Stagiaire Assistant Office Manager

Administrative Paris, Paris


Description

Stage à pourvoir asap (janvier 2019)

Vos responsabilités

Vous aurez à cœur de faire vivre une belle expérience « employé » au sein de la holding.

Support administratif

  • Être l’interlocuteur référent du bureau (accueil des invités, courrier..) : secrétariat de base
  • Assurer l’interface avec la Poste et autres livreurs
  • Maintenir une bonne relation avec la copropriété de l’immeuble de la holding et avec la société propriétaire de nos parkings, pour toutes les questions pratiques : distribution du courrier, gestion des clés et des badges…
  • Être responsable des commandes et de la gestion du stock du matériel du bureau
  • Recenser les demandes de téléphonie et informatique du bureau (imprimante incluse) et faire le lien avec le prestataire.
  • Tenir à jour un tableau de bord de répartition du matériel de travail (informatique et téléphonie) par salarié de la holding
  • Organiser ponctuellement es voyages business de la holding 
  • Commander, distribuer et tenir à jour le tableau de bord des tickets restaurants

Création du « best happy place to work » (pour le Siège)

  • Organiser un rangement régulier, libérer les zones de passages, mettre en place des actions clés pour permettre un état de rangement péren
  • Entretien des machines à café et à eau
  • Mettre en place des actions pour améliorer le bien-être de l’équipe notamment commande de matériel de caféteria et réception au bureau
  • Préparer la réception des réunions clés