Coordonnateur(trice) à la facturation

Administrative / Administration Lachine, Canada


Description

Position at Ainsworth

Si vous voulez évoluer dans un milieu de travail axé sur l'esprit d’équipe, un environnement qui met au défi vos compétences, favorise le développement de votre carrière, favorise la diversité et récompense l'innovation, et ce, avec des salaires compétitifs, et de bons programmes pour les employés, Joignez-vous à l'équipe d'Ainsworth dès aujourd’hui !

Ainsworth Inc. est l'une des plus grandes sociétés dans le domaine des services techniques aux immeubles au Canada.   Établie depuis plus de 80 ans, Ainsworth se spécialise dans l’automatisation, le services CVAC et la gestion d’énergie pour les bâtiments commerciaux, institutionnels et industriels.   Ainsworth est une filiale de GDI Services aux Immeubles, l'un des chefs de file nord-américains des services d’entretien et de maintenance d’immeubles avec plus de 22 000 employés.   

 

Sommaire

 

Le(la) coordinateur(trice) de la facturation prépare les factures liées aux contrats et demandes de service. Il (elle) est responsable d’établir le coût des travaux en appliquant les marges préétablies, de la préparation, de l’assemblage et de l’envoi (poste, courriel ou autre) des factures pour nos clients, sous la supervision du responsable des services administratifs.

Effectuer diverses fonctions de bureautique tel que le classement de divers documents, effectuer les demandes de certificats d’assurance, lettres de conformité, etc.

 

 

Responsabilités

  • Coordonner le flux des documents des techniciens jusqu’à la facturation.
  • Préparer la facturation en traitant et compilant les informations des rapports de service;
  • Ouverture des comptes clients
  • Faire le suivi avec les équipes techniques pour recueillir toute information nécessaire ou manquante pour la préparation des factures;
  • Impression des requêtes de facturation et pièces jointes requises;
  • Impression des facture finales et transmission de ces dernières;
  • Utilisation des portails de nos clients lorsque requis;
  • Classement des factures et documents associés;
  • Générer les rapports de facturation et de variance de coût sur une base hebdomadaire;
  • S’assurer de l’exactitude et faire la mise à jour des listes de prix et des taux horaire utilisés pour la facturation;
  • Effectuer les requêtes de certificats d’assurance, les requêtes de lettres de conformité CSST, CCQ, etc.;
  • Effectuer toute autre fonction de support administrative selon les demandes de la direction (compte de dépenses, carte de crédit, etc.);
  • Suivi des procédures et processus de la compagnie;
  • Effectuer toutes taches de façon sécuritaire conformément à nos politiques en santé et sécurité; 

 

 

 

 

 

Education et Experience

  • 2 années d’expérience dans un rôle similaires;
  • Formation en technique de bureautique ou autre domaine connexe;
  • Connaissances en informatique (MS Office)
  • Connaissances de base en comptabilité serait un atout;
  • Expérience dans les systèmes d’entreprise tel JDE, SAP et autre;
  • Être minutieux et porter attention aux détails; 
  • Être en mesure de communiquer efficacement avec des groupes d’individus variés autant à l’interne qu’à l’externe; 
  • Démontrer des aptitudes à rencontrer des échéanciers et à prioriser des charges de travail importantes;
  • Le bilinguisme (parlé et écrit) est essentiel.