Office manager (Sherbrooke) / Office manager (Sherbrooke)

Eidos Sherbrooke Montréal, Québec


Description

PERMANENT – TEMPS PLEIN

 

LOCALISATION : EIDOS SHERBROOKE

 

RELEVE DE : CHEF DU STUDIO

 

RESPONSABILITES :

  • Faire la recherche et l’évaluation des fournisseurs (bureau, photocopieurs, entretien ménager, papeterie, nourriture, appartements, etc.) et établir des études comparatives;
  • Effectuer la préparation des PO et coordonner le processus d’achats avec les fournisseurs (sauf pour l’IT);
  • Effectuer la gestion des livraisons (entrée et sorti des stocks) ainsi que la livraison aux clients à l’intérieur des bureaux;
  • Effectuer la gestion du local de rangement et d’inventaire;
  • Gestion des espaces de travail :
  • Assurer la mise en œuvre des mesures d’urgence en cas d’évacuation;
  • Assurer la remise de la liste des employés à la sécurité de l’édifice;
  • Assurer la gestion et la mise en application des politiques et du fonctionnement de la sécurité (système de caméras, système d’alarme, carte d’accès, clefs, etc.);
  • Assurer le bon fonctionnement et la propreté de nos aires de travail et de pauses;
  • Gestion des services aux employés;
  • Effectuer la planification et l’exécution des déménagements lors de l’arrivée et/ou de mouvement d’employés, en collaboration avec le support technique;
  • Organiser, en collaboration avec les ressources humaines, les voyages et la recherche d’appartements pour les travailleurs étrangers;
  • Effectuer la préparation des envois postaux;
  • Effectuer la gestion 1er niveau des imprimantes (changements toner, etc.);
  • Effectuer la gestion 1er niveaux du système téléphonique;
  • Collaborer à l’entretien adéquat des toilettes et cafétéria;
  • Assurer la livraison et distribution des fruits (1 fois semaine);
  • Toutes autres tâches connexes reliées au poste :
  • Notamment : Participer à la vie de l’entreprise en aidant à l’organisation des tirages, évènements et achats employés.

 

EXPERIENCE ET QUALIFICATIONS :

  • Bilinguisme
  • Dynamique
  • Discretion
  • Sens de l'organisation
  • Technique en administration ou équivalent
  • 1 à 2 ans dans un poste similaire

 

HABILETES TECHNIQUES :

  • Aptitudes en communication et rédaction française et anglaise
  • Connaissance de Word, Excel et Internet

 

QUALITES INTERPERSONNELLES :

  • Aptitudes en communication et rédaction française et anglaise
  • Connaissance de Word, Excel et Internet

 

MOTIVATIONS ET INTERETS :

De l’ambition et de la passion pour les jeux vidéo sont essentiels!

 

 

// ENGLISH VERSION //

 

PERMANENT – FULL TIME

 

LOCATION: EIDOS SHERBOOKE

 

REPORTS TO: Service Desk Manager
 

RESPONSIBILITIES:

  • Research and evaluate suppliers (office, photocopy machines, stationary, food, cleaning services, apartments, etc) and establish comparative reports.
  • Prepare PO’s and coordinate the buying process with suppliers (except for IT);
  • Manage shipping (stock income and outcome) as well as the delivery to clients inside the office.
  • Manage the storage room and inventory;
  • Management of work spaces;
  • Ensure the implementation of security measures in case of evacuation;
  • Ensure the submission of the employee list to the security of the building;
  • Ensure the management and the enforcement of security policies and operation (camera system, alarm system, access card, keys, etc.);
  • Ensure the efficient operation of our work spaces;
  • Management of services to the employees :
  • Plan and execute the moving at the arrival and/or relocation of employees, in collaboration with technical support;
  • Organize, in collaboration with human resources, trips and apartments for foreign employees;
  • Execute the preparation of mailing;
  • Execute the 1st level maintenance of printers (toner changing, etc.);
  • Execute the 1st level maintenance of the phone system;
  • Collaborate to the adequate maintenance of bathrooms and cafeteria;
  • Ensure the delivery and distribution of fruits (once a week);
  • All other tasks related to the position:
  • For example: Participate in the company’s life by helping in the organization of raffles, events, and employee purchases.


EXPERIENCE AND QUALIFICATIONS:

  • Bilingualism
  • Dynamism
  • Discretion
  • Organizational skills
  • Administration degree or equvalent
  • 1-2 years in a similar position

 

TECHNICAL ABILITIES:

  • Communication and writing skills (English and French)
  • Knowledge of Word, Excel and Internet



INTERPERSONAL QUALITIES:

  • Must be confortable in a team oriented towards constant improvment
  • Ability to undersatand and share one's knowledge
  • Maturity to provide and receive constructive criticism is expected

 

MOTIVATION AND INTEREST:

Ambition and passion for videogames are essential!