Adjoint au président

Administration & Opérations / Administration & Operations MONTREAL, Québec Full Time


Description

Position at Belron Canada

L’adjoint au président est appelée à le soutenir dans une variété d’activités, en lui offrant notamment un soutien administratif et logistique. Dans ses tâches quotidiennes, il assure également un soutien administratif à deux vice-présidents. Il coordonne et administre le programme de voyages de la compagnie. Finalement, il fournit un soutien pour les présentations visuelles lors du processus budgétaires.

 

RÔLE AU QUOTIDIEN

  • Coordonner les tâches administratives pour le président et deux vice-présidents.
    • Offrir un soutien quotidien au président et au Vice-président, Technologies de l’information et Digital ainsi qu’au Vice-président, Finances et services administratifs dans leurs activités quotidiennes, notamment dans la gestion des agendas et compte de dépenses. Faire les suivis appropriés. 
    • Planifier, organiser et coordonner l’ensemble de la logistique liée aux réunions tenues à l’interne ou à l’externe, en lien avec le président (réunion du conseil, rencontres avec SLT, rencontres individuelles avec ses subordonnés, accueil et soutien aux invités de l’extérieur, webinaires, etc.).
  • Être la personne ressource pour les clients internes et externes. Donner du soutien, aux invités de l’extérieur si nécessaire (ex : employés en visite du siège social du Royaume-Uni).
  • Planifier, organiser et coordonner différents évènements ad hoc (barbecue pour les employés, discours du Président à la cafétéria, etc.).
  • Coordonner les voyages et administrer le programme de voyage.
  • Coordonner les réservations (avions, voiture, hôtel, etc.) pour les voyages d’affaires du président, et des deux vice-présidents, si nécessaire.
  • Être la personne-ressource interne pour les employés en ce qui a trait aux voyages d’affaires. S’assurer de faire la liaison avec la compagnie de voyages.
    • Administrer le programme de voyage : créer les comptes d’utilisateurs, s’assurer de la mise à jour de la liste des voyageurs autorisés, réconcilier les relevés de la carte de crédit.
  • Offrir un soutien administratif durant le processus budgétaire.
  • Formater des documents PowerPoint, en utilisant des fonctions avancées, lors des présentations du processus budgétaire, à Montréal.
  • Finaliser les présentations PowerPoint budgétaires en leur donnant un aspect professionnel, afin de permettre aux Président et Vice-présidents de les présenter lors de leurs déplacements au siège social au Royaume-Uni.

 

CE QU’IL FAUT POUR RÉUSSIR

  • Études collégiales en bureautique, secrétariat ou l’équivalent
  • 12 ans d’expérience à titre d’adjointe
  • Maitrise des outils de la suite office (excellent niveau avec Powerpoint à titre d’expert)
  • Certification MOS (un atout)
  • Sens de la discrétion et de la confidentialité
  • Diplomatie et finesse dans les relations interpersonnelles
  • Autonomie, initiative et grande débrouillardise, efficacité et rapidité d’exécution
  • Capacité à travailler sous pression
  • Être disponible pour travailler en dehors des heures de travail (périodes spécifiques dans l’année)
  • Personne à l’aise et curieuse des nouvelles technologies (informatique, téléphone intelligent, tablette…)
  • Bilinguisme (français/anglais) à l’oral et à l’écrit

 

CE QU’ON PROPOSE*

  • Rémunération globale compétitive
  • Couverture étendue en assurances collectives
  • Régime de retraite à cotisation déterminée
  • Programme de bonification pour l’employé
  • Stationnement gratuit

 

 

BELRON CANADA EN QUELQUES MOTS

Avec plus de 1800 employés à travers le Canada, ce poste est une belle opportunité de travailler pour une compagnie qui a pour ambition de devenir le choix naturel des clients en matière de réparation et de remplacement de vitre automobiles à travers le monde.

Notre activité au Canada se déploie d’un océan à l’autre avec des bannières tel que Lebeau Vitre d’autos, Speedy Glass, Apple Auto Glass …

 

Se surpasser pour le plus grand plaisir de nos clients contribue fortement à notre succès!

 

Merci de votre intérêt ! Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.