Office & Event Manager*in ab Feb/März 2022, Voll- o. Teilzeit, unbefristet

Administrative Berlin, Germany


APCO Worldwide ist eine international tätige Kommunikationsberatung, die 1984 in Washington DC gegründet wurde. Seit 2000 sind wir auch in Deutschland an 3 Standorten (Berlin, Frankfurt & München) vertreten. Unser deutsches Team, aktuell 60 Mitarbeitende groß, betreut mehr als 40 Kunden, darunter nationale und internationale Unternehmen, Wirtschaftsverbände und NGOs.

Für unseren Berliner Standort und das deutsche APCO Team suchen wir ab dem 1. Februar oder 1. März 2022 eine*n Office- & Eventmanager*in in Teil- oder Vollzeit.
In dieser Rolle arbeitest du eng mit HR, Finance & dem Admin-Team sowie unseren Berater*innen zusammen und stellst sicher, dass v.a. das Berliner Office „rund läuft“ und sich alle Mitarbeiter*innen & Kund*innen gleichermaßen wohl fühlen. Neben alltäglichen Office & Front Desk Aufgaben unterstützt Du u.a. bei der Eventplanung und -koordinierung.

Deine Aufgaben

  • Du begrüßt Mitarbeitende, Kund*innen und Dienstleister*innen in unserem Berliner Büro und stellst einen herzlichen Empfang unserer externen Gäste sicher; bei Kundenmeetings verantwortest du die Vorbereitung der Konferenzräume und die Organisation von Catering
  • Du bist erster Anlaufpunkt für externe Dienstleister*innen und beantwortest E-Mails und Anrufe an die APCO Zentrale
  • Du sorgst für Ordnung und Übersicht im Büroalltag und stellst den reibungslosen Ablaufs des täglichen Bürobetriebs sicher, inkl. der Bestellung & Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Koordination & Absprache mit externen Dienstleister*innen und dazugehöriges Vertragsmanagement, Verwaltung von ein- und ausgehender Post und Kurierdiensten
  • Du unterstützt interne Beraterteams durch Recherchen geeigneter Produzenten und Dienstleister*innen und verantwortest die Bestellungen von Produkten
  • Bei Kundenmeetings und Events nimmst du die Organisation, gemeinsam mit unserer Head of Admin, in die Hand und sorgst dafür, dass alles rund läuft, empfängst und betreust Event und Gäste bis zum Schluss
  • Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von verschiedensten Teamevents & Team-Retreats - remote, hybrid oder in Person
  • Du kümmerst dich um die Organisation kreativer Geschenke und Aufmerksamkeiten für unsere Mitarbeiter*innen & Kundin*innen
  • Du übernimmst Teilaufgaben im On- & Offboardingprozess von neuen Mitarbeiter*innen, z.B. Office Touren, Hardware-Setup & -Ausgabe, Versand von Newstarter Packs etc.
  • Bei Interesse kannst du dich in weitere deutschen oder internationalen Projektteams in den Bereichen Learning & Development, Diversity & Inclusion, etc. einbringen 

 
Wen wir suchen

  • Du verfügst über (erste) Berufserfahrung als Team- oder Projektassistenz, in der Hotellerie, im Büro-, Feelgood- und/oder Veranstaltungsmanagement
  • Du bist kommunikationsstark in Wort und Schrift, verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise auch sehr gute Englischkenntnisse
  • Mit den gängigen Microsoft Office Anwendungen bist du vertraut, idealerweise hast du auch schon mit Microsoft 365 und Teams gearbeitet
  • Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei vielen Aufgaben gleichzeitig einen kühlen Kopf und eine freundliche Gelassenheit
  • Du zeichnest Dich durch ein ausgeprägtes service- und dienstleistungsorientiertes Handeln und den souveränen und professionellem Umgang mit anderen Menschen aus
  • Du bringst eine hohe Bereitschaft mit, eigene Aufgabenbereiche zu übernehmen und neue Ideen & Projekte im Zusammenhang mit dem Office, unserer Unternehmenskultur und unserem Team voranzutreiben und zu gestalten
  • Du arbeitest selbstständig, eigenverantwortlich und strukturiert, hast ein Auge für Details und Ordnung und punktest zusätzlich mit deiner hohen Problemlösungskompetenz


Was wir bieten

  • Abwechslungsreiche Aufgaben im Office-, Event- und Feelgood-Management bei denen du aktive*r Treiber*in und Gestalter*in bist und und an der Weiterentwicklung unserer Organisation & Kultur mitwirken kannst
  • Ein kollegiales, internationales Team und ein kollaboratives Arbeitsumfeld, eine offene Arbeitskultur mit flachen Hierarchien und die Chance, mit internationalen Kolleg*innen zusammenzuarbeiten
  • Die Möglichkeit, schnell Verantwortung zu übernehmen und weiterzuentwickeln, an regelmäßigen internen und externen Trainings teilzunehmen als auch freier Zugang zu allen globalen Online-Trainings die du auf unserer L&D Plattform finden kannst
  • Einen modernen Arbeitsplatz in Berlin Mitte (fußläufig zum Hauptbahnhof) mit allen Annehmlichkeiten
  • Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein kompetitives Gehalt und ein Benefits-Package mit Zuschüssen zu Mobilität (ÖPNV oder Bike-Leasing), Bezuschussung zu UrbanSportsClub Mitgliedschaft, Zuschuss in deine private Altersvorsorge, freie Tage für dein Ehrenamt und bei Bedarf, Zugang zu unserem Employee Assistance Program

Bei APCO Worldwide legen wir großen Wert auf eine Arbeitskultur, die jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter die gleichen Chancen bietet und Vielfalt fördert. Wir möchten ausdrücklich alle Interessent*innen unabhängig von ihrem Geschlecht oder ihrer Geschlechtsidentität, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer Herkunft, ihrem Alter, ihrer Religion oder einer Behinderung zu einer Bewerbung aufrufen.