Bilingual HR Advisor - Disability, Leave & Employee Experience

Business Services - Services d’affaires Ottawa, Ontario

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Description

Position at Canadian Medical Protective Association

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■ BILINGUAL HR ADVISOR - DISABILITY, LEAVE, & EMPLOYEE EXPERIENCE

 

CONTRIBUTING TO THE CMPA

The People & Culture group is responsible for developing and implementing the People Strategy, which sets the foundational building blocks for modernizing the employee experience, cultivating the CMPA’s organizational culture, and transforming our approach to talent management. The group has accountability for creating an employee experience in which the CMPA’s people are inspired, connected and empowered to bring the Association’s vision, mission and strategic plan to life in service of our members and the Canadian healthcare system. 

 

The People & Culture (P&C) group partners with the business to deliver plans, services and programs to attract, recruit, develop and retain an engaged workforce that is fully capable of responding to evolving organizational needs. The group’s core activities include people strategy and planning, organizational culture, equity, diversity and inclusion, talent management and acquisition, employee relations, disability and leave management, employee well-being, total rewards management, and HR data and analytics. The group also collaborates with other business areas on organizational change enablement and organizational learning programs and initiatives.

 

POSITION OVERVIEW

The HR Advisor is a key member of the People Services (PS) team, providing essential HR support to leaders and employees across the organization. The role manages employee leave administration, accommodations, return‑to‑work processes, and disability management, while also leading orientation and onboarding for new hires. The incumbent serves as the primary resource for policy and procedure inquiries and contributes to the development and maintenance of HR guidelines and legislative compliance across multiple jurisdictions. The position also oversees accessibility planning and related reporting, delivers HR compliance training, and provides backup support for Workday and the broader HR team. Through these responsibilities, the HR Advisor helps promote a supportive, inclusive, and well‑informed workplace culture.

 

POSITION ACTIVITIES

  • Manages employee leave administration, including disability management (short-term disability and long-term disability), parental, all job-protected leaves, and unpaid leaves of absence
    • Provides guidance and support to both people leaders and employees throughout the full leave administration process, including effectively navigating complex and sensitive matters as they arise
    • Prepares and submits disability leave applications to the insurance provider and collaborates with the disability case managers to ensure the effective administration of employee leaves
    • Prepares both simple and complex accommodation and return to work plans in consultation with employees, people leaders and the disability provider, seeking guidance from the HR Business Partners and Manager, People Services, as required
    • Manages the approvals and corresponding documentation for parental leaves, job-protected leaves, and unpaid leaves of absence
    • Accountable for accurately and promptly processing all leave-related transactions within the Workday system
    • Analyzes data to identify trends, risks, and areas for improvement in leaves management to support policy/program enhancements and risk mitigation plans
  • Leads and oversees the comprehensive People Services orientation and onboarding program
    • Ensures all new hires complete pre-hire onboarding tasks in Workday prior to their first day and follows up as required
    • Meets with new hires within the first month to deliver HR/People Services onboarding program (at 1st and 3rd week intervals)
    • Addresses new hire questions during the onboarding period
    • Ensures new hires receive and complete the 3-month stay survey, and follows up accordingly
    • Analyzes data from the stay surveys and HRBP check-in meetings to include in the annual report and to suggest enhancements to the program
  • Monitors provincial and jurisdictional legislative updates and changes
    • Proactively tracks legislative and jurisdictional changes related to employment laws, advising the Manager, People Services and broader People Services and P&C team as necessary
    • Conducts thorough research and initiates the development and revisions to guidelines, policies and processes based on legislative changes and their impacts
    • Consults with legal counsel to update policies and procedures
  • Coordinates CMPA’s accessibility policy and multi-year accessibility plan and related government compliance reporting
    • Collaborates with internal stakeholders and designated team members to revise policy and multi-year accessibility plan, and completes AODA compliance reporting every 3 years
    • Consults with legal counsel on any required changes during policy and plan revision
    • Responds to employee inquiries regarding the accessibility policy and plan
  • Delivers and enhances ongoing HR compliance training
    • Delivers the cyclical Workplace Violence and Harassment Prevention program training
    • Ensures compliance with Occupational Health & Safety legislation within Ontario and Québec and other jurisdictions through ongoing training, analyzing risk assessments, reviewing complaints, and keeping apprised of legislative and jurisdictional changes
    • Liaises with HR Coordinator to ensure that mandatory legislative training is completed through 3rd party vendor and follows up with employee and/or people leader for completion
    • Develops, enhances, and delivers learning sessions on new and updated HR processes and policies
  • Conducts comprehensive HR data analysis and interpretation
    • Regularly monitors and analyzes trends in HR best practices and the legislative landscape to identify areas for improvement and provides recommendations for enhancing HR programs based on these insights.
    • Reviews quarterly and annual People Services metrics to reveal insights and trends to include in annual reporting
    • Compiles a comprehensive annual report that includes data from various sources such as 3-month stay surveys, 6-month HRBP check-ins and exit interviews.  The report also features annual statistics and a detailed analysis of metrics gathered by People Services.
  • Provides Workday administration backup support to the HRBPs and HR Coordinator as required to ensure smooth operations.

