Bilingual People and Culture Coordinator / Coordonnateur, Talent et culture

Home Office | Si├Ęge social Calgary, Alberta


Description

Position at FYidoctors

PEOPLE AND CULTURE COORDINATOR (Bilingual)

FYidoctors / Visique (FYidoctors) is Canada’s leading Optometry provider and we are continuing to grow. To help us realize our North American growth strategy we’re looking for a People and Culture Coordinator (fluent in French and English) on a full-time basis at our Home Office located in the trendy downtown Calgary, Alberta neighbourhood of 4th Street and Mission.

OVERVIEW

FYidoctors | Visique is looking for a junior Human Resources Professional with experience in providing support to a People and Culture team in the administration and implementation of Benefits, as well as supporting Mergers and Acquisitions, and has Human Resources Information System (HRIS) experience (ideally UltiPro).

As the People and Culture Coordinator (Bilingual), your top priority will be to cultivate and maintain a dynamic, thriving, and growing organization. Reporting to the Manager, People and Culture, this role is responsible for effectively administrating our Benefits Programs, supporting Mergers and Acquisitions activities pertaining to onboarding, and delivering customer service excellence solutions for the business.

PRINCIPLES YOU IDENTIFY WITH:

  • Competitive / Tenacious / Hungry – You are determined to succeed, and you are motivated by the success of customers, patients, colleagues and the community
  • Curious / Caring – You are always learning and seeking ways to make things better
  • Conscientious – You keep your promises, taking your commitments to others seriously, and you have strong integrity
  • Humble / People Smart – You are humble and empathetic, respecting and learning from the perspectives of others
  • Servant Leader Mindset – You demonstrate our Brand DNA, ‘Enhancing Life’ through all your interactions

WHAT YOU WILL BE ACCOMPLISHING

Benefits Administration

  • Create records in the Insurance Provider System (IPS) and ensure the participants’ selection plan is in place in the Human Resources Information System (HRIS).
  • Process all group insurance plan changes following a life event. Reflect changes in position and terminate plan members, making sure pro-ration amounts are provided to payroll for processing.
  • Collaborate with the payroll team to ensure group insurance changes, RRSP/TFSA contributions are accurate in HRIS for the pay period being processed.
  • Ensure that salary changes in HRIS are also reflected in the IPS.
  • Maintain an accurate database for group insurance, capture and report all changes in a timely fashion.
  • Respond to inquiries and concerns regarding group insurance eligibility, enrollment, coverage, plan changes, and claims. Resolve group insurance encountered issues with insurance provider.
  • With other team members, collaborate and conduct monthly webinars to new hires across the country on our benefit programs.
  • Ensure that all benefit program forms on our internal portals are the latest versions and update our internal forms as needed.
  • Keep an eye on new trends, develop materials, update, and deliver benefits onboarding programs, ensuring a successful and positive employee experience.

Onboarding/Merger and Acquisition (M&A) Support

  • Support onboarding initiatives with the Merger and Acquisition (M&A) team.
  • Under the guidance of the Manager, People and Culture, prepare the database that will be used in packaging Employment Agreements and onboarding packages for practices joining our organization.
  • Transfer M&A databases and provide returned onboarding documents to payroll for employee records creation in HRIS.
  • Create the employee profile from new practices in the ISP and support employees with enquiries during the online enrolment period.
  • Ensure that our M&A benefits overview presentation is kept up-to-date and facilitate webinars to practices joining our organization.

HRIS – UltiPro (from Ultimate Software)

  • Support employees and leaders with inquiries on performance management, compensation and other modules of our HRIS. Identify and escalate complex issues or cases as needed.
  • Ensure data integrity in HRIS in partnership with the payroll team.
  • Maintain and develop reports on key performance indicators (e.g. Turnover).
  • Collaborate on the design and programming of new HRIS modules or updates.
QUALIFICATIONS AND SKILLS
  • Fluent in English and French (reading, writing and understanding).
  • Undergraduate Degree or College Diploma in Human Resources Management or Business Administration.
  • CPHR designation holder; or working towards the designation is an asset.
  • 3-5 years’ experience in a similar role especially with Benefits Administration, Mergers & Acquisitions, and HRIS Support.
  • Working knowledge of Group Insurance Programs, RRSP/TFSAs, Employee and Family Assistance Program.
  • Advanced proficiency in Excel, PowerPoint, Adobe.
  • Experience implementing or working daily with an HRIS system is required. Hands on working experience with Ultimate software is considered an asset.
  • Self-starter and demonstrated initiative in recognizing opportunities for improvement and efficiency. 
  • Proven ability to develop and maintain effective relationships with internal and external parties; this includes excellent communication, interpersonal and problem-solving skills.
  • Keen attention to details and deadlines.
  • Flexible and adaptable to change.

HOW TO APPLY

All applications will be sent to the attention of the hiring contact Pascale Côté, Manager, People and Culture. Our careers page can be found here; https://fyidoctors.com/en/careers-page. Search Bilingual People and Culture Coordinator / Coordonnateur, Talent et culture, and Calgary, AB when navigating the careers site. 

 

COORDONNATEUR, TALENT ET CULTURE (Bilingue)

FYidoctors | Visique est présentement à la recherche d’un Coordonnateur, Talent et culture (Français et anglais). Le poste permanent temps plein est situé à notre Siège social de Calgary en Alberta.

