Adjoint.e exécutif.ve
Description
Une opportunité pour vous
Nous sommes à la recherche d’un adjoint.e exécutif.ve pour se joindre à notre équipe de développement des affaires et partenariat avec la clientèle. Vous offrirez des services administratifs et de soutien complets et de qualité à la vice-présidente directrice, Développement des affaires et partenariat avec la clientèle. La vice-présidente directrice dirige plus de 30 employés répartis dans quatre équipes distinctes : développement des affaires et partenariat avec la clientèle institutionnelle, gestion de patrimoine, marketing et solutions d’investissement (développement de produits).
Vous serez appelé à interagir avec de nombreux acteurs, dont les vice-présidents qui se rapportent à elle. La nature des responsabilités confiées requiert de prendre des initiatives et de faire preuve de débrouillardise afin de répondre efficacement aux besoins.
Ce que vous ferez
- Vous gérez l’emploi du temps de la vice-présidente directrice en organisant ses tâches et en établissant ses priorités, telles que : les réunions, les invitations, et les demandes de participation à des activités externes;
- Vous coordonnez la documentation de la vice-présidence pour le conseil d’administration, le comité de direction et les rencontres d’équipe;
- Vous effectuez les préparatifs de voyages d’affaires et de déplacements ainsi que les rapports de dépenses;
- Vous apportez un support administratif tel que la révision, la rédaction et la traduction de documents et communiqués, la tenue à jour de fichiers, et toute autre demande administrative;
- Vous entretenez des relations professionnelles avec divers partenaires d’affaires et clients;
- Vous coordonnez les aspects essentiels des différents livrables en adoptant une approche proactive et pratique, ce qui comprend la production de rapports et de présentations, la gestion de la correspondance, ainsi que d’autres tâches susceptibles de soutenir la vice-présidente directrice;
- Vous gérez la boîte de courriels de la vice-présidente directrice;
- Vous participez à l’organisation d’événements, autant à l’interne qu’à l’externe, en collaboration avec les différentes parties prenantes;
- Vous apportez un soutien administratif de haut niveau aux membres de l’équipe.
Ce dont vous aurez besoin
Expérience et connaissances
- Vous possédez un diplôme d’études collégiales en bureautique ou dans un domaine connexe;
- Vous possédez plus de dix (10) ans d’expérience dans un rôle similaire auprès d’un membre de la haute direction;
- Vous possédez de l’expérience dans le secteur financier, un atout;
- Vous possédez d’excellentes connaissances des logiciels tels que Microsoft Office, notamment Outlook, Word et PowerPoint;
- Vous avez d’excellentes habiletés de communication écrite et verbale (anglais et français) en raison d’interactions fréquentes avec vos collègues et les clients situés à l’extérieur du Québec.
Compétences et aptitudes
- Vous possédez des habiletés interpersonnelles et une approche orientée vers le client qui vous permettent d’entretenir d’excellentes relations avec les différentes parties prenantes;
- Vous visez à tout coup l'excellence, vous aimez relever des défis et vous êtes motivé par l’atteinte de résultats;
- Vous avez la capacité de traiter des renseignements confidentiels avec discrétion, et offrir un service exceptionnel aux clients;
- Vous avez une approche proactive en matière de résolution de problèmes, et d’excellentes aptitudes décisionnelles;
- Vous avez le sens de l’organisation et la capacité à gérer de multiples dossiers en même temps;
- Vous aimez travailler en équipe et avez une ouverture d’esprit, dans le but d'atteindre des objectifs communs;
- Vous gérez votre temps efficacement et êtes apte à travailler avec des délais serrés.