 

EDUCATION AND EXPERIENCE

  • Minimum 5 years of relevant, progressive work experience as an HR professional, specializing in leaves management and employee experience within a corporate environment
  • Bachelor’s Degree in a related field of study (i.e., Human Resources Management, Business)
  • Certified Human Resources Professional (CHRP) or Certified Human Resources Leader (CHRL) designation is preferred
  • Demonstrated experience with leave administration (i.e., pregnancy/parental leave, family caregiver leave, etc.)
  • Minimum 2 years of experience managing complex disability claims and accommodation files, requiring sound judgement and strong critical thinking skills
  • Strong understanding of employment legislation in a multi-provincial and jurisdictional setting (i.e., Employment Standards Act, Human Rights Code, Health and Safety legislation)
  • Previous experience managing disability claims in the insurance environment, considered a strong asset
  • Proven experience in developing HR programs and employment policies/procedures, and facilitating their implementation and ongoing evaluation
  • Strong client focus and interpersonal skills, with a demonstrated ability to develop and nurture positive working relationships
  • Ability to work with others and provide good client services with empathy, tact, and diplomacy
  • Excellent verbal and written communication skills, with experience delivering presentations
  • Ability to work collaboratively with various internal stakeholders to drive HR initiatives
  • Proficiency in HRIS systems, particularly Workday, is considered a strong asset

 

SKILLS AND ABILITIES

  • Strong verbal and written communication skills with the ability to engage effectively with employees at all levels within the Association (bilingual essential in English and French)
  • Ability to maintain high productivity amidst competing priorities and tight timelines
  • Ability to consider system and procedural impacts across multiple departments when working in Workday
  • Demonstrates the ability to take initiative by proactively identifying opportunities and contributing solutions with minimal direction
  • Capability to work independently and autonomously within a hybrid team environment
  • Proven ability to build effective relationships with relevant internal stakeholders
  • System-oriented with proficiency in using and navigating HRIS systems (preferably Workday)
  • Knowledge of and experience in HR data analysis and environmental scanning
  • Exceptional accuracy and attention to detail
  • Strong analytical, problem-solving, and decision-making skills
  • Discretion, confidentiality, and sound judgement
  • Adaptable to changing environments and proactive in addressing challenges
  • Excellent organizational skills with the ability to manage multiple tasks simultaneously

 

POSTING DETAILS

  • Job type: This is a regular full-time opportunity.
  • This posting is for an existing vacancy.Salary range: $85,500 to $99,400 – this role is classified as a level 8.
  • Location: Hybrid - Primary Remote. You can work from a home-based office the majority of the time within the provinces of Ontario and Québec, with regular on-site presence at the CMPA office (1-2 days per week). If you prefer, you can choose to work out of the CMPA office in Ottawa, Ontario near the beautiful Dow’s Lake.
  • Skill assessment: selected candidates may be required to complete a skill assessment
  • Posting will remain open until filled. 


The CMPA is an equal opportunity employer and is committed to being responsive to those living with disabilities and strives to prevent and remove barriers to accessibility. The CMPA will provide support and accommodation in its recruitment processes to applicants living with disabilities. If you are invited to participate in an interview and/or skills assessment and have accommodation needs, please let us know.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) is a key priority, and we actively strive to build a culture of inclusion where employees can be their authentic selves and are valued for their diverse experiences and perspectives.

 

We welcome and encourage candidates from diverse backgrounds and a variety of lived experiences to apply.