APERÇU DU RÔLE

FYidoctors | Visique recherche un professionnel junior en gestion des ressources humaines pour supporter l’équipe de Talent et culture dans l’administration et l’implantation d’avantages sociaux, le support aux fusions et acquisitions, de même que le soutien du Système d’information des ressources humaines (SIRH).

À titre de Coordonnateur, Talent et culture (bilingue), votre priorité sera de cultiver et maintenir la croissance et le développement de l’organisation. Relevant du Chef, Talent et culture, l’Analyste, Talent et culture assumera l’administration des avantages sociaux, offrira un support lors des fusions et acquisitions et assurera l’excellence opérationnelle pour nos employés.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion des avantages sociaux

  • Créer le profil des nouveaux employés et optométristes (travailleurs autonomes) dans le système de l’assureur des assurances collectives et s’assurer que l’adhésion des participants soit complétée et en place dans notre Système d’information des ressources humaines (SIHR).
  • Administrer les changements de situations personnelles dans le système de l’assureur. S’assurer que les modifications tels que le changement de poste ou la fin de la couverture soient communiqués au Service de la paie et reflétés au prorata de la période.
  • Travailler avec le Service de la paie pour que les changements aux assurances collectives ainsi que les contributions au REÉR/CÉLI soient exacts dans le SIRH pour la période de paie en cours.
  • Effectuer les changements de salaire dans le système de l’assureur afin qu’ils soient alignés avec l’information dans le SIRH.
  • Garder à jour la base de données pour les assurances collectives et effectuer les changements dans les délais requis.
  • Répondre aux diverses requêtes et préoccupations des employés et optométristes reliés à l’éligibilité, l’adhésion, la couverture, les changements, et les réclamations. Résoudre les problèmes rencontrés avec le régime d’assurances collectives auprès de la compagnie d’assurance.
  • En collaboration avec les membres de l’équipe, faciliter les webinaires mensuels pour les nouveaux adhérents aux assurances collectives.
  • Émettre les formulaires et les cartes rabais du programme optique aux employés du siège social situé à Calgary.
  • S’assurer que les formulaires et les brochures d’avantages sociaux soient à jour sur le Portail et modifier les formulaires internes, au besoin.
  • Développer du nouveau matériel sur les avantages sociaux et vous assurer que les outils pour l’orientation des nouveaux employés contribuent à une expérience positive au sein de notre organisation.

Support à l’intégration, aux Fusions et Acquisitions (F&A)

  • Sous les consignes du Chef, Talent et culture, bâtir la base de données qui servira à préparer les contrats de travail et les trousses d’accueil pour les cliniques qui se joignent à l’entreprise.
  • Transférer les bases de données de F&A et remettre les documents d’embauche au Service de la paie afin que les profils d’employés soient créés dans le SIRH.
  • Créer les profils d’employés des nouvelles cliniques dans le système de l’assureur avant la date de leur admissibilité et supporter les employés lors de leur adhésion aux assurances collectives.
  • Maintenir à jour la présentation des avantages sociaux pour les F&A et faciliter les webinaires aux employés des nouvelles cliniques.

HRIS – UltiPro (Ultimate Software)

  • Agir à titre de personne-ressource pour toutes questions et requêtes en lien avec les modules du SIRH, notamment sur la Gestion de la performance et de la Rémunération. Escalader les situations complexes afin de les résoudre dans un délai respectable.
  • Effectuer une vérification semi-annuelle des données dans le SIRH en partenariat avec le Service de la paie afin de s’assurer de l’intégrité des données reliées au profil des employés.
  • Exécuter des rapports du SIRH afin de compiler des résultats sur les indicateurs de performance (e.g. taux de roulement).
  • Collaborer au développement et à la programmation des nouveaux modules SIRH à être implantés ou lors de mises-à-jour.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Baccalauréat en Administration des affaires avec concentration en gestion des ressources humaines, Baccalauréat en Relations Industrielles ou Diplôme collégial en gestion des ressources humaines. Être membre en règle de l’Ordre professionnel des conseillers en ressources humaines représente un atout.
  • Parfaitement bilingue en anglais et en français (compréhension, parlé et écrit).
  • 3-5 ans d’expérience dans un rôle similaire; particulièrement dans la gestion des avantages sociaux, les fusions et acquisitions et le support d’un Système d’information des ressources humaines (SIRH).
  • Niveau intermédiaire-avancé avec les logiciels Excel, PowerPoint et Adobe.
  • Expérience à travailler avec UltiPro (Ultimate Software) représente un atout ou avoir participé à l’implantation d’un SIRH est préférable.
  • Habileté à travailler de manière indépendante et démontrer de l’initiative dans l’amélioration des façons de faire. 
  • Maître des relations interpersonnelles et facilité à établir des contacts à l’interne comme à l’externe, notamment en ayant d’excellentes habiletés en communication et en résolution de problèmes.
  • Reconnu pour porter une attention aux détails et à respecter les échéanciers.
  • Flexible et grande capacité à s’adapter aux changements.

NOTRE CULTURE

Vous avez la chance de joindre une équipe et une organisation comme nulle autre – une entreprise qui joint soins de la santé, la vente au détail ainsi que la production manufacturière. À chaque jour, nous avons l’opportunité d’enrichir la vie de milliers de personnes en améliorant leur vision. Notre siège social est dédié à livrer un service à toutes nos cliniques à travers le pays.

L'usage du genre masculin inclut le féminin et n'a été utilisé que pour alléger le texte.