and dependencies within +/- 10% accuracy. Transition approved project artifacts to assigned project manager.
  • Plan scope - Ensure planned scope and requirements are documented and approved. Organize scope and requirements into logical categories. Rank and/or prioritize scope requirements. Add RACI for each requirement category. Leverage user story format to document requirements when applicable.
  • Document risks - Identify project dependencies and execution risks during Gate 1-3 planning. Document dependencies and risks with mitigation strategies. Prioritize risks. Assign risk profiles. Mitigate risks by adjusting time, cost, resources, scope during planning.
  • Manage issues -Ensure all issues during Gate 1-3 planning are logged, assigned, resolved, and closed. Collaborate with relevant stakeholders to resolve issues as they arise. Regularly communicate issue status.
  • Manage changes - Inform stakeholders of changes to planned Gate 1-3 schedule.
  • Inform stakeholders - Regularly report on status of project planning portfolio to product owners, program management, project management, and IT leadership.
  • ENVIRONMENT
  • Identify project methodology - Assess project needs, complexity, and business impacts. Adapt project methodologies to business needs by phase. Propose project execution strategy and obtain approval from program management, project sponsor, and project owner. Communicate project management approach and standards to be met.
  • Identify IT security and general control requirements - Initiate IT security and general controls assessment. Document applicable compliance requirements with RACI. Include activities to achieve requirements in project schedule.
  • Identify internal audit requirements - Initiate internal audit assessment. Document internal audit requirements with RACI. Include activities to achieve requirements in project schedule.

Key Skill Sets:

  • Ability to juggle and effectively manage multiple priorities at the same time
  • Ability to drive projects, influence, and lead change throughout organization
  • Ability to anticipate, mitigate, and work through ambiguity, change resistance or setbacks
  • Ability to understand and manage customer expectations
  • Effective communicator at multi-levels of the organization (written and verbal)
  • Flexibility and quickness to adapt to current conditions
  • Creative approach to resolving issues
  • Results-oriented planning and delivery
  • Ability to facilitate meetings and obtain consensus
  • Ability to structure and organize information in a way that leads to clear decisions.

 

Required Professional Experience/Qualifications:

 

  • Bachelor’s degree in information technology, engineering, business, or applicable discipline
  • Minimum of 5 years of experience working in Information Technology
  • Minimum of 5 years of experience working as IT project manager and/or portfolio manager
  • Demonstrated experience with MSWord, Excel, Visio, PowerPoint, SharePoint, MS Project or Smartsheet
  • PMP certification or equivalent experience and training.
  • Experience in the manufacturing industry a plus

 

Our offer:

  • A downtown location (Place des Arts metro);
  • Alternative Work Arrangements; hybrid remote work and flextime and summer hours;
  • A 35 hours work week
  • A modern and spacious environment;
  • A flexible insurance plan (life, medical, dental);
  • An employee assistance program;
  • A childcare center on location;
  • Competitive compensation, including annual bonus plan;
  • A pension plan with matching company contributions;
  • Employer-paid development and continuing education.
About Domtar

Domtar is a leading provider of a wide variety of fiber-based products including communication, specialty and packaging papers, market pulp and air laid nonwovens. Domtar’s principal executive office is in Fort Mill, South Carolina and Domtar is part of the Paper Excellence group of companies.

With approximately 6,000 employees serving more than 50 countries around the world, Domtar is driven by a commitment to turn sustainable wood fiber into useful products that people rely on every day. Through our values of agility, caring and innovation, we constantly find better ways to serve our customers, support our employees and strengthen our communities.


#LI-Hybrid  #LI-CP1