 

 

 

■ CONSEILLER·ÈRE EN RH BILINGUE – INVALIDITÉ, CONGÉS ET EXPÉRIENCE EMPLOYÉ·E

 

CONTRIBUTION À L’ACPM

Le groupe Personnel et culture est responsable de l’élaboration et de la mise en œuvre de la stratégie de gestion du personnel. Cette stratégie, en plus de jeter les bases de la modernisation de l’expérience employé·e à l’Association canadienne de protection médicale (ACPM), vise à promouvoir la culture organisationnelle de l’Association et à transformer son approche de gestion des talents. Le groupe a la responsabilité de créer un environnement de travail au sein duquel le personnel de l’ACPM se sent inspiré, pleinement intégré à son équipe et bien outillé pour concrétiser la vision, la mission et le plan stratégique de l’Association, au service de ses membres et du système de santé canadien. 

 

De concert avec l’organisation, le groupe Personnel et culture met sur pied des plans, des services et des programmes qui aident l’Association à attirer, à recruter, à développer et à fidéliser une main-d’œuvre motivée et apte en tous points à répondre aux besoins changeants de l’organisation. Les principales activités du groupe sont axées sur la stratégie de gestion du personnel, la planification des ressources humaines (RH), la culture organisationnelle, l’équité, la diversité et l’inclusion (EDI), la gestion et l’attraction de talents, les relations de travail, la gestion de l’invalidité et des congés, le bien-être du personnel, la gestion de la rémunération globale et l’analyse des données liées aux RH. Le groupe collabore aussi avec d’autres services pour mener à bien le changement dans l’Association et pour assurer le bon déroulement d’initiatives et de programmes liés à l’apprentissage organisationnel.

 

APERÇU DU POSTE

La conseillère ou le conseiller en RH joue un rôle clé au sein de l’équipe Services destinés au personnel et fournit un soutien essentiel aux gestionnaires et aux employé·es de l’Association. Elle ou il gère l’administration des congés, des mesures d’adaptation, des processus de retour au travail et de l’invalidité, en plus de piloter le programme d’accueil et d’intégration à l’embauche. La ou le titulaire du poste est la principale personne-ressource pour les questions liées aux politiques et aux procédures, en plus de contribuer à l’élaboration et à l’actualisation des lignes directrices en RH et au maintien de la conformité législative d’une province et d’un territoire à l’autre. La supervision de la planification de l’accessibilité et de la reddition de comptes qui en découle lui incombe également, tout comme la présentation de formations sur la conformité en RH et le soutien à l’administration de Workday et à l’ensemble de l’équipe des RH. En assumant ces responsabilités, la conseillère ou le conseiller en RH contribue à promouvoir une culture de travail bienveillante, inclusive et éclairée.

 

ACTIVITÉS LIÉES AU POSTE

  • Gérer l’administration des congés du personnel, y compris de l’invalidité (de courte et de longue durée), des congés parentaux, de tous les congés avec protection de l’emploi et des congés sans solde.
    • Offrir directives et soutien aux gestionnaires et aux employé·es tout au long du processus d’administration des congés, notamment en assurant une gestion efficace des situations complexes et délicates au fur et à mesure qu’elles surviennent.
    • Préparer les demandes de congé d’invalidité et les soumettre à l’assureur, en plus de travailler en collaboration avec les gestionnaires de dossiers d’invalidité pour garantir une administration efficace des congés des employé·es.
    • Élaborer des mesures d’adaptation et des plans de retour au travail simples ou complexes, de concert avec les employé·es, les gestionnaires et l’assureur invalidité, en consultant au besoin les partenaires d’affaires en RH et la gestionnaire, Services destinés au personnel.
    • Gérer les autorisations et la documentation connexe relatives aux congés parentaux, aux congés avec protection de l’emploi et aux congés sans solde.
    • Être responsable de traiter, avec précision et dans les meilleurs délais, toutes les transactions liées aux congés dans Workday.
    • Analyser des données pour en dégager des tendances, des risques et des possibilités d’amélioration quant à la gestion des congés, dans l’optique de favoriser le perfectionnement des plans d’atténuation des risques, des politiques et des programmes.
  • Piloter et superviser l’ensemble du programme d’accueil et d’intégration des Services destinés au personnel.
    • Veiller à ce que toutes les tâches requises soient accomplies dans Workday avant la première journée de travail et faire un suivi au besoin.
    • Tenir des rencontres au cours du premier mois de travail pour présenter le programme d’accueil des RH/Services destinés au personnel (soit à la 1re et à la 3e semaine).
    • Répondre aux questions durant la période d’intégration.
    • Veiller à ce que le sondage envoyé 3 mois après la première journée de travail soit reçu et rempli, et faire un suivi en conséquence.
    • Analyser les données de ce sondage et celles des réunions avec les partenaires d’affaires en RH, dans l’optique de les intégrer au compte rendu annuel et de parfaire le programme.
  • Rester à l’affût des mises à jour et des modifications législatives adoptées dans les provinces et territoires.
    • Assurer une veille proactive des modifications législatives mises en application dans les provinces et territoires en ce qui concerne les lois du travail, et en aviser la gestionnaire, Services destinés au personnel, et l’ensemble du groupe Personnel et culture au besoin.
    • Au terme de recherches approfondies, entreprendre la révision de lignes directrices, de politiques et de processus sur la base de modifications législatives, en tenant compte des répercussions de ces modifications.
    • Recourir à un avis juridique avant de mettre à jour les politiques et processus.
  • Coordonner la politique sur l’accessibilité et le plan d’accessibilité pluriannuel de l’ACPM, de même que d’autres documents connexes visant à assurer la conformité aux exigences gouvernementales.
    • En collaboration avec des partenaires à l’interne et des membres désigné·es de l’équipe, réviser la politique d’accessibilité et le plan d’accessibilité pluriannuel de l’Association et présenter tous les 3 ans un compte rendu attestant de la conformité à la LAPHO.
    • Solliciter un avis juridique avant de procéder à toute modification dans le cadre du processus de révision de la politique et du plan.
    • Répondre aux questions des membres du personnel au sujet de la politique et du plan d’accessibilité.
  • Veiller à ce que les membres du personnel suivent la formation requise à des fins de conformité des RH, en améliorant cette formation au besoin.
    • Présenter de façon cyclique la formation sur la prévention de la violence et du harcèlement au travail.
    • Veiller à la conformité de l’ACPM à la loi sur la santé et sécurité au travail en Ontario, au Québec et ailleurs, en misant pour ce faire sur la formation régulière, l’analyse d’évaluations du risque, l’examen de plaintes et le suivi des modifications législatives.
    • Faire la liaison avec le coordonnateur des RH pour veiller à ce que la formation obligatoire en vertu de la législation soit donnée, par l’intermédiaire d’un fournisseur indépendant, et assurer un suivi auprès des employé·es ou des gestionnaires pour s’assurer que c’est bien le cas.
    • Élaborer, perfectionner et donner des séances d’information sur des politiques et des processus de RH nouveaux et actualisés.
  • Réaliser des analyses exhaustives de données liées aux RH et les interpréter.
    • Surveiller et analyser régulièrement les tendances qui se dessinent dans les pratiques exemplaires liées aux RH et dans le cadre législatif, de manière à cerner les améliorations qui s’imposent, et fournir des recommandations basées sur ces observations en vue d’améliorer les programmes de RH.
    • Passer en revue les indicateurs trimestriels et annuels des Services destinés au personnel pour en dégager des observations et des tendances à inclure dans le compte rendu annuel.
    • Élaborer un compte rendu annuel exhaustif comprenant des données issues de différentes sources : sondage envoyé aux employé·es après 3 mois, réunions avec les partenaires d’affaires en RH après 6 mois et entrevues de départ. Le compte rendu en question renferme aussi des statistiques annuelles et une analyse détaillée des indicateurs recensés par les Services destinés au personnel.
  • Offrir, au besoin, un soutien à l’administration de Workday aux partenaires d’affaires en RH et au coordonnateur des RH afin d’assurer le bon déroulement des activités.

 

FORMATION ET EXPÉRIENCE

  • Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente dans des postes à responsabilités croissantes dans le domaine des RH, avec une spécialisation en gestion des congés et de l’expérience employé·e en entreprise
  • Baccalauréat dans un domaine connexe (p. ex. gestion des ressources humaines, administration des affaires)
  • Titre de conseiller ou conseillère en ressources humaines agréé·e (CRHA) ou de leader en ressources humaines agréé·e (LRHA), un atout
  • Expérience éprouvée dans l’administration des congés (p. ex. congé de maternité ou parental, congé familial pour les aidants naturels, etc.)
  • Au moins 2 ans d’expérience dans la gestion de dossiers complexes d’invalidité et de mesures d’adaptation, nécessitant un jugement éclairé et d’excellentes aptitudes en réflexion critique
  • Solide compréhension des différentes lois sur l’emploi au Canada (c.-à-d. Loi sur les normes d’emploi, Code des droits de la personne, lois sur la santé et sécurité au travail)
  • Expérience dans la gestion de dossiers d’invalidité dans le secteur des assurances, un atout indéniable
  • Expérience manifeste dans l’élaboration de programmes en RH ainsi que de politiques et procédures liées à l’emploi, notamment en ce qui concerne leur mise en œuvre et leur évaluation ponctuelle
  • Approche axée sur la clientèle et solides aptitudes interpersonnelles, avec une capacité éprouvée à nouer et à cultiver des relations de travail positives
  • Aptitude à collaborer avec les autres et à offrir un bon service à la clientèle en faisant preuve d’empathie, de tact et de diplomatie
  • Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite, et expérience dans les présentations
  • Capacité à travailler de concert avec divers partenaires à l’interne pour piloter des initiatives liées aux RH
  • Maîtrise de systèmes de gestion des ressources humaines (en particulier Workday), un atout certain

 

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Solides aptitudes de communication verbale et écrite, et capacité d’échanger avec aisance avec des employé·es de tous les échelons dans l’Association (bilinguisme essentiel en français et en anglais)
  • Aptitude à maintenir une excellente productivité tout en gérant plusieurs priorités à respecter à brève échéance
  • Capacité à tenir compte des répercussions systémiques et procédurales sur divers services de l’organisation lors de l’exécution des tâches dans Workday
  • Esprit d’initiative démontré par le repérage proactif des occasions et la proposition de solutions avec un encadrement minimal
  • Capacité à travailler de façon autonome dans un environnement de travail hybride
  • Aptitude marquée à bâtir des relations efficaces avec divers partenaires à l’interne
  • Maîtrise de systèmes de gestion des ressources humaines (de préférence Workday)
  • Capacité d’analyser des données liées aux RH et de procéder à des analyses de l’environnement, et expérience à ce chapitre
  • Très grand souci du détail et de la précision 
  • Solides compétences en analyse, en résolution de problèmes et en prise de décisions
  • Discrétion, respect de la confidentialité et jugement éclairé
  • Capacité de s’adapter à un environnement en constante évolution et de prendre les devants face à un problème
  • Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs tâches de front

 

DÉTAILS DE L’AVIS DE POSTE À POURVOIR

  • Type de poste : Il s’agit d’un poste permanent à temps plein.
  • Le poste que nous cherchons à pourvoir est actuellement vacant.
  • Échelle salariale : de 85 500 $ à 114 400 $ par année – il s’agit d’un poste de niveau 8.
  • Lieu : Hybride – poste principalement à distance. La ou le titulaire du poste peut travailler à partir de son domicile la plupart du temps, pourvu qu’il se trouve en Ontario ou au Québec, en se rendant régulièrement aux bureaux de l’ACPM (1 ou 2 jours par semaine). Si elle le préfère, la personne retenue pourra choisir de travailler dans les bureaux de l’ACPM, situés à Ottawa, en Ontario, près du magnifique lac Dow.
  • Évaluation des compétences : Les personnes sélectionnées peuvent être tenues de se soumettre à une évaluation de leurs compétences.
  • L’affichage restera ouvert jusqu’à ce que le poste soit comblé.

 

L’ACPM est un employeur qui souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi, qui s’engage à répondre aux besoins des personnes ayant une incapacité et qui s’efforce de prévenir et d’éliminer les obstacles à l’accessibilité. Dans le cadre de son processus de recrutement, l’Association fournira un soutien et des mesures d’adaptation aux personnes candidates ayant une incapacité. Si nous vous convions à une entrevue ou à une évaluation de vos compétences, veuillez nous indiquer vos besoins en matière d’accessibilité, s’il y a lieu.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) sont au cœur des priorités de l’Association, et nous nous efforçons d’établir une culture d’inclusion où chaque membre du personnel peut manifester sa personnalité et où la diversité du vécu et des points de vue est valorisée.

 

Nous encourageons les personnes de diverses origines et expériences à soumettre leur candidature.

 

 

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